Was ist die E-Rechnung?

Alles auf einen Blick

• Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können gemäß § 14 Abs. 1 UStG
• Versandpflicht ab 01.01.2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 01.01.2028 für alle Unternehmer gemäß § 27 Abs. 38 UStG
• Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile Basic, EN 16931, Extended), nicht jedoch die Profile Minimum und Basic WL
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können
• Aufbewahrungspflicht beträgt acht Jahre gemäß § 14b Abs. 1 UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes

E-Rechnung Definition

Eine E-Rechnung ist gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.

Wie wird die E-Rechnung berücksichtigt?

Gesetzliche Grundlage und Einführung

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde § 14 UStG grundlegend geändert. Die Neuregelung definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht entsprechen, gelten als sonstige Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.

Abgrenzung zur sonstigen Rechnung

Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz werden als sonstige Rechnungen klassifiziert. Für den Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG muss die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.

Stufenweise Einführung gemäß § 27 Abs. 38 UStG

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in drei Phasen:

Ergebnis: Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht uneingeschränkt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Handwerksbetrieb mit Großkunden

Ein Elektroinstallateur aus München erbringt am 15. März 2025 eine Leistung für ein Industrieunternehmen. Die Rechnung enthält folgende Angaben:

Ergebnis: Der Elektroinstallateur darf bis zum 31.12.2026 noch eine Papierrechnung ausstellen. Das Industrieunternehmen muss seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen.

Beispiel 2: Unternehmen mit hohem Umsatz ab 2027

Eine IT-Beratungsgesellschaft hat im Jahr 2026 einen Umsatz von 1.200.000 Euro erzielt. Im Januar 2027 erbringt sie Beratungsleistungen:

Ergebnis: Da der Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt, muss die IT-Beratungsgesellschaft ab dem 01.01.2027 zwingend eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen.

Beispiel 3: Kleinunternehmer

Ein freiberuflicher Grafikdesigner wendet die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an. Er erstellt im Februar 2025 eine Rechnung für einen gewerblichen Kunden:

Ergebnis: Der Kleinunternehmer ist von der E-Rechnungspflicht bei der Ausstellung befreit gemäß § 34a UStDV. Er darf weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Empfängt er jedoch E-Rechnungen von seinen Lieferanten, muss er diese seit dem 01.01.2025 annehmen und aufbewahren können.

Ausnahmen und Besonderheiten

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Folgende Umsätze sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gemäß § 33 UStDV
• Fahrausweise für den öffentlichen Personenverkehr
• Umsätze an Privatpersonen (B2C-Geschäfte)
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, soweit keine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Ausstellungspflicht entfällt gemäß § 34a UStDV)

Diese Ausnahmen gelten dauerhaft, sodass auch nach dem 01.01.2028 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden dürfen.

Dauerrechnungen

Für vor dem 01.01.2027 ausgestellte Dauerrechnungen muss keine zusätzliche E-Rechnung erstellt werden, sofern sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Bei Änderungen ist eine neue Rechnung im E-Rechnungsformat erforderlich.

EDI-Verfahren

Rechnungen, die im EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) gemäß Empfehlung 94/820/EG der Kommission übermittelt werden, dürfen bis zum 31.12.2027 weiterhin verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Zulässige Formate und technische Anforderungen

XRechnung

XRechnung ist der nationale Standard für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und konkretisiert die europäische Norm EN 16931.

Technische Merkmale der XRechnung:

• Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung
• Verwendbar in den Syntaxen UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII
• Enthält 21 nationale Geschäftsregeln zusätzlich zur EU-Norm
• Maximale Dateigröße je nach Übertragungskanal (bis 11 MB beim Web-Upload)

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert.

Ergebnis: Nur die Profile Basic, EN 16931, Extended und XRechnung erfüllen die Anforderungen des § 14 UStG für eine ordnungsgemäße E-Rechnung.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Jede E-Rechnung muss die folgenden Angaben in strukturierter Form enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
8. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
10. Bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift"

Die Pflichtangaben müssen im strukturierten Datenteil der E-Rechnung enthalten sein. Eine Angabe ausschließlich im PDF-Teil oder in einem Anhang genügt nicht.

