Was ist das Lohnkonto?

Alles auf einen Blick:

• Arbeitgeber führen für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto.
• Erfasst werden Abzugsmerkmale, Arbeitslohn und Lohnsteuer sowie vorgeschriebene Sonderangaben.
• Die letzte eingetragene Lohnzahlung bestimmt die Aufbewahrung bis zum Ende des sechsten folgenden Kalenderjahres.
• U und S kennzeichnen gesetzlich bestimmte Unterbrechungen beziehungsweise besondere Berechnungen sonstiger Bezüge.
• Für Daten des Jahres 2026 gilt bei der digitalen Bereitstellung noch die bisherige Fassung.

Lohnkonto Definition

Das Lohnkonto ist die vom Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr geführte Aufzeichnung der lohnsteuerlich erforderlichen Angaben nach § 41 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ^[1]. Es enthält insbesondere die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, den gezahlten Arbeitslohn und die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer. Die Abzugsmerkmale sind amtliche Vorgaben für den Steuerabzug, etwa die Steuerklasse. Das Konto erfasst die Zahlungen und weitere vorgeschriebene Angaben eines Jahres. Es ist kein Bankkonto. Die einzelne Entgeltabrechnung ist von dieser jahresbezogenen Arbeitgeberaufzeichnung und der späteren Jahresbescheinigung zu unterscheiden.

Wie wird das Lohnkonto berücksichtigt?

Angaben laufend erfassen

§ 4 Absatz 1 und 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) regelt die Einzelangaben ^[2]. Bei jeder Abrechnung gehören dazu Zahlungstag, Lohnzahlungszeitraum, Barlohn, Sachbezüge und einbehaltene Lohnsteuer. Sachbezüge sind Vorteile in anderer Form als Geld, etwa Waren. Sie sind einzeln zu bezeichnen und mit den vorgeschriebenen Bewertungsangaben zu erfassen. Eine Liste überwiesener Nettobeträge enthält diese Angaben nicht vollständig. Für den Lohnsteuerabzug sind außerdem die besonderen Regeln für steuerfreie und pauschal besteuerte Bezüge zu beachten. Diese Beträge werden nicht unterschiedslos in einer einzigen Nettolohnsumme aufgezeichnet.

Jahresabschluss und Bescheinigung

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Kalenderjahresende schließt der Arbeitgeber das Lohnkonto ab. Auf seinen Aufzeichnungen beruht die Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b Absatz 1 EStG ^[3]. Zu übermitteln sind unter anderem die Dauer des Dienstverhältnisses, Arbeitslohn und einbehaltene Steuern. Hinzu kommen die Anzahl der vorgeschriebenen U-Vermerke und ein gegebenenfalls eingetragener Großbuchstabe S. Der Arbeitnehmer erhält die elektronische Bescheinigung binnen angemessener Frist als Ausdruck oder elektronisch. Jahresbescheinigung und laufende Einträge erfüllen damit unterschiedliche gesetzliche Aufgaben. Eine Jahressumme ersetzt nicht die vorgeschriebenen Angaben bei jeder Lohnabrechnung.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Monatslohn und Weihnachtsgeld zusammenführen

Eine Arbeitnehmerin erhält im hypothetischen Jahr 2026 zwölf Monatsgehälter von jeweils 3.000 Euro brutto und zusätzlich 2.000 Euro Weihnachtsgeld. Sämtliche Beträge sind in diesem Beispiel steuerpflichtiger Barlohn. Sachbezüge, steuerfreie Erstattungen und pauschal besteuerte Leistungen liegen nicht vor. Die Einzelabrechnungen wurden bereits ordnungsgemäß erstellt. Gesucht wird ausschließlich die Jahressumme des aufzuzeichnenden Bruttoarbeitslohns. Die Rechnung ermittelt weder die Lohnsteuer noch den ausgezahlten Nettolohn. Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden daher nicht berechnet. Das Weihnachtsgeld muss trotz des separaten Zahlungsanlasses in den Abgleich des Jahres einbezogen werden.

Berechnung: 12 × 3.000 Euro + 2.000 Euro = 38.000 Euro.

Ergebnis: Der Jahresabgleich ergibt 38.000 Euro Bruttoarbeitslohn. Die einbehaltene Lohnsteuer bleibt eine getrennte Aufzeichnungsgröße.

Beispiel 2: Aufbewahrungsende aus der letzten Zahlung ableiten

Die letzte Lohnzahlung eines hypothetischen Lohnkontos erfolgt am 18. Dezember 2026 und ist dort eingetragen. Weitere Zahlungen für dieses Konto fehlen. Nach § 41 Absatz 1 Satz 9 EStG endet die Aufbewahrung mit dem sechsten Kalenderjahr nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung. Auf das Zahlungsjahr 2026 folgen die Jahre 2027 bis 2032. Entscheidend ist nicht der Tag, an dem ein Mitarbeiter den Datensatz eingibt. Auch werden keine sechs Jahre ab dem Zahlungstag gezählt. Die Rechnung betrifft nur diese besondere Aufbewahrungspflicht, nicht etwaige weitere Pflichten für andere Unterlagen.

