Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist ein Dokument, welches dabei hilft, die Fahrtkosten zu überblicken. Dafür wird vermerkt, in welchem Zeitraum ein Fahrzeug aus welchem Grund welche Strecke zurückgelegt hat. Ein Fahrtenbuch wird von Selbstständigen oder Arbeitnehmern im Besitz eines Dienstwagens geführt, um bei Aufforderung des Finanzamtes die erforderlichen Informationen einzureichen, sodass eine korrekte Abrechnung in der Einkommenssteuererklärung durchgeführt und unter anderem Kilometergeld ausgezahlt werden kann.
Ab wann lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen? Wie lange muss ein Fahrtenbuch geführt werden? Für wen ist es Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen? Welche Methoden gibt es, um ein Fahrtenbuch zu schreiben? Wie sieht der Inhalt eines Fahrtenbuchs aus und welche Anforderungen stellt das Finanzamt an das Fahrtenbuch? Dieses und vieles mehr erfahren Sie auf Steuer-Berater.de!
Welche Fahrtenbuchmethoden gibt es?
Es ist ein großer bürokratischer Aufwand, die beruflichen Fahrten im Kfz-Fahrtenbuch niederzuschreiben; doch es lohnt sich, um Steuern zu sparen! Bevor ein Fahrtenbuch richtig geführt werden kann, sollte entschieden werden, welche Methode beim Schreiben des Fahrtenbuchs am günstigsten ist. Ein Fahrtenbuch kann sowohl handschriftlich als auch elektronisch geführt werden.
Fahrtenbuch handschriftlich führen
Wird ein Fahrtenbuch handschriftlich geführt, können Sie eine Vorlage mithilfe von Excel erstellen und sich dies ausdrucken oder ein Fahrtenbuch mit vorgedruckten und auszufüllenden Tabellen aus dem Schreibwarenhandel nutzen. Im Internet lassen sich außerdem viele Vorlagen für ein Fahrtenbuch zum Ausdrucken unter anderem bei kfz-fahrtenbuch.de und bei rechnungen-muster.de als auch online im Handel bei Büroartikel-Herstellern wie beispielsweise Herlitz, Brunnen oder idena als gebundenes Buch im A6- oder A5-Format.
Bei der handschriftlich geführten Fahrtenbuchmethode ist es hilfreich, Belege beizufügen, wie zum Beispiel eine Quittung aus einer Werkstatt, anhand derer ein Kilometerstand zu erkennen ist. Wichtig hierbei ist es, dass die Daten und Informationen der einzelnen Fahrten zeitnah und lückenlos notiert werden. Lückenlos bedeutet, dass auch privat gefahrene Kilometer ins Fahrtenbuch geschrieben werden müssen. Jedoch müssen hier keine genauen Angaben gemacht werden. Folgende Fragen sollten beim Ausfüllen des Fahrtenbuchs tabellarisch beantwortet werden können, um dies beim Finanzamt gültig machen zu können:
- Wann wurde die Fahrt unternommen?
- Wie lang ist die Strecke der Fahrt und was ist das Ziel der Fahrt?
- Welcher Geschäftspartner oder Kunde wird aufgesucht?
- Welchen Kilometerstand hat das Fahrzeug am Beginn und am Ende der Fahrt?
Elektronisches Fahrtenbuch führen
Das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs erfordert Disziplin und gewissenhafte Selbstorganisation. Nicht für jedermann ist das schriftliche Fahrtenbuch die ideale Lösung, deshalb greifen viele auf ein digitales Fahrtenbuch zurück. Jedoch erkennt das Finanzamt nicht alle elektronischen Fahrtenbücher an.
Im elektronischen Fahrtenbuch dürfen Fahrten innerhalb von sieben Kalendertagen nachträglich ergänzt werden. Diese nachträglichen Ergänzungen müssen im System des automatischen Fahrtenbuchs gekennzeichnet sein und Veränderungen sollten vom System nicht zugelassen werden. Andernfalls wird das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt.
