Was sind ELStAM?

Alles auf einen Blick:

• ELStAM sind die elektronischen Merkmale für den laufenden Lohnsteuerabzug.
• Der Arbeitnehmer nennt Identifikationsnummer, Geburtsdatum und die Einordnung des Dienstverhältnisses.
• Arbeitgeber müssen bereitgestellte Änderungen monatlich anfragen und abrufen.
• Ein anerkanntes Jahresfreibetragsvolumen wird auf die maßgeblichen Monate verteilt.
• Abrufsperren und fehlende Angaben können zur Anwendung der Steuerklasse VI führen.

ELStAM Definition

ELStAM steht für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt dem Arbeitgeber die gesetzlich vorgesehenen Merkmale zum Abruf bereit, § 39e des Einkommensteuergesetzes (EStG) ^[1]. Dazu gehören persönliche Angaben, die beim laufenden Lohnsteuerabzug verwendet werden. Zum Beschäftigungsbeginn nennt der Arbeitnehmer insbesondere seine Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum und die Einordnung als erstes oder weiteres Dienstverhältnis. Der Arbeitgeber verwendet die bereitgestellten Merkmale in der Abrechnung. ELStAM bezeichnet damit Daten und Abrufverfahren, keine zusätzliche Steuer. Ein gespeicherter Freibetrag ist außerdem nicht selbst ein Anspruch auf Auszahlung seines Nennbetrags.

Wie werden ELStAM berücksichtigt?

Welche Merkmale bereitgestellt werden

§ 39 Absatz 4 EStG nennt Steuerklasse und Faktor, Kinderfreibetragszahl sowie Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag ^[2]. Der Freibetrag vermindert die maßgebliche Rechengröße, der Hinzurechnungsbetrag erhöht sie. Seit 2026 gehören die gesetzlich erfassten privaten Krankenversicherungsbeiträge und Pflegepflichtversicherungsbeiträge zum elektronischen Verfahren. Daneben werden Merkmale für den Kirchensteuerabzug bereitgestellt. Nicht jeder gesamte Versicherungsbeitrag ist in beliebiger Höhe anzusetzen. Die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen bleiben entscheidend. Ein Datensatz beschreibt deshalb nicht schon eine bestimmte Nettolohnänderung oder die endgültige Einkommensteuer des Arbeitnehmers. Merkmalsbildung und anschließende Steuerberechnung sind unterschiedliche Schritte.

Arbeitgeberabruf und mehrere Beschäftigungen

Der Arbeitgeber ruft die Merkmale bei Beschäftigungsbeginn ab und übernimmt sie in das Lohnkonto. Bereitgestellte Mitteilungen und Änderungen sind monatlich anzufragen und abzurufen. Die angewendeten Merkmale erscheinen in der üblichen Abrechnung. Bei gleichzeitigem Arbeitslohn mehrerer Arbeitgeber gilt für das zweite und weitere Dienstverhältnis grundsätzlich Steuerklasse VI, § 38b EStG ^[3]. Die Einordnung der Beschäftigungen beeinflusst also die angewendeten Steuerklassen. Der laufende Abzug ersetzt aber keine gegebenenfalls notwendige Einkommensteuerveranlagung nach § 46 EStG ^[4]. Monatsabrechnung und Jahresveranlagung haben unterschiedliche Funktionen und können nicht gleichgesetzt werden.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Freibetrag mit Wirkung ab Januar

Ein unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger Arbeitnehmer beantragt im Januar 2026 einen Freibetrag. Das Finanzamt erkennt im hypothetischen Fall für 2026 insgesamt 3.600 Euro an und berücksichtigt den Betrag mit Wirkung vom 1. Januar. Diese Januarwirkung ist nach § 39a Absatz 2 EStG zulässig ^[5]. Es sind zwölf Monatsbeträge zu bilden. Die Anerkennung des Betrags und alle dafür nötigen Voraussetzungen sind ausdrücklich vorgegeben. Berechnet wird nur die zeitliche Verteilung. Der monatliche Freibetrag ist weder eine Auszahlung noch bereits die Steuerersparnis. Die vollständige Lohnsteuerabrechnung bleibt außerhalb dieses Beispiels.

Ergebnis: Der anerkannte Betrag verteilt sich auf 300 Euro je Monat.

Beispiel 2: Antrag im Juni für verbleibende Monate

Ein anderer unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger Arbeitnehmer stellt seinen Antrag im Juni 2026. Für dieses Kalenderjahr erkennt das Finanzamt hypothetisch einen Freibetrag von 2.400 Euro an. Nach der vorgegebenen rechtlichen Einordnung wird er gleichmäßig auf die Monate nach der Antragstellung verteilt. Juli bis Dezember ergeben sechs Monate. Eine rückwirkende Januarberücksichtigung wird hier nicht angenommen. Die Tabelle berechnet nur die Monatsbeträge und kontrolliert deren Summe. Anerkennung und zutreffende Bereitstellung sind ausdrücklich vorausgesetzt. Ob eine persönliche Steuerentlastung, Erstattung oder Nachzahlung entsteht, folgt daraus noch nicht. Zusätzliche Abrechnungsfragen werden nicht berechnet.

