Alles auf einen Blick:
- Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer besteht aus elf Ziffern und bleibt dauerhaft gültig.
- Jede natürliche Person darf nur eine solche Nummer erhalten, jede Nummer wird nur einmal vergeben.
- Namens- oder Adressänderungen führen nicht zu einer neuen persönlichen Nummer.
- Persönliche Identifikationsnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer erfüllen unterschiedliche Zuordnungsaufgaben.
Steuerliche Identifikationsnummer Definition
Die steuerliche Identifikationsnummer ist das dauerhafte persönliche Identifikationsmerkmal natürlicher Personen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) teilt es nach § 139a Abgabenordnung (AO) zu [1]. Jede natürliche Person darf nach § 139b Absatz 1 AO nur eine Identifikationsnummer erhalten, jede Nummer wird nur einmal vergeben [2]. Die elfstellige Ziffernfolge bleibt insbesondere bei Umzug oder Namensänderung bestehen [3]. Sie bezeichnet weder eine Steuerklasse noch einen Steuerbetrag. Wirtschaftlich Tätige erhalten daneben ein anderes Identifikationsmerkmal. Die persönliche Nummer wird dadurch nicht ersetzt.
Wie wird die steuerliche Identifikationsnummer berücksichtigt?
Zuteilung und gespeicherte Stammdaten
Bei der erstmaligen Zuteilung übermitteln die Meldebehörden die gesetzlich bezeichneten Einwohnerdaten an das BZSt. Dazu gehören grundlegende Angaben wie Name, Geburtsdaten und Anschrift. § 139b Absatz 7 AO regelt insbesondere die Datenübermittlung nach einer im Melderegister gespeicherten Geburt. Für registrierte Personen ohne bisherige Nummer besteht ebenfalls ein Zuordnungsverfahren. Die Daten dienen unter anderem dazu, Mehrfachvergaben zu verhindern und die zuständigen Finanzbehörden festzustellen. Änderungen von Namen oder Anschrift werden im gesetzlichen Meldedatenverfahren weitergegeben. Ein neues Dokument mit geändertem Namen begründet deshalb keine zweite persönliche Steueridentität.
Änderungen, Arbeitgeber und betriebliche Pflichten
Für den Abruf elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) teilt der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber insbesondere Identifikationsnummer, Geburtstag und erstes oder weiteres Dienstverhältnis mit. Der Arbeitgeber ruft die Merkmale authentifiziert beim BZSt ab, § 39e Absatz 4 Einkommensteuergesetz (EStG) [4]. Das gehört zur Lohnsteuer, nicht zur Vergabe einer zusätzlichen Nummer. Beginnt dieselbe Person freiberuflich zu arbeiten, ist die Tätigkeitsanzeige nach § 138 AO davon getrennt [5]. Die Nummer ersetzt diese Mitteilung nicht. Persönliche Zuordnung, Arbeitgeberabruf und Aufnahme einer Tätigkeit sind somit unterschiedliche Vorgänge mit eigenen Voraussetzungen.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Name und Anschrift ändern sich
Eine fiktive natürliche Person zieht 2026 innerhalb Deutschlands um und ändert danach ihren Familiennamen. Ihre persönliche Identifikationsnummer wurde bereits früher zugeteilt. Die neuen Angaben sind ordnungsgemäß im Melderegister erfasst. Sie möchte wissen, welche Kennung in ihrer Steuererklärung weiterzuverwenden ist. Die Fallstudie trennt Datenänderung und Identifikationsmerkmal. Sie unterstellt weder einen Fehler bei der Meldebehörde noch eine neue steuerliche Tätigkeit. Es wird keine konkrete Personennummer erzeugt oder geprüft. Steuerbeträge, Abgabefristen und andere Pflichten bleiben außerhalb des Falls. Maßgeblich ist die bereits bestehende persönliche Zuordnung.
| Prüfschritt | Folge |
|---|---|
| Frühere Zuteilung vorhanden | Keine zweite persönliche Nummer |
| Name und Anschrift geändert | Meldedaten werden aktualisiert |
| Persönliches Identifikationsmerkmal | Bisherige Nummer bleibt bestehen |
Ergebnis: Die geänderten Stammdaten werden der bestehenden Nummer zugeordnet. Der Umzug löst keine neue persönliche Nummer aus.