Berechnung: 2026 + 6 folgende Kalenderjahre = 2032. Fristende: 31. Dezember 2032.

Ergebnis: Das Lohnkonto ist nach dieser Regel bis zum Ablauf des 31. Dezember 2032 aufzubewahren.

Ausnahmen und Besonderheiten

Digitale Bereitstellung: 2026 und 2027 unterscheiden

§ 8 Absatz 3 LStDV ordnet die digitalen Anforderungen dem Datenzeitraum zu ^[4]. Für die von 2018 bis Ende 2026 aufzuzeichnenden Daten gilt § 4 Absatz 2a in der Fassung vom 31. Dezember 2024. Bereits diese verlangt eine digitale Schnittstelle. Auf Antrag kann eine andere auswertbare Form zur Vermeidung unbilliger Härten zugelassen werden ^[5]. Die Fassung vom 30. Dezember 2025 gilt erst für Daten ab 2027. Sie erfasst zusätzlich verwendete Vor- und Nebensystemdaten und verlangt für dieselbe Betriebsstätte zusammengefasste Datenbestände je Haupt-, Vor- und Nebensystem.

Erleichterungen bedürfen ihrer Voraussetzungen

Das Betriebsstättenfinanzamt kann bei maschineller Lohnabrechnung Ausnahmen von Einzelaufzeichnungen zulassen, wenn eine Nachprüfung anderweitig gesichert ist, § 4 Absatz 3 LStDV. Für die dort bezeichneten Sachbezüge soll es die Aufzeichnungserleichterung zulassen, wenn betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen die Einhaltung der gesetzlichen Betragsgrenzen gewährleisten. Die Vorschrift unterscheidet damit zwei Zulassungsregeln und deren Voraussetzungen. Die Verwendung einer Software allein genügt nicht. Auch eine geringe Beschäftigtenzahl ist hier kein allgemeiner Befreiungsgrund. Die Erleichterung betrifft bestimmte Aufzeichnungen, nicht unterschiedslos sämtliche Pflichten zur Führung und Aufbewahrung eines Lohnkontos.

Vorteile

• personenbezogene Aufzeichnung: Für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr sind die vorgeschriebenen Daten zu führen.
• jährlicher Abschluss: Die Lohnkontoaufzeichnungen bilden nach dem Abschluss die Grundlage der Lohnsteuerbescheinigung.
• gesetzliche Aufbewahrung: Die letzte eingetragene Lohnzahlung bestimmt die sechs folgenden Kalenderjahre der besonderen Aufbewahrung.

Nachteile

• laufender Aufwand: Einzelne Zahlungen, Sachbezüge und erforderliche Sonderangaben müssen über das Kalenderjahr hinweg erfasst werden.
• technischer Bedarf: Digitale Daten müssen im vorgesehenen Format bereitgestellt werden, soweit keine Härtefallzulassung greift.
• begrenzte Vereinfachung: Aufzeichnungserleichterungen haben eigene Voraussetzungen und ersetzen nicht generell die vorgeschriebenen Unterlagen.

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Fazit

Das Lohnkonto erfasst die vorgeschriebenen Angaben der laufenden Abrechnung. Sein Abschluss und die Lohnsteuerbescheinigung sind anschließende, eigenständige Schritte. Die erste Beispielrechnung bildet nur den Bruttoarbeitslohn, nicht die Lohnsteuer oder den Nettolohn. Die zweite bestimmt das besondere Aufbewahrungsende aus dem Jahr der letzten eingetragenen Zahlung. Kennzeichnungen und Aufzeichnungserleichterungen richten sich nach ihren jeweiligen Voraussetzungen. Bei der digitalen Bereitstellung ist zusätzlich der Datenzeitraum maßgeblich. Für 2026 bleibt die ältere Fassung anwendbar, während die erweiterten Systemdatenanforderungen erst Daten ab 2027 betreffen. Eine einzelne Jahressumme deckt diese unterschiedlichen Pflichten nicht ab.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann ist der Großbuchstabe U einzutragen?

Der Großbuchstabe U kennzeichnet während eines fortbestehenden Dienstverhältnisses den im Wesentlichen weggefallenen Arbeitslohnanspruch für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage gemäß § 41 Abs. 1 Satz 5 EStG. Die Fälle der im vorhergehenden Satz aufgeführten Leistungen sind davon ausgenommen, beispielsweise Kurzarbeitergeld oder der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Es zählen Arbeitstage, nicht schlicht alle Kalendertage zwischen zwei Zahlungen. Eine kürzere Unterbrechung löst diese Kennzeichnung daher nicht allein aus. Für die Bescheinigung wird die Zahl der U-Vermerke benötigt. Lohnabrechnung und Bescheinigung müssen deshalb dieselben maßgeblichen Unterbrechungen berücksichtigen.