Aufbewahrung und Archivierung

Aufbewahrungsfrist

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 29.10.2024 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

GoBD-Anforderungen

E-Rechnungen müssen die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen:

• Unveränderbarkeit: Der strukturierte Datenteil muss in seinem Originalformat gespeichert werden
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen dokumentiert werden
• Lesbarkeit: Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben

Das Ausdrucken einer E-Rechnung und die anschließende Löschung des elektronischen Originals ist nicht zulässig.

Vorteile

• automatisierte Verarbeitung: Die strukturierten Daten ermöglichen die maschinelle Erfassung und Verbuchung ohne manuelle Dateneingabe.
• reduzierte Fehlerquote: Durch den Wegfall manueller Übertragungen sinkt das Risiko von Eingabefehlern erheblich.
• verkürzte Durchlaufzeiten: E-Rechnungen erreichen den Empfänger sofort und beschleunigen den Zahlungsprozess.
• geringere Kosten: Einsparungen bei Papier, Porto, Druck und manueller Bearbeitung.
• verbesserte Compliance: Die standardisierten Formate erleichtern die Einhaltung umsatzsteuerlicher Anforderungen.

Nachteile

• initialer Umstellungsaufwand: Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse anpassen, was Investitionen erfordert.
• technische Anforderungen: Die Einhaltung der Formatvorgaben erfordert geeignete Software und technisches Know-how.
• Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut gemacht werden.
• Archivierungsanforderungen: Die revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfordert geeignete Systeme.
• Formatvielfalt: Trotz Standardisierung existieren verschiedene zulässige Formate, was die Verarbeitung erschweren kann.

Fazit

Die E-Rechnung stellt einen grundlegenden Wandel in der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland dar. Mit der schrittweisen Einführung ab dem 01.01.2025 durch das Wachstumschancengesetz müssen alle inländischen Unternehmer zunächst den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten, bevor ab 2027 beziehungsweise 2028 auch die Versandpflicht greift. Die zulässigen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte, fehlerreduzierte Verarbeitung. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können.

Häufige Fragen (FAQ)

Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten und gilt daher als sonstige Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Das hybride Format ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz und erfüllt somit die Anforderungen, sofern ein geeignetes Profil verwendet wird.

Welche Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz. Dies schließt auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG ein. Ein einfaches E-Mail-Postfach zur Entgegennahme der E-Rechnung genügt, sofern die Speicherung im Originalformat gewährleistet ist.

Welche Übergangsfristen gelten für den Versand von E-Rechnungen?

Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmer weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 01.01.2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen gemäß § 27 Abs. 38 UStG.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit gemäß § 34a UStDV, der durch das Jahressteuergesetz 2024 eingeführt wurde. Sie dürfen dauerhaft Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt jedoch auch für Kleinunternehmer seit dem 01.01.2025.

Welche Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung?

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit den Profilen Basic, EN 16931, Extended oder XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die ZUGFeRD-Profile Minimum und Basic WL sind umsatzsteuerlich nicht als ordnungsgemäße Rechnungen anerkannt, da sie nicht alle Pflichtangaben in strukturierter Form enthalten.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre gemäß § 14b Abs. 1 UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 29.10.2024. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Der strukturierte Datenteil muss im Originalformat gespeichert werden; ein bloßer Ausdruck genügt nicht.

Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG in strukturierter Form enthalten, insbesondere vollständige Namen und Anschriften beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und Steuerbetrag.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2025 – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html (abgerufen am 02.02.2026)
• Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html (abgerufen am 02.02.2026)
• Gesetze im Internet: § 27 UStG – Übergangsvorschriften – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html (abgerufen am 02.02.2026)
• Gesetze im Internet: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html (abgerufen am 02.02.2026)
• Gesetze im Internet: § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge – https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html (abgerufen am 02.02.2026)
• E-Rechnung Bund: FAQ zum Thema XRechnung – https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/ (abgerufen am 02.02.2026)
• EUR-Lex: Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32014L0055 (abgerufen am 02.02.2026)