Das elektronische Fahrtenbuch kann nach dem Einbau automatisch arbeiten. Das automatische System zeichnet mithilfe von GPS zu allen Fahrten die für das Finanzamt benötigten Eckdaten auf. Diese Eckdaten beinhalten das Datum und die Uhrzeit, den aktuellen Kilometerstand und die geografischen Koordinaten zu Fahrtbeginn und bei Fahrtziel. Die meisten digitalen Fahrtenbücher zeichnen und speichern eine Fahrt erst auf, wenn mindestens 100 Meter zurückgelegt werden. Bei vielen Geräten kann die Funktion der Mindestentfernung zwischen 100 und 300 Metern eingestellt werden.
Je nach Gerät und der Fahrzeugnutzung kann jede Fahrt als Dienst- oder Privatfahrt eingestellt werden. Wenn das elektronische Fahrtenbuch immer auf Dienstfahrt eingestellt ist, weil das Fahrzeug mehrheitlich für Dienstfahrten genutzt wird, aber eine Privatfahrt unternommen wird, reicht oft nur ein kurzer Knopfdruck aus, um die Privatsphäre vor dem Finanzamt zu schützen.
Wird ein automatisches Fahrtenbuch ausgewählt, ist darauf zu achten, dass der Hersteller mit seiner Software garantieren kann die aktuellsten steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Denn ein offizielles Zertifizierungsverfahren für elektronische Fahrtenbücher gibt es nicht, sodass die Anerkennung der Software eine Einzelfallentscheidung sein kann.
Beispiele für elektronische Fahrtenbücher
TravelControl ist ein elektronisches Fahrtenbuch, das ein satellitengeschütztes System aufweist. Es wird ans Bordnetz angeschlossen und die GPS-Antenne befestigt. Das Gerät besitzt zwei Tasten, die das Gerät bedienen. Die Konfiguration des elektronischen Fahrtenbuchs wird an einem Computer eingestellt und per Chipkarte an das Gerät übertragen.
Preis: Komplettset 990 € / keine monatlichen Kosten
Web: https://travelcontrol.de/
Zum Führen des elektronischen Fahrtenbuchs wird bei Vimcar ein kleiner Stecker benötigt, der in eine Schnittstelle im PKW eingesteckt wird. Was die Bedienung des Fahrtenbuchgeräts so einfach macht, ist die Verbindung des Geräts mit dem Smartphone, wo die Eingaben vorgenommen werden können. Diese Eingaben werden mithilfe der zugehörigen App zum Fahrtenbuch von Vimcar eingetragen. Außerdem entwickelt die App Statistiken über die Verteilung der Privat- und Dienstfahrten, wodurch erkennbar wird, ob eine Fahrtenbuchführung sich auszahlt.
Preis: 15,90 € (zzgl. MwSt.) / Monat
Web: https://vimcar.de/
Pace ist ein kleiner OBD2-Stecker, der ans Fahrzeug angeschlossen wird. Mithilfe der dazu gehörigen PACE-App wird der Stecker mit dem Smartphone per Bluetooth verbunden. Per Smartphone werden die nötigen Angaben für das Finanzamt gemacht. Das digitale Fahrtenbuch kann am Ende des Monats ausgedruckt werden.
Preis: 119 €
Web: https://www.pace.car/de
Wann muss / sollte ein Fahrtenbuch geführt werden?
Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, wenn ein Firmenwagen auch für private Zwecke verwendet wird. Bei Selbstständigen zweifelt das Finanzamt häufig an der betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs. Hierbei hilft es ein Fahrtenbuch zu führen, um zu verdeutlichen, wie intensiv das Fahrzeug für Dienstfahrten genutzt wird.
Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch müssen diejenigen führen, die mit dem Dienstwagen unter anderem zu unterschiedlichen Kunden, Filialen oder Baustellen fahren müssen. Das Fahrtenbuch zu führen, zahlt sich für diejenigen aus, die ihr privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten nutzen. Wenn das Fahrzeug teuer in Anschaffung und Unterhalt ist, das heißt, dass der Fahrzeugbesitzer über einen Kilometer-Kostensatz von über 0,30 € pro Kilometer kommt, sollte der Besitzer des Fahrzeugs ein Fahrtenbuch führen.
Besonders für Fahrer eines Dienstwagens zahlt sich das Führen eines Fahrtenbuchs aus, wenn derjenige als Arbeitnehmer zum Beispiel die Benzinkosten aus eigener Tasche zahlt oder selbst eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet hat. Ansonsten kann auch die 1-Prozent-Regelung angewendet werden.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?
Wenn das Nutzen des Fahrzeugs für private Fahrten mit der Ein-Prozent-Regelung versteuert werden soll, dann muss monatlich für ein Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs die Einkommenssteuer bezahlt werden. Wenn einem Arbeitnehmer ein Dienstwagen zur Verfügung steht, der auch eine private Nutzung erlaubt, kann sowohl eine Fahrtenbuchregelung oder die Ein-Prozent-Regelung angewendet werden.
Nutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen für mehr Dienstfahrten als für private Fahrten, ist es ratsam, ein Fahrtenbuch zu führen, das im Firmenwagen aufbewahrt werden sollte. Ein Fahrtenbuch sollte geführt werden, um vom geldwerten Vorteil des Dienstwagens Gebrauch zu machen. Das heißt, dass eine Versteuerung für den zur Verfügung stehenden Dienstwagen als Arbeitslohn erfolgt. Die Ermittlung der Dienstwagenbesteuerung erfolgt nach der Höhe der Fahrzeugkosten, die auf die private Nutzung des Dienstwagens entfallen.
Bei der Methode des Fahrtenbuchs beziehungsweise der Fahrtenbuchregelung werden die Gesamtkosten, die der Pkw im Jahr verursacht hat, zusammengefasst und durch die insgesamt gefahrenen Kilometer dividiert. Der daraus resultierende Quotient ergibt den Kostensatz pro Kilometer, der auf die privat gefahrenen Kilometer angewendet wird. Das daraus resultierende Ergebnis wird als Anteil privater Nutzung des Dienstwagens gesehen. Zu den Gesamtkosten gehören die Leasingraten, die eventuelle Abschreibung, die KFZ-Versicherung und die -Steuer für den Firmenwagen sowie die Kraftstoffkosten und die Werkstattrechnungen. Beispielweise heißt das für einen PKW, der einen Bruttolistenpreis von 25.000 € aufweist, dass monatlich 250 € zusätzlich an Gehalt versteuert wird. Diese Möglichkeit ist kostenintensiver als ein Fahrtenbuch zu führen.
Welche Vorteile hat das Fahrtenbuch?
Vorteilhaft am Führen eines Fahrtenbuches ist, dass die Versteuerung eines Dienstwagens beim seltenen Gebrauch für private Zwecke sehr gering ausfällt und dies sich für den Steuerzahler lohnt. Mit der Fahrtenbuchmethode kann die Entscheidung für eine der beiden Versteuerungsmethoden offengehalten werden. Wenn am Jahresende bei der Steuererklärung festgestellt wird, dass der Dienstwagen sehr oft für lange Strecken privat genutzt wurde, sodass sich das Fahrtenbuch nicht mehr auszahlt, kann die Ein-Prozent-Regelung nachträglich doch noch angewendet werden.
Wie muss ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt geführt werden?
Damit das Fahrtenbuch auch von Finanzamt anerkannt wird, muss der Inhalt des Fahrtenbuches so geführt werden, dass es ordnungsgemäß den Anforderungen entspricht.
Welche Anforderung stellen Finanzämter an ein Fahrtenbuch?