Beispiel 2: Selbständigkeit und paralleles Arbeitsverhältnis
Eine fiktive Arbeitnehmerin nimmt 2026 daneben eine gewöhnliche freiberufliche Tätigkeit im Inland auf. Sie besitzt bereits ihre persönliche Identifikationsnummer und teilt dem Arbeitgeber die erforderlichen Abrufangaben mit. Eine Ausnahme von der Tätigkeitsanzeige oder eine Härtefallregel wird nicht angenommen. Nach § 138 AO muss sie den Beginn grundsätzlich binnen eines Monats anzeigen und die bezeichneten weiteren Auskünfte elektronisch übermitteln. Die Fallstudie zeigt getrennte Verfahren, nicht die Einordnung einzelner Honorare. Die zusätzliche wirtschaftliche Kennung ist von der persönlichen Nummer zu unterscheiden. Eine konkrete Zuteilung der Wirtschafts-Identifikationsnummer wird nicht unterstellt.
| Prüfschritt | Folge |
|---|---|
| Persönliche Nummer bereits vorhanden | Keine neue persönliche Zuteilung |
| Freiberuflicher Beginn | Gesonderte Anzeige an das Finanzamt |
| Bestehendes Arbeitsverhältnis | ELStAM-Abruf mit persönlichen Angaben |
| Verfahrenszuordnung | Anzeige und Arbeitgeberabruf bleiben getrennt |
Ergebnis: Die Arbeitnehmerin verwendet weiterhin ihr persönliches Merkmal. Tätigkeitsanzeige und ein wirtschaftliches Identifikationsmerkmal ersetzen dieses nicht.
Ausnahmen und Besonderheiten
Verarbeitung durch andere Stellen ist begrenzt
Die Identifikationsnummer ist kein frei nutzbares allgemeines Kundenkennzeichen. Finanzbehörden dürfen sie verarbeiten, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich oder ausdrücklich gesetzlich erlaubt beziehungsweise angeordnet ist. Für gespeicherte personenbezogene Daten gelten außerdem die Zwecke und Grenzen des § 139b AO. Die bloße Kenntnis einer Nummer erlaubt deshalb nicht jeden Zugriff auf die damit verbundenen Stammdaten. Andere Stellen haben eigene gesetzliche Voraussetzungen für ihre Verarbeitung. Persönliche Identifizierung ist nicht gleichbedeutend mit einer allgemeinen Zustimmung zu Datenverknüpfungen. Entscheidend bleiben jeweilige Stelle, Zweck und einschlägige Rechtsgrundlage.
Eine vorhandene Nummer erneut erfahren
Wer seine Nummer nicht findet, kann nach den amtlichen Hinweisen zunächst Einkommensteuerbescheid oder Lohnsteuerbescheinigung heranziehen. Das BZSt kann eine bereits zugeteilte Nummer auf Anfrage erneut mitteilen. Das amtliche Verfahren unterscheidet die betroffene Person von berechtigten Dritten [6]. Aus Datenschutzgründen wird die Nummer nicht per E-Mail oder Telefon mitgeteilt. Eine erneute Mitteilung ist keine zweite Vergabe. Ebenso korrigiert sie nicht automatisch unrichtige Meldedaten. Die Klärung des vorhandenen Merkmals und die Berichtigung seiner Stammdaten sind deshalb verschiedene Anliegen. Ein bestimmter sofortiger Bearbeitungstermin wird hier nicht zugesagt.
Vorteile
- dauerhaftes Merkmal: Die persönliche Zuordnung bleibt bei Namens- und Adresswechseln bestehen.
- einheitliche Angabe: Das Merkmal dient Anträgen, Erklärungen und Mitteilungen gegenüber Finanzbehörden.
- elektronischer Abruf: Gesetzlich verlangte persönliche Angaben ermöglichen die Zuordnung beim ELStAM-Verfahren.
Nachteile
- begrenzte Verarbeitung: Andere Stellen dürfen die Nummer nicht für beliebige Zwecke nutzen.
- personenbezogene Speicherung: Mit dem Merkmal sind gesetzlich bezeichnete Stammdaten verbunden.
- getrennte Verfahren: Eine erneute Mitteilung ersetzt keine erforderliche Stammdatenberichtigung oder Tätigkeitsanzeige.
Fazit
Die steuerliche Identifikationsnummer begleitet die natürliche Person dauerhaft. Umzug, Namenswechsel und eine zusätzliche berufliche Tätigkeit machen daraus keine neue persönliche Kennung. Für die Vorbereitung empfiehlt die Redaktion, zunächst das Anliegen zu bestimmen: Geht es um eine vorhandene Nummer, geänderte Stammdaten oder die Anzeige einer Tätigkeit? Die Fallstudien zeigen, warum diese Verfahren getrennt bleiben. Auch Arbeitgeberabruf und Wirtschafts-Identifikationsnummer erfüllen andere Aufgaben. Die gesetzlichen Grenzen der Datenverarbeitung sind jeweils zu beachten. Die Nummer allein bestimmt weder Einkunftsart noch Steuerbetrag. Maßgeblich sind das konkrete Anliegen und die dafür geltenden Voraussetzungen.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie erhalten berechtigte Dritte eine erneute Mitteilung?
