Arbeitszimmer steuerlich absetzen: Wann erkennt das Finanzamt die Kosten an?

Arbeitszimmer und Steuer ist ein emotionsgeladenes Duo und sorgt für ein hohes Konfliktpotenzial zwischen dem Fiskus und dem Steuerpflichtigen. Um die Kosten für das betrieblich genutzte Home-Office in der privaten Wohnung steuerlich geltend zu machen, müssen Sie zuerst klären, ob es sich per Definition tatsächlich um ein häusliches Arbeitszimmer oder um eine Betriebsstätte handelt.

Alles auf einen Blick

• Handelt es sich per Definition um ein häusliches Arbeitszimmer, können Freiberufler und Selbstständige die Arbeitszimmerkosten so gut wie immer absetzen, da sonst kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
• Auch Studenten können unter Umständen Ihr Arbeitszimmer von der Steuer abschreiben.
• Bei Arbeitnehmern dürfen nur wenige Berufsgruppen einen Arbeitsplatz zu Hause steuerlich geltend machen. Dazu gehören unter anderem Lehrer, die zwar einen Großteil ihrer Arbeitszeit in der Schule verbringen, aber auch zu Hause am Schreibtisch arbeiten, wenn sie Prüfungen korrigieren.
• Wer die Voraussetzungen erfüllt und seine Arbeitszimmerkosten steuerlich geltend machen darf, kann sämtliche Ausgaben für die Ausstattung des Raums angeben. Dazu zählen Möbel, Tapeten, Teppiche, Lampen, Vorhänge, Bürounterlagen sowie technische Geräte.

Steuerklärung: Häusliches Arbeitszimmer oder Betriebsstätte?

Trotz der massiven Abzugsbeschränkungen, die mit dem Steueränderungsgesetz 2007 in Kraft getreten sind, darf eine Möglichkeit nicht übersehen werden: den Raum nicht als Arbeitszimmer, sondern als häusliche Betriebsstätte abzusetzen. Erfüllt der betrieblich genutzte Raum die erforderlichen Kriterien für eine Betriebsstätte, greifen die Abzugsbeschränkungen des § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG (Einkommenssteuergesetz) nicht und die Kosten sind in unbegrenzter Höhe abzugsfähig. Doch was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitszimmer und einer Betriebsstätte?

Was ist ein häusliches Arbeitszimmer?

Laut Bundesfinanzhof (BFH) ist ein häusliches Arbeitszimmer ein Raum, der in seiner Lage, Funktion und Ausstattung vorwiegend zur Erledigung gedanklicher, schriftlicher und verwaltungstechnischer Arbeiten genutzt wird. Außerdem dient er ausschließlich oder fast ausschließlich der betrieblichen oder beruflichen Betätigung. Der Raum muss sich in einer privaten Wohnung oder im Wohnhaus des Steuerpflichtigen befinden und die private Nutzung darf zehn Prozent nicht überschreiten. Nach dieser Definition ist der Schreibtisch das Herz, also das zentrale Möbelstück des Zimmers.

Was ist eine Betriebsstätte?

Räume, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Bürozimmer entsprechen, können als Betriebsstätte eingestuft werden. In dem Fall darf ein betrieblich oder beruflich genutzter Raum nicht wie ein klassisches Büro ausgestattet und genutzt werden.

Wie können Sie ein häusliches Arbeitszimmer von einer Betriebsstätte unterscheiden?

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Fehlen Schreibtisch, Bücherregale, Aktenschränke und andere Büromöbel?
• Herrscht in dem Raum ein reger Publikumsverkehr?
• Arbeiten familienfremde Angestellte in den Räumlichkeiten?

Wenn der Raum nicht wie ein klassisches Büro ausgestattet ist und auch nicht so genutzt wird, wenn Sie dort häufig Kunden empfangen oder Angestellte beschäftigen, liegt die Vermutung nahe, dass es sich um eine Betriebsstätte handelt. Oft ist das der Fall bei einem Tonstudio, einem Lager oder Showroom, einer Werkstatt, bei Arztpraxen sowie Anwalts- und Steuerberater-Kanzleien mit intensivem Publikumsverkehr. Aber auch das Büro eines Handwerksbetriebs, das sich in der Nähe von übrigen Betriebsräumen wie Backstube, Verkaufsraum oder Aufenthaltsraum für Personal befindet, ist dann eine Betriebsstätte.

