Was ist der Kleinunternehmer?

Alles auf einen Blick

• Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Unternehmer mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer.
• Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen: maximal 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr.
• Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen, haben aber auch keinen Vorsteuerabzug.
• Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung) bindet den Unternehmer für mindestens fünf Jahre.
• Überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro, entfällt die Steuerbefreiung sofort ab diesem Umsatz.

Kleinunternehmer Definition

Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG gilt ein im Inland ansässiger Unternehmer, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und dessen Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Umsätze des Kleinunternehmers sind von der Umsatzsteuer befreit.

Wie wird die Kleinunternehmerregelung berücksichtigt?

Die Kleinunternehmerregelung führt dazu, dass die Umsätze des Unternehmers von der Umsatzsteuer befreit sind. Dies bedeutet:

Steuerbefreiung statt Nichterhebung

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG umsatzsteuerfrei. Die frühere Formulierung, wonach die Umsatzsteuer lediglich nicht erhoben wurde, gilt nicht mehr. Diese Änderung erfolgte aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie 2020/285 durch das Jahressteuergesetz 2024.

Berechnung des Gesamtumsatzes

Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG errechnet sich aus der Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Dabei bleiben außer Ansatz:

• Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (beispielsweise Verkauf eines betrieblichen Fahrzeugs)
• Bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze nach § 4 Nr. 8 Buchstabe a bis h, Nr. 9 Buchstabe a und Nr. 10 UStG

Vereinfachte Erklärungspflichten

Kleinunternehmer sind gemäß § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG von den Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG befreit. Dies bedeutet:

• Keine Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Keine Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung, sofern das Finanzamt keine Abgabe anfordert (seit 2024 durch das Wachstumschancengesetz)

Rechnungsstellung

Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen gemäß § 34a UStDV folgende Pflichtangaben machen:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
5. Entgelt mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
6. Bei Gutschriften: Angabe „Gutschrift"

Ein geeigneter Hinweis lautet beispielsweise: „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG".

Wichtig: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer aus, schuldet er diese nach § 14c Abs. 2 UStG.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Freiberuflerin unter den Umsatzgrenzen

Grafikdesignerin Frau Müller hat im Jahr 2024 einen Gesamtumsatz von 23.000 Euro erzielt. Im Jahr 2025 erwartet sie Umsätze von etwa 40.000 Euro.

Ergebnis: Frau Müller kann die Kleinunternehmerregelung in 2025 anwenden, da beide Umsatzgrenzen eingehalten werden. Sie stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.

Beispiel 2: Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr

Handwerker Herr Schmidt hat im Jahr 2024 einen Gesamtumsatz von 20.000 Euro erzielt. Im Jahr 2025 erhält er unerwartet einen großen Auftrag.

Ergebnis: Mit dem Oktober-Auftrag überschreitet Herr Schmidt die 100.000-Euro-Grenze. Der gesamte 25.000-Euro-Auftrag und alle weiteren Umsätze des Jahres 2025 unterliegen der Regelbesteuerung mit 19 % Umsatzsteuer. Die bis September erzielten 85.000 Euro bleiben steuerfrei.

Ergebnis: Herr Schmidt muss für den Oktober-Auftrag 4.750 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Ab dem Überschreiten der Grenze gelten für ihn die allgemeinen umsatzsteuerlichen Vorschriften.

Beispiel 3: Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

IT-Beraterin Frau Weber gründet im Januar 2025 ihr Unternehmen und plant hohe Anfangsinvestitionen. Sie erwartet im ersten Jahr Umsätze von 30.000 Euro.

Berechnung bei Kleinunternehmerregelung:

Berechnung bei Verzicht (Regelbesteuerung):

Ergebnis: Bei der Regelbesteuerung verbleibt eine Liquidität von 15.000 Euro, bei der Kleinunternehmerregelung nur 12.150 Euro. Der Liquiditätsvorteil der Regelbesteuerung beträgt somit 2.850 Euro – genau der Betrag der erstatteten Vorsteuer aus den Investitionen. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung lohnt sich insbesondere bei höheren Investitionen und wenn die Kunden vorsteuerabzugsberechtigt sind (B2B-Geschäft). Bei Privatkunden (B2C-Geschäft) kann die Kleinunternehmerregelung vorteilhafter sein, da keine Umsatzsteuer auf die Preise aufgeschlagen werden muss.

Ausnahmen und Besonderheiten

Innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge

Gemäß § 19 Abs. 6 UStG gilt die Kleinunternehmerregelung nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge. Diese Umsätze unterliegen stets der Regelbesteuerung.

Existenzgründer im ersten Jahr

Im Jahr der Unternehmensgründung existiert kein Vorjahresumsatz. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kommt es in diesem Fall auf die Umsatzgrenze von 25.000 Euro an. Eine Hochrechnung auf einen Jahresgesamtumsatz entfällt seit 2025.

EU-weite Kleinunternehmerregelung ab 2025

Der neue § 19a UStG ermöglicht es inländischen Kleinunternehmern, die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten in Anspruch zu nehmen. Voraussetzung ist die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Der Unternehmer erhält eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) und muss vierteljährlich Umsatzmeldungen abgeben.

Wichtig: Für die EU-weite Anwendung müssen zwei Umsatzgrenzen kumulativ eingehalten werden:

1. Der EU-weite Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten.
2. Die nationale Umsatzgrenze des jeweiligen Tätigkeitsstaates muss ebenfalls eingehalten werden. Diese kann deutlich niedriger als 100.000 Euro sein (z. B. Spanien: 85.000 Euro, Italien: 85.000 Euro).

