Was ist eine Gutschrift?

Alles auf einen Blick:

• Bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift rechnet der Leistungsempfänger über die Leistung des Unternehmers ab.
• Diese Abrechnungsform muss vorher vereinbart sein.
• Das Dokument muss bei dieser Abrechnungsform die Angabe „Gutschrift“ enthalten.
• Eine bloße Preiskorrektur des Lieferanten ist ein anderer Vorgang.
• Ein wirksamer Widerspruch des Gutschriftsempfängers beseitigt die Wirkung als Rechnung.

Gutschrift Definition

Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die der Leistungsempfänger über die Leistung eines Unternehmers ausstellt. § 14 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erlaubt dies nach vorheriger Vereinbarung, wenn der Empfänger die Leistung als Unternehmer für sein Unternehmen oder als juristische Person bezieht ^[1]. Der Kunde erstellt also die Rechnung. Der Gutschriftsempfänger bleibt der Leistende. Eine Bankgutschrift oder Preiskorrektur des Lieferanten erfüllt eine andere Funktion. Für die Einordnung sind deshalb Leistung, Beteiligte und Vereinbarung entscheidend. Die Überschrift allein macht aus einem Dokument noch keine umsatzsteuerliche Gutschrift.

Wie wird die Gutschrift berücksichtigt?

Vereinbarung, Leistung und Pflichtangaben

Prüfen Sie zuerst, ob die Abrechnung durch den Leistungsempfänger vorher vereinbart wurde und welche Leistung tatsächlich ausgeführt worden ist. Grundsätzlich gelten die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören insbesondere Beteiligte, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Steuerangaben. Absatz 4 Nr. 10 verlangt bei dieser Abrechnungsform die Angabe „Gutschrift“. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss dem leistenden Unternehmer zugeordnet sein. Eine intern erzeugte Abrechnung ohne nachvollziehbare Vereinbarung und Leistungsbezug genügt deshalb nicht allein, um das Verfahren rechtlich abzusichern.

Steuer und Vorsteuer getrennt prüfen

Die Abrechnungsform ändert nicht die steuerliche Behandlung der Leistung. Der Leistende muss prüfen, welche Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet ist. Der abrechnende Leistungsempfänger darf Vorsteuer nur unter den Voraussetzungen des § 15 UStG abziehen ^[2]. Dazu gehört insbesondere der Bezug für sein Unternehmen. Ein unzutreffender Steuerausweis schafft keinen entsprechend höheren gesetzlichen Abzugsbetrag. Dokumentieren Sie daher Vereinbarung, Leistung und übermitteltes Dokument gemeinsam. Die nach § 14 Abs. 3 UStG erforderliche Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gilt ebenso für die Abrechnung in Form einer Gutschrift.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Auftraggeber rechnet über Beratungsstunden ab

Ein inländischer Auftraggeber und eine regelbesteuerte Unternehmensberaterin vereinbaren vorab das Gutschriftverfahren. Die Beraterin erbringt 2026 hypothetisch 40 Stunden einer gewöhnlichen, im Inland steuerpflichtigen Beratungsleistung für das Unternehmen des Auftraggebers. Vereinbart sind 50 Euro je Stunde zuzüglich Umsatzsteuer. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent nach § 12 Abs. 1 UStG ^[3]. Der Auftraggeber erstellt und übermittelt eine vollständige Gutschrift, der nicht widersprochen wird. Weitere Kosten, Steuerbefreiungen und Reverse Charge sind ausgeschlossen. Die Tabelle berechnet den abzurechnenden Betrag, keine Einkommensteuer und keine persönliche Gesamtsteuerbelastung der Beraterin.

Berechnung: 40 × 50,00 € = 2.000,00 €. 2.000,00 € × 19 % = 380,00 €. Gesamt: 2.380,00 €.

Ergebnis: Der Auftraggeber rechnet 2.380 Euro ab. Ein Vorsteuerabzug setzt die angenommenen materiellen und formellen Voraussetzungen voraus.

Beispiel 2: Lieferant gewährt einen Preisnachlass

Ein regelbesteuernder Lieferant hat seinem unternehmerischen Kunden 2026 eine steuerpflichtige inländische Büromateriallieferung für 500 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer berechnet. Später gewährt und erstattet er einen verbindlichen Preisnachlass von 50 Euro netto. Dieses Dokument korrigiert die ursprüngliche Lieferantenrechnung. Es ist keine Abrechnung des Kunden über eine Leistung des Lieferanten nach dem Gutschriftverfahren. Durch die tatsächliche Entgeltminderung sind Umsatzsteuer und bereits abgezogene Vorsteuer nach § 17 Abs. 1 UStG zu berichtigen ^[4]. Die Rechnung zeigt nur die Minderung, ohne Zinsen, Versandkosten, weitere Steuerarten oder zusätzliche vertragliche Ansprüche.

