Stets zur Überprüfung bereit – Archivierung von Steuerunterlagen
Dank der Archivierungspflicht nehmen Unterlagen für die Steuererklärung Jahr für Jahr sehr viel Platz ein. Da Raumkosten auch zu Ausgaben führen, ist es für Steuerpflichtige wichtig zu wissen, wann alte Unterlagen vernichtet werden können.
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen – Geltungsbereich
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen werden im Steuerrecht und im Handelsrecht festgelegt. Die Abgabenordnung (AO) gibt die Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht vor, während das Handelsgesetzbuch (HGB) diese für das Handelsrecht bestimmt. Die Abgabenordnung befasst sich mit der steuerrechtlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen im § 147. Der § 140 der AO legt dar, dass auch andere Gesetze, wie zum Beispiel das Umsatzsteuergesetz oder das Handelsgesetzbuch für die Archivierung von Unterlagen Geltung haben. Laut der gesetzlichen Vorgaben hat jeder Gewerbetreibende die Pflicht, seine geschäftlichen Unterlagen für genau festgelegte Zeitspannen aufzubewahren. Hierfür gelten Fristen von entweder sechs oder zehn Jahren. Grundsätzlich gilt, dass Jeder, der gemäß dem Steuerrecht oder dem Handelsrecht zu Aufzeichnungen und zum Führen von Büchern verpflichtet ist, auch eine Pflicht hat, diese aufzubewahren. Außerhalb von Steuer- oder Handelsrecht gibt es weitere Aufbewahrungspflichten im Bereich von Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.
Alles was ins Archiv gehört
Der § 147 der Abgabenordnung listet sämtliche Unterlagen auf, die unter die Aufbewahrungspflicht fallen. Dabei müssen generell sämtliche Bücher und Dokumente aufbewahrt werden, die für die steuerliche Bewertung direkt oder indirekt Bedeutung haben. Laut der Abgabenordnung sind neben weiteren folgende Unterlagen aufzubewahren:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
- Eröffnungsbilanz
- eingehende Geschäfts- und Handelsbriefe
- ausgehende Geschäfts- und Handelsbriefe
- Buchungsbelege
- Zollunterlagen
- sonstige steuerlich relevante Unterlagen
- Anweisung zum Verständnis der Unterlagen
Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute darüber hinaus zur Archivierung weiterer Unterlagen wie zum Beispiel:
- Handelsbücher
- Inventarlisten
- Lageberichte
Unter die Begriffe Bücher, Handelsbücher und Aufzeichnungen fallen neben dem Grundbuch auch Haupt- und Nebenbücher, beziehungsweise Buchführungskonten. Die Inventare erfassen neben sämtlichen Vermögensgegenständen auch Schulden. Als Geschäfts- und Handelsbriefe gelten sämtliche Korrespondenzen, die die Geschäfte betreffen. Dazu gehören auch E-Mails und Faxe. Unterlagen, wie Angebote, Flyer oder Prospekte, die zwar erstellt und eingesetzt wurden, aber nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt haben, sind unerheblich. Zu den Buchungsbelegen gehören alle Dokumente, die Geschäftsaktivitäten wiedergeben. Sie werden als Nachweis für Geschäftsvorgänge zu Buchungen herangezogen. Zu den sonstigen Unterlagen zählen Personalunterlagen, Kalkulationsdokumente, aber auch Ausfuhrbelege, Registrierkassenstreifen oder Kassenzettel. Rechnungen unterliegen speziellen Regelungen, die das UStG im § 14b beschreibt. Demnach müssen Unternehmer eine Kopie der durch sie ausgestellten sowie das Original von erhaltenen Rechnungen archivieren. Auch wenn die Steuerschuld beim Empfänger der Rechnung liegt, muss diese aufbewahrt werden.
Die Fristen für die Aufbewahrung
Grundsätzlich gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen über zehn und sechs Jahre für unterschiedliche Dokumente. Die Festlegung der Fristen finden Sie im § 147 AO und § 14b UStG. Eine Frist von zehn Jahren gilt neben anderen für die nachfolgenden Dokumente:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschluss
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Eröffnungsbilanz
- Inventare
- Kassenbücher
- Fahrtenbücher
- Kontoauszüge
- Lageberichte
- Rechnungen (ein- und ausgehende)
- Buchungsbelege
- Zollunterlagen
- Anweisung zum Verständnis der Unterlagen
Zu den Dokumenten, für die eine Archivierungspflicht von sechs Jahren gilt, zählen neben weiteren:
- empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe
- Kopien von versendeten Geschäfts- und Handelsbriefen
- Bestellungen
- Einfuhrunterlagen
- Exportunterlagen
- Belege für Fahrtkostenerstattung
- Dokumente betreffend Gebäude- und Grundstück
- Gehaltskonten
- Handelsregisterauszug
- Kassenzettel
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
Stolperstein Fristende
Der Beginn der Aufbewahrungsfrist ist nicht etwa das Datum oder das Wirtschaftsjahr der Erstellung eines Dokuments. Vielmehr beginnt die Frist mit dem Ende desjenigen Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss, das Inventar oder der Lagebericht erstellt wurden. Da Sie den Jahresabschluss eines Wirtschaftsjahres erst im Folgejahr erstellen, beginnt die Frist der dazu gehörenden Unterlagen somit am 31.12. des Folgejahres. Daher sollten Sie zur jeweiligen Aufbewahrungsfrist von Unterlagen aus einem bestimmten Wirtschaftsjahr grundsätzlich ein weiteres Jahr hinzurechnen, bevor Sie die dazu gehörenden Unterlagen entsorgen.
Aufbewahrungspflicht – keine Privatsache
Auch Privatleute haben unter Umständen eine Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. Nach § 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes gilt für Privatleute eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren für Rechnungen, Belege oder Unterlagen, die sie für Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Leistungen an einem Grundstück können zum Beispiel durch Architekten, eine Baufirma, durch Renovierungsarbeiten oder Gartenbau, aber auch durch den Bau eines Gerüstes bis hin zur Bauüberwachung erbracht worden sein. Jeder Unternehmer, der auf einem Privatgrundstück eine Leistung erbringt, muss laut UStG auf seiner Rechnung seinen Kunden auf die zweijährige Archivierungspflicht hinweisen. Doch auch ein fehlender Hinweis auf der Rechnung entbindet Privatleute nicht von ihrer Pflicht zur Aufbewahrung.
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen, und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.