Ergebnis: Ab Juli werden in diesem Fall monatlich 400 Euro berücksichtigt.

Ausnahmen und Besonderheiten

Nicht jede Änderung erfordert denselben Antrag. Bestimmte Meldedaten fließen nach § 39e Absatz 2 EStG durch Mitteilung der Meldebehörden in das Verfahren ein. Andere Merkmale, etwa antragsgebundene Freibeträge, werden vom Finanzamt gebildet. Für einen unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer ohne zugeteilte Identifikationsnummer sieht Absatz 8 auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor. Diese ersetzt den elektronischen Abruf in der bezeichneten Konstellation. Eine Papierbescheinigung ist daher nicht allgemein für jede gewünschte Abweichung frei wählbar. Automatische Datenübermittlung, antragsgebundene Merkmalsbildung und gesetzliches Ersatzverfahren sind drei unterschiedliche Abläufe.

Übergangsregel für private Versicherungsdaten

Für technisch fehlende oder fehlerhafte private Versicherungsdaten gilt eine besondere Übergangsregel. Das Schreiben vom 3. Juni 2025 lässt ab 2026 für zwei Jahre eine Papierersatzbescheinigung des Versicherungsunternehmens für das Kalenderjahr zu ^[6]. Das gilt nicht bei einem Widerspruch gegen die Datenübermittlung. Das Unternehmen muss die bisherige Übermittlung stornieren. Werden nach erneuter Übermittlung wieder Beitragswerte als ELStAM bereitgestellt, verliert die Ersatzbescheinigung ihre Gültigkeit. Diese Regel betrifft die bezeichneten Versicherungsbeiträge. Sie ist nicht mit der allgemeinen Dreimonatsregel bei fehlenden Abrufdaten oder einem beliebigen Verzicht auf das Verfahren gleichzusetzen.

Vorteile

• einheitliche Bereitstellung: Die vorgesehenen Merkmale werden dem Arbeitgeber elektronisch zum Abruf angeboten.
• eigene Datenauskunft: Arbeitnehmer können Auskunft zu den für sie gespeicherten Merkmalen beim Finanzamt erhalten.
• ausgewiesene Merkmale: Die bei der Berechnung angewendeten Merkmale sind in der üblichen Lohnabrechnung anzugeben.

Nachteile

• erforderliche Beschäftigungseinordnung: Erstes und weiteres Dienstverhältnis folgen nicht automatisch denselben Steuerklassenregeln.
• begrenzte Sofortwirkung: Eine gewünschte Änderung muss nach dem jeweils einschlägigen Verfahren gebildet und bereitgestellt werden.
• unterschiedliche Ersatzregeln: Abrufstörung, fehlende Identifikationsnummer und Versicherungsdatenfehler sind nicht dieselbe Konstellation.

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Fazit

ELStAM verbinden persönliche Merkmale mit dem laufenden Lohnsteuerabzug. Arbeitnehmer teilen die vorgesehenen Angaben mit, Arbeitgeber rufen die bereitgestellten Daten und Änderungen ab. Ein Freibetrag wirkt über seinen Gültigkeitszeitraum und die gesetzliche Monatsverteilung. Die Beispiele verteilen bereits anerkannte Beträge, sie berechnen keine Auszahlung oder endgültige Steuer. Auch die Einkommensteuererklärung bleibt ein anderes Verfahren. Bei Abweichungen ist daher zuerst deren rechtliche Ursache zu unterscheiden. Eine Abrufsperre, eine technische Störung und fehlende Versicherungsbeiträge haben nicht automatisch dieselbe Folge. Die jeweils zutreffende Merkmalsbildung geht der konkreten Abrechnung voraus.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Regel gilt bei fehlenden Daten oder technischen Störungen?

§ 39c Absatz 1 EStG unterscheidet die Ursache fehlender Daten ^[7]. Bei schuldhaft fehlender Mitteilung der zugeteilten Identifikationsnummer oder des Geburtsdatums gilt grundsätzlich Steuerklasse VI. Bei technischem Abrufausfall oder unverschuldet fehlender zuzuteilender Identifikationsnummer gelten voraussichtliche Merkmale längstens drei Kalendermonate. Bleiben die Angaben danach aus, greift die rückwirkende Regel des Satzes 3. Liegen die tatsächlichen Merkmale vor, sind die betreffenden Monate zu überprüfen und erforderlichenfalls zu ändern. Zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer wird bei der nächsten Abrechnung ausgeglichen. Nicht jeder Datenmangel bedeutet deshalb sofort dasselbe.