Dann ist eine Abschreibung möglich

Wer hauptberuflich zu Hause arbeitet, beim Arbeitgeber keinen geeigneten Arbeitsplatz hat oder wenn generell kein anderer Arbeitsplatz verfügbar ist, darf auf eine Abschreibung des Arbeitszimmers von der Steuer in den meisten Fällen zurückgreifen. Unbeschränkt abzugsfähig ist ein häusliches Arbeitszimmer nur dann, wenn es den Mittelpunkt Ihrer betrieblichen oder beruflichen Betätigung bildet und kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Wer darf ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abschreiben?

Nur die wenigsten Arbeitnehmer können die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abschreiben. Dazu zählen typischerweise Lehrer. Diese unterrichten zwar in der Schule, korrigieren aber Arbeiten und Prüfungen oft daheim am Schreibtisch. Weitere Berufsgruppen sind Richter, Orchestermusiker, Logopäden oder Außendienstmitarbeiter, die in ihrer Firma keinen zumutbaren Arbeitsplatz zur Verfügung haben. Sie dürfen bis zu 1.250 Euro im Jahr an Werbungskosten für ihren heimische Arbeitsplatz steuerlich geltend machen. Das trifft auch auf Selbständige zu, welche die Arbeitszimmerkosten als Betriebsausgaben absetzen können.

Ansonsten ist ein Arbeitszimmer steuerlich absetzbar – und das unbeschränkt – wenn es den Mittelpunkt der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit ausmacht. Hierzu zählen hauptsächlich Gewerbetreibende und Freiberufler, die fast nur von Zuhause arbeiten, wie etwa Journalisten, Schriftsteller, Künstler, E-Shop-Betreiber oder Steuerberater.

Sind Sie allerdings nicht nur daheim, sondern auch außerhalb tätig, wird das Finanzamt genau prüfen, wo sich der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit befindet. Das betrifft beispielsweise Trainer und Supervisoren, die sowohl zu Hause als auch bei Kunden tätig sind. Auch Ärzte, die außerhalb ihrer Praxis die Patientenblätter bearbeiten, fallen in diese Kategorie.

Welche Voraussetzungen gelten für Arbeitnehmer?

Sind Sie angestellt und Ihr Arbeitgeber erlaubt, dass Sie gelegentlich von zu Hause aus arbeiten, reicht das für die Absetzbarkeit Ihres heimischen Arbeitsplatzes nicht aus. Arbeiten Sie aber zeitlich und inhaltlich überwiegend daheim – an mindestens drei von fünf Tagen in der Woche und bei qualitativ gleichwertiger Tätigkeit – können Sie Ihr Arbeitszimmer nach EStG in vollem Umfang absetzen.

Damit die angesetzten Kosten vom Finanzamt auch anerkannt werden, brauchen Sie eine Bescheinigung Ihres Arbeitgebers über folgende Punkte:

• Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit.
• Die berufliche oder betriebliche Nutzung beträgt mehr als 50 Prozent der gesamten Tätigkeit.
• Für die berufliche Nutzung steht Ihnen in Ihrem Unternehmen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (zum Beispiel bei Desksharing).

Bei bis zu zwei Tagen Home-Office in der Woche und bei qualitativ gleichwertigem Arbeiten gilt die Beschränkung des Abzugs auf bis zu 1.250 Euro pro Jahr. Sie können das häusliche Büro als Werbungskosten allerdings nur abschreiben, wenn es Ihnen untersagt ist, an den Home-Office-Tagen an Ihrem Arbeitsplatz im Betrieb zu arbeiten.

Dürfen Sie Ihr geschäftliches Arbeitszimmer zu Hause auch privat nutzen?