Eine erneute Mitteilung kann nach dem amtlichen Verfahren auch an einen gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreter erfolgen. Dafür muss dieser seine Vertretungsmacht entsprechend nachweisen. Das betrifft beispielsweise sorgeberechtigte Eltern oder einen bevollmächtigten Steuerberater. Die bloße Kenntnis persönlicher Daten ersetzt diesen Nachweis nicht. Eine Anfrage für eine andere Person ist daher nicht mit der eigenen Anfrage gleichzusetzen. Auch die datenschutzbedingte Beschränkung der Mitteilungswege bleibt bestehen. Das Verfahren dient der Bekanntgabe eines vorhandenen Merkmals, nicht einer zweiten Zuteilung. Welche Berechtigung nachzuweisen ist, hängt von der jeweiligen Vertretungssituation ab.
Was gilt, wenn einem Arbeitnehmer noch keine Nummer zugeteilt wurde?
Wurde einem unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer noch keine Identifikationsnummer zugeteilt, greift das besondere Verfahren nach § 39e Absatz 8 EStG. Das Wohnsitzfinanzamt stellt auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für ein Kalenderjahr aus. Ein bevollmächtigter Arbeitgeber kann den Antrag ebenfalls stellen. Die Bescheinigung ersetzt in diesem Fall den elektronischen Abruf, und das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal tritt an die Stelle der Identifikationsnummer. Der Arbeitnehmer muss sie dem Arbeitgeber vorlegen. Das ist kein allgemeines Ersatzverfahren für jede bloß vergessene oder gerade nicht auffindbare Nummer. Entscheidend ist die fehlende Zuteilung.
Was muss ich bei mehreren Arbeitgebern beachten?
Bei mehreren gleichzeitigen Arbeitgebern bleibt es bei derselben persönlichen Identifikationsnummer. Für jedes Dienstverhältnis sind jedoch die erforderlichen Angaben zum Abruf zu machen. Dazu gehören nach § 39e Absatz 4 EStG Geburtstag, erstes oder weiteres Dienstverhältnis und gegebenenfalls der abzurufende besondere Freibetrag. Die Nummer selbst ist weder Steuerklasse noch vollständiger Lohnabrechnungsdatensatz. Der authentifizierte Arbeitgeberabruf ordnet die maßgeblichen Merkmale zu. Für die Abrechnung von Arbeitslohn sind deshalb weitere gesetzliche Angaben erforderlich. Ein zweiter Arbeitgeber führt nicht zur Zuteilung einer zweiten persönlichen Steueridentifikationsnummer an den Arbeitnehmer.
Wann kann eine andere Stelle meine Nummer ohne Einwilligung nutzen?
Andere öffentliche und nichtöffentliche Stellen dürfen die Nummer ohne Einwilligung insbesondere bei erforderlichen Übermittlungen an Finanzbehörden oder ausdrücklicher gesetzlicher Erlaubnis verarbeiten. § 139b Absatz 2 AO begrenzt außerdem das Ordnen von Dateisystemen nach der Nummer auf erforderliche regelmäßige Datenübermittlungen. Die Wiederverwendung rechtmäßig erhobener Nummern für Mitteilungspflichten muss denselben Steuerpflichtigen betreffen und die Verarbeitungsgrundlage erfüllen. Für die bezeichnete Verwendung innerhalb eines Unternehmensverbunds gelten weitere Voraussetzungen. Ein rechtmäßiger Erhebungsvorgang erlaubt somit nicht automatisch jede spätere Nutzung. Person, Zweck, Stelle und besondere gesetzliche Bedingungen müssen weiterhin zusammenpassen.
Was geschieht bei Anhaltspunkten für falsche Meldedaten?
Liegen dem BZSt konkrete Anhaltspunkte für unrichtige von Meldebehörden übermittelte Daten vor, unterrichtet es diese nach § 139b Absatz 9 AO. Das ist ein geregelter Austausch zwischen Behörden. Davon zu unterscheiden sind private Unterlagen mit abweichender Schreibweise. Eine erneute Nummernmitteilung berichtigt solche Unterlagen nicht automatisch. Ebenso bedeutet eine Namens- oder Adressänderung keine neue Identität im steuerlichen Nummernsystem. Für die Zuordnung sind die jeweiligen Stammdaten und zuständigen Stellen maßgeblich. Das Verfahren zur Übermittlung einer Änderung beantwortet eine andere Frage als die Wiederbeschaffung eines verlorenen Mitteilungsschreibens.
Quellen
- [1] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 139a AO – Einzelnorm . Zugegriffen 15. Oktober 2026.
- [2] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 139b AO – Einzelnorm . Zugegriffen 15. Oktober 2026.
- [3] Bundeszentralamt für Steuern, Identifikationsnummer: Dauerhaftigkeit, Aufbau und erneute Mitteilung. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
- [4] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 39e EStG: elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
- [5] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 138 AO – Einzelnorm . Zugegriffen 15. Oktober 2026.
- [6] Bundeszentralamt für Steuern / BOP, Erneute Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer: betroffene Person und berechtigte Dritte. Zugegriffen 15. Oktober 2026.