Berechnung: 50,00 € × 19 % = 9,50 €. Erstattungsbetrag: 50,00 € + 9,50 € = 59,50 €.

Ergebnis: Die Erstattung beträgt 59,50 Euro. Der Kunde muss unter den genannten Annahmen seine abgezogene Vorsteuer um 9,50 Euro mindern.

Ausnahmen und Besonderheiten

Widerspruch und richtiger Adressat

Widerspricht der Leistende dem übermittelten Gutschriftdokument wirksam, verliert dieses seine Rechnungswirkung nach § 14 Abs. 2 UStG. Der Bundesfinanzhof (BFH) erläutert im Urteil vom 12. Juli 2023, XI R 41/20, Randnummern 38 bis 40, dass diese Wirkung grundsätzlich ab dem wirksamen Widerspruch eintritt und die Erklärung an den richtigen zivilrechtlich zuständigen Vertragspartner gerichtet sein muss ^[5]. Gerade nach Umstrukturierungen darf der bisherige Aussteller nicht ungeprüft als richtiger Adressat behandelt werden. Halten Sie deshalb Inhalt, Empfänger und Zugang der Erklärung fest und klären Sie die erforderliche neue Abrechnung.

Unberechtigter Steuerausweis

Eine Gutschrift über eine nicht ausgeführte Leistung ist kein harmloser Buchungsbeleg. § 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG erfasst unter seinen Voraussetzungen den nicht unverzüglichen Widerspruch gegen ein nach vorheriger Vereinbarung erstelltes Gutschriftdokument mit gesondertem Steuerausweis, obwohl der Gutschriftsempfänger kein Unternehmer ist oder die Leistung nicht ausführt ^[6]. Daraus kann eine Steuerschuld entstehen. Für eine Berichtigung verlangt das Gesetz zusätzliche Voraussetzungen und ein Verfahren beim Finanzamt. Falsche Leistungs- oder Steuerangaben sollten deshalb unverzüglich geklärt werden, statt das Dokument einfach unbearbeitet abzulegen.

Vorteile

• zulässige Eigenabrechnung: Der gesetzlich bezeichnete Leistungsempfänger darf die Rechnung vereinbarungsgemäß selbst ausstellen, statt auf die Ausstellung durch den Leistenden angewiesen zu sein.
• klare Rollen: Eine eindeutige Vereinbarung und vollständige Angaben machen nachvollziehbar, wer leistet und wer die Rechnung erstellt.
• prüfbare Grundlage: Eine ordnungsgemäße Gutschrift kann als Rechnung den Vorsteuerabzug unterstützen, wenn sämtliche weiteren Voraussetzungen vorliegen.

Nachteile

• zusätzliche Abstimmung: Die vorherige Vereinbarung und die zutreffenden Leistungs- und Steuerdaten müssen zwischen den Beteiligten geklärt sein.
• veränderliche Rechnungswirkung: Ein wirksamer Widerspruch kann eine neue Abrechnung und die Prüfung des bisherigen Vorsteuerabzugs erforderlich machen.
• erhebliche Steuerfolgen: Unrichtige oder unberechtigte Steuerangaben können gesetzliche Berichtigungspflichten oder eine zusätzliche Steuerschuld auslösen.

Jetzt unverbindlich anfragen & Steuerberater finden!

Fazit

Bei einer Gutschrift erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung nach vorheriger Vereinbarung. Klären Sie zuerst, wer die Leistung erbracht hat und ob tatsächlich dieses Abrechnungsverfahren gemeint ist. Der Preisnachlass im zweiten Beispiel korrigiert dagegen eine Lieferantenrechnung. Gleichen Sie anschließend Leistungsdaten, Identifikationsnummer des Leistenden und Steuerangaben ab. Bewahren Sie Vereinbarung, Leistungsnachweis und übermitteltes Dokument zusammen auf. Ein Widerspruch verlangt die Prüfung seiner Wirksamkeit und des richtigen Adressaten. Unzutreffende Steuerangaben sind gesondert zu klären, weil die selbst erstellte Rechnung weder Steuerpflicht noch Vorsteuerabzug unabhängig von der tatsächlichen Leistung bestimmt.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer darf das Gutschriftdokument durch einen Dritten erstellen lassen?