Ein privat genutztes Arbeitszimmer gilt in der Steuererklärung nur dann als abzugsfähig, wenn die private Nutzung die Zehn-Prozent-Marke nicht übersteigt. Diese müssen Sie auch plausibel erklären können – in der Regel ist das auch der erste Angriffspunkt seitens der Finanzbeamten, die die private Nutzung als höher einschätzen. Befinden sich nicht mehr als zehn Prozent private Gegenstände im Raum, sollten Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Dazu gehören zum Beispiel: Kinder- oder Gästebett, Fernseher, große private Schallplatten- und CD-Sammlungen, Fotoalben, private Bücher und Aktenordner in großer Zahl, Bügelbrett, Wäsche, Kühlschrank, Kleiderschrank.

Können Sie Kosten für ein Büro außerhalb des Zuhauses absetzen?

Gute Nachrichten für alle, die ein externes Büro steuerlich geltend machen möchten: Wenn Sie ein Arbeitszimmer außerhalb Ihrer Wohnstätte nutzen, gelten keinerlei Abzugsbeschränkungen. Bei einem außerhäuslichen Büro prüft das Finanzamt nämlich nicht, ob es der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist oder ob ein anderer Arbeitsplatz vorliegt.

Dabei muss das auch nicht unbedingt ein gemietetes Büro in einer anderen Straße sein. Auch ein Raum in einem Zwei- oder Mehrfamilienhaus, der nicht mit Ihrer eigenen Wohnung in Verbindung steht, gilt als außerhäusliches Arbeitszimmer. Allzu nah an der Wohnung darf der gemietete Raum allerdings auch nicht sein: Befindet sich der Raum im selben Haus, in dem Sie wohnen, womöglich noch auf derselben Etage, kann das für den BFH Grund genug sein, die Aufwendungen zu kürzen. Auch eine zu weite Entfernung des Raums von der privaten Wohnung kann zu Kürzungen führen: Beträgt die Fahrzeit eine bis anderthalb Stunden, wird das Finanzamt skeptisch.

Können Sie ein gemeinsam genutztes Arbeitszimmer absetzen?

In diesem Fall zeigt sich der Fiskus verständnisvoll: Der absetzbare Höchstbetrag von 1.250 Euro wird nämlich nicht objektbezogen für das Arbeitszimmer, sondern personenbezogen für jeden Steuerpflichtigen gewährt, der dieses Zimmer nutzt. Wenn also Paare ein gemeinsames Arbeitszimmer haben, kann jeder einzelne den steuerlichen Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr unter bestimmten Bedingungen abschreiben. Diese sind:

• Es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.
• Beide Partner haben die Aufwendungen in entsprechender Höhe gezahlt.

Nutzen mehrere Personen ein und denselben Raum zum Arbeiten, um unterschiedliche Einkünfte zu erzielen, beispielsweise als Coworking Space, muss eine zeitanteilige Aufteilung vorgenommen werden. Der Höchstbetrag von 1.250 Euro darf dann aber auch nur zeitanteilig genutzt werden.

Können Sie mehrere Arbeitszimmer zu Hause von der Steuer abschreiben?

Während der personenbezogene Höchstbetrag bei einem gemeinsam genutzten Arbeitsraum zum Abzug für jeden einzelnen Steuerpflichtigen führt, fällt er bei mehreren häuslichen Arbeitszimmern pro Person negativ aus. Selbst wenn Sie mehr als einen Arbeitsraum nutzen, können Sie nur maximal 1.250 Euro im Jahr absetzen und das unabhängig davon, ob Sie die Räume gleichzeitig oder nacheinander genutzt haben (Urteil vom 9. Mai 2017).

Können Studenten ein Arbeitszimmer von der Steuer abschreiben?

Studenten unterliegen ähnlichen Bedingungen wie Angestellte: Um das Arbeitszimmer als Student absetzen zu können, muss der größte Teil des Studiums zu Hause stattfinden und unabhängig von einer eventuellen Berufstätigkeit geschehen. Da der Arbeitsplatz der hauptsächliche Ort der beruflichen Tätigkeit sein muss, um ihn steuerlich geltend zu machen, kann es passieren, dass das Finanzamt die Absetzung des Arbeitszimmers ablehnt, wenn Sie in einer Vollzeitstelle arbeiten und nebenbei studieren. Wird die Weiterbildung aber im Fernstudium und mit rund 40 Stunden pro Woche als Vollzeitstudium betrieben, steht der steuerlichen Geltendmachung nichts im Weg.