Ob ein Fahrtenbuch digital oder analog geführt wird, ist jedem selbst überlassen. Jedoch ist hier zu beachten, dass bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch die Seiten gebunden sein müssen und es keine nachträglichen Änderungen enthalten darf, da dies an der Glaubwürdigkeit des Fahrtenbuchs zweifeln lässt. Doch auch bei einem digitalen Fahrtenbuch ist die Anerkennung vom Finanzamt nicht garantiert.
Aber unabhängig davon auf welche Versteuerungsmethode die Entscheidung fällt, werden bestimmte Pflichtangaben vom Finanzamt gestellt. Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an das Führen eines Fahrtenbuchs in einem Urteil vom 1. März 2012 (VI R 33/10) ausführlich formuliert. Zusammenfassend kann zu dem Urteil Folgendes festgehalten werden:
- Bei Nutzung mehrerer Fahrzeuge für Dienstfahrten ist der Unternehmer dazu verpflichtet, für jedes einzelne Fahrzeug ein Fahrtenbuch zu führen.
- Es sollte sich um ein gebundenes Fahrtenbuch handeln.
- Das Austauschen einzelner Seiten im Fahrtenbuch ist nicht gestattet.
- Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend und gesondert (Trennung in dienstliche und private Fahrten) geführt werden.
- Leichte und einwandfreie Prüfung der Angaben und inhaltliche Richtigkeit muss durch Belege beweisbar sein.
- Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz sowie Umwege müssen detailliert notiert werden.
Grundsätzlich gehören zu den Pflichtangaben, die das Finanzamt an ein Fahrtenbuch stellt, das Datum der Fahrt, die Länge der Fahrtstrecke und das Fahrtziel, der Name des Geschäftspartners oder des Kunden sowie der Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende.
Anforderungen, die das Finanzamt an ein digitales Fahrtenbuch stellt, sind:
- Nachträgliche Veränderungen bereits eingetragener Daten sind nicht machbar beziehungsweise müssen als Korrektur markiert werden
- Die Aufzeichnungen müssen auch als PDF-Datei schreibgeschützt sein
- Die digitalen Daten sind manipulationssicher
- Der Hersteller des digitalen Fahrtenbuchs sollte sicherstellen, dass Aufzeichnungen zehn Jahre gespeichert werden
Was muss im Fahrtenbuch stehen?
Für die Personen, deren Anteil an Dienstfahrten höher ist als an Privatfahrten, lohnt es sich öfter, die Fahrtenbuchregelung anzuwenden als die 1-Prozent-Regelung. Doch wie sieht der Inhalt eines Fahrtenbuchs bei Anwendung der Fahrtenbuchregelung aus? Zu den Pflichtangaben eines Fahrtenbuchs gehören folgende Daten, die Informationen zu den Dienstfahrten und Privatfahrten geben sollen:
- Das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs
- Kilometerstand am Jahresanfang (1. Januar 0 Uhr) und am Jahresende (31. Dezember 24 Uhr)
- Einteilung der Fahrt in: Betriebliche oder private Fahrt, Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung
- Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten
Die Anforderungen, die das Finanzamt an Dienstfahrten stellt sind:
- Datum der Fahrt
- Streckenlänge: Kilometerstand zu Beginn und bei Ziel
- Fahrtziel oder Grund beziehungsweise Zweck der Reise
- Reiseroute
- Name des Geschäftspartners, des Kunden der des Unternehmens
Die Anforderungen, die das Finanzamt an Privatfahrten im Fahrtenbuch stellt, beinhaltet nur das Datum, die Streckenlänge und der Vermerk, dass es sich um eine Privatfahrt handelt. Das Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn es lückenlos ausgefüllt worden ist und keine nachträglichen Änderungen vorgenommen wurden.
Welche Belege gehören zum Fahrtenbuch dazu?
Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch des Arbeitnehmers überprüft, nimmt es stichprobenartig Eintragungen und vergleicht diese mit Belegen oder anderen ähnlichen Unterlagen aus der Buchführung. Belege unterstützen die Fahrtenbuchführung, indem sie ein Datum, einen Ort und eine genaue Uhrzeit eines Vorgangs beinhalten. Folgende Belege können zum Fahrtenbuch hinzugefügt werden, die die Dienstfahrten belegen:
- Bankauszüge
- Terminkalender
- Tank- und Parkquittungen
- Werksattrechnungen
- Hotelübernachtungen
- Mahlzeiten während einer Geschäftsreise
- betriebliche Einkäufe
- Reisekostenabrechnungen gegenüber Auftraggebern
- TÜV-Belege
- Bewirtungskosten
Zusätzliche Unterlagen können zu Privatfahrten hinzugefügt werden:
- Unterlagen zu Hobbies
- Urlaubsreisen
- Wochenendausflüge
Kann man ein Fahrtenbuch nachträglich führen?
Ein Fahrtenbuch sollte möglichst immer zeitnah geführt werden. Doch leider gibt es Tage, die so stressig sind, dass das Niederschreiben der Eckdaten unvollständig ist oder gar vergessen wird. Deshalb sollte bei nächster Gelegenheit das Fahrtenbuch schnellstmöglich nachträglich geschrieben werden. Wurde ein Fahrtenbuch mehrere Monate am Stück nicht geführt, ist das Nachtragen des Fahrtenbuchs so ein großer Aufwand, dass der finanzielle Nutzen oft zu gering ist.
Ein Fahrtenbuch sollte grundsätzlich nicht rückwirkend erstellt werden, da der Aufwand viel zu groß ist und für das Finanzamt nicht authentisch wirkt. In so einem Fall lohnt es sich, mit einem Steuerberater zu besprechen, ob sich die Anwendung der 1-Prozent-Regelung auszahlt. Wurde bereits mindestens einmal ein Fahrtenbuch beim Finanzamt abgegeben, kann der Steuerberater abschätzen, wie hoch der finanzielle Verlust wäre. Je nachdem kann entschieden werden, ob sich das nachträgliche Schreiben des Fahrtenbuchs lohnt.
Wie kann man verhindern, dass das Fahrtenbuch abgelehnt wird?
Nun kann es passieren, dass ein Fahrtenbuch geführt wurde, aber das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnt. Typische Fehler, die beim Schreiben eines Fahrtenbuchs gemacht werden und ausdrücklich zu vermeiden sind, sind:
- nachträgliches beziehungsweise nicht zeitnahes Ausfüllen eines handschriftlichen Fahrtenbuchs
- durchgestrichenes/korrigiertes/lückenhaftes Fahrtenbuch wirkt nicht authentisch
- herausgerissene Seiten aus dem Fahrtenbuch
- die Verwendung einer Stiftfarbe
- Tankfahrten sowohl mit Datum angeben als auch mit Datum der Abbuchung belegen
- keine Angabe über die Gründe für Umwege
- Fehlerhafte Eintragung an einem weiteren Tag
- Fehlen von Tankfahrten
- widersprüchliche Angaben
- Besuch in der Werkstatt ohne Angabe
Was passiert, wenn das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird?
Wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, wird die 1-Prozent-Regelung angewendet. Dies bedeutet, dass oft Nachzahlungen erfolgen. Es wird daher empfohlen, einen Notgroschen für den Fall der Fahrtenbuch-Ablehnung beiseite zu legen oder ein Steuerberater informiert im Vorfeld darüber, welcher Inhalt im Fahrtenbuch stehen soll, um eine Anerkennung vom Finanzamt gewähren zu können. Eine Strafe ist für das Führen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs nicht zu zahlen. Dies gilt jedoch nur für Fahrtenbücher, die in Verbindung mit einem Firmenwagen zu führen sind.