Übergangsregelung bei erhöhten Umsatzgrenzen

Unternehmer, die bisher der Regelbesteuerung unterlagen, weil ihr Vorjahresumsatz über 22.000 Euro lag (alte Grenze), aber unter 25.000 Euro (neue Grenze 2025), können ab 2025 wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren.

Voraussetzung:

• Der Gesamtumsatz 2024 lag nicht über 25.000 Euro.
• Der voraussichtliche Gesamtumsatz 2025 überschreitet nicht 100.000 Euro.
• Es besteht keine bindende Option zur Regelbesteuerung (5-Jahres-Frist).

Wer lediglich aufgrund der Überschreitung der alten Grenze (22.000 Euro) regelbesteuert war, ohne dies freiwillig beantragt zu haben, ist an keine Frist gebunden und kann zum 01.01.2025 in den Kleinunternehmerstatus wechseln. Ein formloser Widerruf gegenüber dem Finanzamt ist empfehlenswert.

Unberechtigter Steuerausweis

Weist ein Kleinunternehmer auf einer Rechnung Umsatzsteuer aus, obwohl er die Steuerbefreiung in Anspruch nimmt, schuldet er diese Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG. Eine Rechnungsberichtigung ist zur Vermeidung der Steuerschuld erforderlich.

Vorteile

• geringerer Verwaltungsaufwand: Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und grundsätzlich keine Umsatzsteuerjahreserklärung erforderlich.
• wettbewerbsfähige Preise: Gegenüber Privatkunden können niedrigere Bruttopreise angeboten werden, da keine Umsatzsteuer aufgeschlagen wird.
• einfachere Buchführung: Die Umsatzsteuer muss nicht gesondert erfasst, berechnet und abgeführt werden.
• keine Liquiditätsbelastung: Die eingenommenen Beträge müssen nicht teilweise für spätere Umsatzsteuerzahlungen zurückgelegt werden.
• höhere Marge bei Endverbrauchern: Der volle Rechnungsbetrag verbleibt beim Unternehmer.

Nachteile

• fehlender Vorsteuerabzug: Die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
• nachteilig bei hohen Investitionen: Bei größeren Anschaffungen entsteht ein Kostennachteil durch die nicht abziehbare Vorsteuer.
• eingeschränkte Wettbewerbsfähigkeit im B2B-Bereich: Geschäftskunden können keine Vorsteuer aus den Rechnungen des Kleinunternehmers geltend machen.
• sofortiger Statusverlust bei Grenzüberschreitung: Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Steuerbefreiung sofort.
• fünfjährige Bindung bei Verzicht: Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist für mindestens fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bietet Unternehmern mit geringen Umsätzen eine erhebliche bürokratische Entlastung. Seit dem 1. Januar 2025 gelten die neuen Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung sollte sorgfältig abgewogen werden: Während Unternehmer mit überwiegend privaten Endkunden von der Regelung profitieren, kann der Verzicht zugunsten der Regelbesteuerung bei hohen Investitionen oder Geschäftskunden vorteilhafter sein. Zu beachten ist, dass der Verzicht eine fünfjährige Bindungswirkung entfaltet und dass bei Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze die Steuerbefreiung sofort entfällt.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer ab 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben. Zusätzlich darf der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese Grenzen wurden durch das Jahressteuergesetz 2024 von zuvor 22.000 Euro beziehungsweise 50.000 Euro angehoben.

Was passiert bei Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr?

Bei Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Kalenderjahr entfällt die Steuerbefreiung sofort. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung. Alle bis zu diesem Zeitpunkt im Kalenderjahr ausgeführten Umsätze bleiben steuerfrei. Eine Prognoseentscheidung wie nach altem Recht gibt es nicht mehr.

Wie lange bindet der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Abs. 3 UStG bindet den Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre. Nach Ablauf dieser Frist kann der Verzicht mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden.

Welche Angaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?

Eine Rechnung des Kleinunternehmers muss gemäß § 34a UStDV folgende Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift beider Vertragsparteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt in einer Summe sowie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden.

Können Kleinunternehmer die Regelung auch in anderen EU-Ländern nutzen?

Seit dem 1. Januar 2025 ermöglicht § 19a UStG die Nutzung der Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Mitgliedstaaten. Voraussetzung ist die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern und die Erteilung einer Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Zu beachten sind zwei kumulative Umsatzgrenzen: Der EU-weite Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten, und zusätzlich muss die nationale Umsatzgrenze des jeweiligen Tätigkeitsstaates eingehalten werden, die niedriger sein kann.

Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 sind Kleinunternehmer grundsätzlich von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung befreit. Diese Erleichterung wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt. Die Pflicht besteht jedoch weiter, wenn das Finanzamt die Abgabe ausdrücklich anfordert.

Wann lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann sich lohnen, wenn hohe Anfangsinvestitionen geplant sind und der Unternehmer die darauf entfallende Vorsteuer abziehen möchte. Ebenso ist der Verzicht vorteilhaft, wenn überwiegend Geschäftskunden beliefert werden, die selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Bei überwiegend privaten Endkunden ist die Kleinunternehmerregelung in der Regel günstiger.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html (abgerufen am 2. Februar 2026)
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 18. März 2025 – Sonderregelung für Kleinunternehmer, https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-03-18-sonderregelung-kleinunternehmer.html (abgerufen am 2. Februar 2026)
• Bundesministerium der Justiz: § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern, https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html (abgerufen am 2. Februar 2026)
• Bundesministerium der Justiz: § 19a UStG – Besonderes Meldeverfahren für die Anwendung der Steuerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat, https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19a.html (abgerufen am 2. Februar 2026)
• IHK Region Stuttgart: Kleinunternehmerregelung, Umsatzgrenzen, § 19 UStG, https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-national/kleinunternehmerregelung-in-der-umsatzsteuer-1843632 (abgerufen am 2. Februar 2026)