Dürfen Sie ein Büro zu Hause absetzen, wenn Sie es zur Fortbildung nutzen?

Egal, ob Ihr Arbeitgeber von Ihnen erwartet, dass Sie sich ständig weiterbilden, oder Sie selbst wissbegierig sind – wer nach Feierabend in seinem häuslichen Arbeitszimmer Fortbildung betreibt, darf den Raum unter bestimmten Umständen auch von der Steuer abschreiben. Dazu muss Ihr Arbeitsvertrag Sie zur beruflichen Fortbildung verpflichten und ein Büro in Ihrer Firma darf nicht zur Verfügung stehen.

Ist das Arbeitszimmer während der Elternzeit von der Steuer absetzbar?

In diesem Fall zeigt sich der Fiskus ungewohnt großzügig und lässt die Absetzung der Kosten von der Steuer für ein häusliches Arbeitszimmer als vorab entstandene Werbungskosten zu. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Ausgaben in einem plausiblen Zusammenhang mit künftigen Einnahmen stehen. Damit das Finanzamt den Zusammenhang beurteilen kann, müssen Sie die Tätigkeiten und Ausgaben während der Elternzeit detailliert darlegen. Und: Das Arbeitszimmer darf nur für die berufliche Tätigkeit genutzt werden, hauptsächlich um fachlich auf dem Laufenden zu bleiben und alle Vorbereitungen zu treffen, um die Berufstätigkeit später wieder aufzunehmen. Dazu gehören unter anderem:

• Vor- und Nachbereitung von besuchten Fortbildungsveranstaltungen
• Aufbewahrung von Arbeitsmitteln
• Erstellen neuer Arbeitskonzepte
• Recherche und Studium von Fachliteratur
• Lektüre von abonnierten Fachzeitschriften
• Archivierungsarbeiten

Diese Kosten bekommen Sie zurück

Grundsätzlich sind alle Kosten, die Sie dem Arbeitszimmer direkt oder anteilig zuordnen können, absetzbar.

Welche Kosten können Sie für das Arbeitszimmer von der Steuer abschreiben?

Direkt dem Home-Office zuordenbar sind etwa die Ausgaben für die Ausstattung und Renovierung, aber auch Reinigungs-, Renovierungs- und Umzugskosten in einer Mietwohnung. Wenn Sie also das Arbeitszimmer einrichten, können Sie die Aufwendungen in voller Höhe abschreiben.

Anteilig können Sie laufende Kosten geltend machen, die zur Unterhaltung des Arbeitszimmers dienen, wie etwa die Miete, Nebenkosten, Strom, Wasser, Heizung, Müllabfuhr und einiges mehr. Leben Sie in Ihrer Eigentumswohnung oder im Eigenheim, können Sie anteilig auch Grundsteuer, Finanzierungskosten sowie Nebenkosten abrechnen. Da laufende Kosten für die gesamte Wohnung anfallen, werden sie dem Arbeitszimmer anteilig angerechnet und sind entsprechend nur teilweise abzugsfähig.

Wie funktioniert die Berechnung?

Um den Arbeitszimmeranteil an der Gesamtwohnfläche zu berechnen, brauchen Sie nur die Grundfläche Ihrer Wohnung und des Arbeitszimmers. Von den Gesamtkosten der Wohnung setzen Sie in Ihrer Steuererklärung den entsprechenden Prozentsatz als Werbungskosten an. Die Formel für die Ermittlung des Arbeitszimmeranteils lautet:

Arbeitszimmeranteil in Prozent = ( Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche der Wohnung ) x 100

Den ausgerechneten, prozentualen Arbeitszimmeranteil setzen Sie auch für die angefallenen Strom-, Heizungs- und anderen Kosten an.

Arbeitsmittel absetzen

Etwas großzügiger verhält es sich bei absetzbaren Arbeitsmitteln: Ob Regale, Schreibtische, Bürostuhl oder Computer – wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, können Sie die Kosten für den Raum, die Möbel oder für Bürounterlagen von der Steuer absetzen. Auch Ausgaben für Reparaturen, Renovierungen und Raumausstattung wie Tapeten, Teppiche, Lampen oder Vorhänge können Sie in der Steuererklärung komplett geltend machen. Luxusartikel wie Gemälde und andere Kunstgegenstände werden nicht anerkannt.