Was bedeutet der Großbuchstabe S im Lohnkonto?

Der Großbuchstabe S ist einzutragen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer für einen sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet und dabei Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen desselben Kalenderjahres außer Betracht lässt gemäß § 41 Abs. 1 Satz 6 EStG. Ein sonstiger Bezug ist etwa eine einmalige, nicht fortlaufend gezahlte Gratifikation ^[6]. Die Kennzeichnung betrifft damit die verwendete Berechnungsgrundlage, nicht jede Sonderzahlung und nicht automatisch jeden Arbeitgeberwechsel. Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, welche Vorbeschäftigungen und Lohnbeträge tatsächlich berücksichtigt wurden. Der S-Vermerk wird anschließend auch in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen.

Welche steuerfreien Leistungen müssen aufgezeichnet werden?

Steuerfreie Leistungen sind grundsätzlich aufzuzeichnen, soweit keine ausdrückliche Ausnahme greift. § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV nimmt bestimmte Vorteile aus, darunter die dort bezeichneten Leistungen zur privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte und die dort genannten Trinkgelder ^[7]. Weitere steuerfreie Bezüge können mit Zulassung des Betriebsstättenfinanzamts entfallen, wenn sie von geringer Bedeutung sind oder die Nachprüfung anderweitig gesichert ist. Die Steuerfreiheit allein ist deshalb kein ausreichender Grund, einen Betrag wegzulassen. Für jede Leistung müssen die konkrete Befreiung und die anwendbare Aufzeichnungsvorschrift getrennt geprüft werden.

Wie werden pauschal besteuerte Bezüge dokumentiert?

Pauschal besteuerte Bezüge und die darauf entfallende Lohnsteuer sind nach § 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV gesondert aufzuzeichnen. Lassen sich einzelne Arbeitnehmerbeträge in den dort genannten Fällen nicht ohne Weiteres ermitteln, ist ein Sammelkonto vorgesehen. Für die Fälle des § 40a EStG genügt die dort beschriebene vereinfachte personenbezogene Aufzeichnung. Ein Sammelkonto ist damit keine frei wählbare Alternative für jede Zahlung. Zudem gelten die Bescheinigungsregeln nach § 41b Abs. 1 bis 5 EStG nicht, soweit Arbeitslohn nach §§ 40 bis 40b pauschal besteuert wurde.

Wie unterscheiden sich Bescheinigungskorrektur und Änderung des Steuerabzugs?

Die Änderung des Steuerabzugs ist nach Jahresende oder Beschäftigungsende grundsätzlich nur bis zur Bescheinigungsübermittlung oder Ausschreibung zulässig, § 41c Absatz 3 EStG ^[8]. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) unterscheidet hiervon im Schreiben vom 5. September 2024 Datensatzkorrekturen ^[9]. Die Regel setzt voraus, dass der Fehler bis Ende des siebten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres erkannt wird. Bis Ende Februar des Folgejahres werden Korrekturen auch ohne gesetzlichen Änderungsgrund nicht beanstandet. Danach kommt nur die Berichtigung ursprünglich falsch übermittelter Daten infrage, ohne Widerspruch zur maßgebenden bestandskräftigen Lohnsteuer-Anmeldung.

Quellen

• [1] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 41 EStG: Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrung beim Lohnsteuerabzug. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [2] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 4 LStDV: Einzelangaben, besondere Aufzeichnungen und Erleichterungen. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [3] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 41b EStG: Abschluss des Lohnkontos und Bescheinigung. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [4] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 8 Abs. 3 LStDV: Anwendungszeitraum der digitalen Bereitstellung. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [5] Bundesministerium der Finanzen, LStH 2025, § 4 Abs. 2a LStDV: frühere Fassung, für 2026 durch § 8 Abs. 3 LStDV weiter anwendbar. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [6] Bundesministerium der Finanzen, LStH 2026, R 39b.2 Abs. 2: sonstige Bezüge und einmalige Gratifikationen. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [7] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 3 Nummern 37, 45, 46 und 51 EStG: bezeichnete steuerfreie Vorteile und Trinkgelder. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [8] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 41c EStG: Grenzen der Änderung des Lohnsteuerabzugs. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [9] Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 5. September 2024, BStBl I S. 1255, Abschnitt II: Korrektur von Lohnsteuerbescheinigungen, für Kalenderjahre ab 2025. Zugegriffen 15. Oktober 2026.