Ein Dritter kann nach § 14 Abs. 2 UStG im Namen und für Rechnung des gesetzlich bezeichneten Leistungsempfängers abrechnen. Entscheidend ist daher, für wen er handelt. Ein eingesetzter Abrechnungsdienstleister wird durch die technische Erstellung nicht selbst zum Empfänger der ursprünglichen Leistung. Die vorherige Vereinbarung über das Gutschriftverfahren bleibt erforderlich, ebenso die vollständigen Angaben zum tatsächlichen Leistenden und Leistungsempfänger. Stimmen Sie die Datenlieferung und Übermittlung deshalb eindeutig ab. Ein Auftrag an den Dienstleister ersetzt die steuerliche Prüfung der abgerechneten Leistung und der beteiligten Unternehmen nicht.

Welche Steuerangabe gilt bei einem Kleinunternehmerumsatz?

Bei einem nach § 19 UStG steuerfreien Kleinunternehmerumsatz wird die Steuerfreiheit durch das Gutschriftverfahren nicht aufgehoben ^[7]. Die Abrechnung muss auf die anwendbare Befreiung hinweisen und darf nicht allein wegen ihrer Erstellung durch den Kunden reguläre Umsatzsteuer berechnen. Aus einem steuerfreien Leistungsbetrag entsteht auch kein gesetzlicher Vorsteuerabzug. Klären Sie daher den maßgeblichen Status für die konkrete Leistung vor der Abrechnung. Ein alter Datensatz mit 19 Prozent oder eine frühere steuerpflichtige Leistung desselben Unternehmers reicht nicht aus, um den aktuellen Umsatz ebenso zu behandeln.

Wie darf eine Gutschrift im Jahr 2026 übermittelt werden?

Für die in § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG bezeichneten Umsätze lässt die Übergangsregel eine Übermittlung auf Papier bis zum 31. Dezember 2026 zu ^[8]. Ein elektronisches Format außerhalb des dort bezeichneten strukturierten Formats setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Das betrifft auch eine PDF-Datei. Die Regel ändert weder die vorherige Vereinbarung über das Gutschriftverfahren noch die Pflichtangaben. Unterscheiden Sie deshalb bei der E-Rechnung die Zustimmung zur Abrechnungsform von einer gegebenenfalls erforderlichen Zustimmung zum Übermittlungsformat. Für spätere Umsätze sind die dann geltenden Voraussetzungen gesondert zu prüfen.

Welche Identifikationsnummer muss in der Gutschrift stehen?

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG ist grundsätzlich die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Bei einer Gutschrift erstellt zwar der Leistungsempfänger das Dokument, die abzurechnende Leistung stammt jedoch vom anderen Unternehmer. Seine gesetzlich geforderte Identifikation darf deshalb nicht einfach durch die Nummer des abrechnenden Kunden ersetzt werden. Prüfen Sie die Stammdaten vor der ersten Abrechnung und bei Änderungen der Beteiligten. Zusätzliche Nummern und besondere Angaben können je nach Umsatzart erforderlich sein. Das Gutschriftverfahren beseitigt diese umsatzbezogene Prüfung nicht.

Warum reicht ein Zahlungseingang als Nachweis nicht aus?

Ein Zahlungseingang zeigt zunächst nur eine Geldbewegung. Er belegt für sich genommen weder eine vorherige Gutschriftvereinbarung noch sämtliche Rechnungsangaben oder den konkreten Leistungsinhalt. Für die steuerliche Einordnung sind Zahlung, Leistung und Abrechnungsdokument zusammenzuführen. Als Kontrollmöglichkeit nennt § 14 Abs. 3 UStG innerbetriebliche Verfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Ein Bankkontoauszug ergänzt diese Unterlagen, ersetzt aber nicht automatisch die erforderliche Rechnung. Halten Sie auch Leistungsnachweise und die übermittelte Gutschrift bereit, um einen Betrag dem tatsächlichen Vorgang eindeutig zuordnen zu können.

Quellen

• [1] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 14 UStG: Rechnung und Gutschrift. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [2] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 15 UStG: Vorsteuerabzug. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [3] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 12 Abs. 1 UStG: Regelsteuersatz. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [4] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [5] Bundesfinanzhof, Urteil vom 12. Juli 2023, XI R 41/20: Wirksamer Gutschriftwiderspruch, Randnummern 38–40. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [6] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [7] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [8] BMJV und Bundesamt für Justiz, § 27 Abs. 38 UStG: E-Rechnungsübergang. Zugegriffen 15. Oktober 2026.