In welcher Höhe können Sie Kosten absetzen?

Stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Betätigung und wird es zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt, können Sie die Kosten in voller Höhe absetzen.

Erledigen Sie als Angestellter bestimmte Arbeiten von zu Hause aus, können Sie die Kosten für Ihr Arbeitszimmer bis zu 1.250 Euro jährlich ebenfalls als Werbungskosten absetzen. Bei den 1.250 Euro handelt es sich allerdings nicht um eine Pauschale, sondern um einen Höchstbetrag. Das bedeutet, dass nur die tatsächlichen Arbeitszimmerkosten abziehbar sind.

Bei Aufwendungen für Ausstattung, Renovierung und Arbeitsmittel entscheidet der Preis: Übersteigt der Brutto-Kaufpreis nicht 952 Euro – also 800 Euro netto – können Sie Einrichtungsgegenstände sofort absetzen. Höhere Anschaffungskosten müssen über die Dauer der Nutzung verteilt werden. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Büromöbel, wie Schreibtische und Regale, liegt zum Beispiel bei 13 Jahren, für einen Computer oder Drucker bei drei Jahren. Die Abschreibungsdauer für alle absetzbaren Gegenstände gibt die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums vor.

Arbeitszimmer vermieten und von der Steuer absetzen

Um die rechtlich knifflige Frage „Häusliches Arbeitszimmer oder Betriebsstätte?“ zu umgehen, findet ein weiteres Konzept immer mehr Anwendung: Arbeitnehmer vermieten das häusliche Arbeitszimmer an ihren Arbeitgeber. Allerdings müssen Sie auch bei dieser Herangehensweise steuerliche Regelungen beachten, wie ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs gezeigt hat.

Welchen Vorteil bringt die Vermietung?

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Arbeitnehmer muss in seinem häuslichen Arbeitszimmer noch ein paar geschäftliche Aufgaben erledigen, zum Beispiel Rechnungen schreiben. In der Firma hat er aber eigentlich ein eigenes Büro. Deswegen dürfte er die Arbeitszimmerkosten steuerlich nicht als Werbungskosten geltend machen.

Allerdings gibt es hier ein Schlupfloch: Der Arbeitnehmer vermietet sein häusliches Arbeitszimmer an seinen Arbeitgeber für beispielsweise 200 Euro monatlich. So erzielt er jährliche Mieteinnahmen von 2.400 Euro. Diese darf er von seinen Aufwendungen für das Arbeitszimmer abziehen. Diese betragen in unserem Beispiel 2.800 Euro. Da die Aufwendungen mehr kosten, als er durch die Miete einnimmt, erzielt er Vermietungsverluste in Höhe von 400 Euro. Diese könnte es nun aber steuersparend mit dem Arbeitslohn verrechnen.

Was passiert, wenn für das Arbeitszimmer sehr hohe Kosten anfallen?

In diesem Fall entstehen sehr hohe Vermietungsverluste, sodass es passieren kann, dass das Finanzamt die steuersparende Verlustverrechnung mit Hinweis auf ein aktuelles BFH-Urteil ablehnt (BFH, Urteil vom 17. April 2018, Az. IX R 9/17). Hierbei nahm der Arbeitnehmer sehr hohe Ausgaben für Renovierungen in Kauf, sodass sich die Vermutung aufdränge, dass das Arbeitszimmer auf Kosten der Steuerzahler renoviert werden und zeitnah entweder selbst genutzt oder vermietet werden soll.

Fazit

Heimbüro als Steuersparmodell ist ebenso beliebt wie schwer zu erlangen. Steuerbescheide, die die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht anerkennen, gehören zum Alltag der Steuerberater und sind ein ständiger Zankapfel zwischen dem Finanzamt und den Steuerpflichtigen. Ohne die Hilfe eines Experten ist der Kampf gegen den Fiskus oft aussichtslos.

Nicht selten lauern beim Thema Arbeitszimmer auch Risiken, wie im Falle von Betriebsvermögen. Möchten Sie dem Fiskus kein Geld schenken, kontaktieren Sie einen Steuerberater. In unserem Fachportal finden Sie den passenden Finanzexperten ganz leicht.