Wo können Arbeitnehmer ihre gespeicherten Merkmale kontrollieren?

Arbeitnehmer können die gespeicherten Merkmale und Arbeitgeberabrufe der letzten zwei Jahre in Mein ELSTER einsehen ^[8]. Nach den Informationen der Finanzverwaltung ist dafür eine Registrierung mit der persönlichen Identifikationsnummer erforderlich. Daneben erteilt das zuständige Finanzamt Auskünfte zu den gespeicherten Merkmalen. Die Einsicht ist von einer Änderung zu unterscheiden. Eine Anzeige im Portal ersetzt weder einen nötigen Antrag noch die gesetzlich geregelte Mitteilung einer zu günstigen Eintragung. Das Abrufprotokoll beantwortet außerdem eine andere Frage als die monatliche Lohnsteuerhöhe: Es zeigt, welche Arbeitgeber die Daten abgerufen haben.

Wie wirkt eine vom Arbeitnehmer veranlasste Abrufsperre?

Nach § 39e Absatz 6 EStG kann ein Arbeitnehmer beim Finanzamt abrufberechtigte oder ausgeschlossene Arbeitgeber benennen. Auch eine allgemeine Sperrung oder Freischaltung ist möglich. Der Antrag erfolgt im bereitgestellten elektronischen Verfahren oder auf amtlichem Vordruck. Werden dem Arbeitgeber wegen einer solchen Sperre keine Merkmale bereitgestellt, muss er nach Steuerklasse VI abrechnen. Das ist nicht mit einem unverschuldeten technischen Abrufausfall gleichzusetzen. Die Sperre verändert auch nicht selbst die tatsächlichen persönlichen Besteuerungsvoraussetzungen. Zugang zur Datenauskunft, Berechtigung des Arbeitgebers und endgültige Einkommensteuer sind deshalb gesondert zu unterscheiden.

Wann muss ein Arbeitnehmer eine zu günstige Eintragung melden?

Wird dem Arbeitnehmer bekannt, dass die bereitgestellten Merkmale zu seinen Gunsten von den zutreffenden Merkmalen abweichen, verlangt § 39e Absatz 6 Satz 5 EStG eine unverzügliche Mitteilung an das Finanzamt. Es genügt nicht, erst eine Rückfrage des Arbeitgebers abzuwarten. Die Pflicht knüpft an die bekannt gewordene Abweichung an, nicht an eine beliebig gewählte spätere Erklärung. Sie betrifft außerdem die Merkmale selbst. Eine höhere tatsächliche Auszahlung beweist noch nicht, dass deren Grundlage richtig ist. Die spätere Überprüfung des Lohnsteuerabzugs bleibt von der erforderlichen Mitteilung zu unterscheiden.

Wie gelangen private Versicherungsbeiträge in die Merkmale?

Nach § 39 Absatz 4a EStG übermittelt das Versicherungsunternehmen die gesetzlich erfassten privaten Beiträge an das Bundeszentralamt für Steuern. Der Versicherungsnehmer kann dieser Übermittlung gegenüber dem Unternehmen widersprechen. Ohne Widerspruch erfolgt die reguläre Meldung bis zum 20. November des Vorjahres. Unterjährige Beitragsänderungen werden zeitgleich mit der Mitteilung an den Versicherungsnehmer übermittelt. Für Änderungen wegen Beitragsvorausleistungen gilt der gesetzliche Februartermin. Die Daten sind nicht mit einer frei wählbaren gesamten Versicherungsprämie gleichzusetzen. Ein Widerspruch eröffnet außerdem gerade nicht das zuvor erklärte technische Papierersatzverfahren nach der Übergangsregel.

Quellen

• [1] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 39e EStG: Bereitstellung, Abruf, Änderungen und Sperren der ELStAM. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [2] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 39 EStG: Merkmale und elektronische Versicherungsbeiträge. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [3] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 38b EStG: Steuerklasse VI bei weiteren Dienstverhältnissen. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [4] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 46 EStG: Voraussetzungen einer Veranlagung bei Arbeitslohn. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [5] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 39a EStG: Zeitliche Verteilung anerkannter Freibeträge. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [6] Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 3. Juni 2025, Randnummern 59 und 107–108: Private Versicherungsdaten und Ersatzverfahren ab 2026. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [7] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 39c EStG: Fehlende Angaben, technische Störungen und Korrektur. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [8] Finanzverwaltung, ELSTER: Arbeitgeberabruf und Einsichtnahme des Arbeitnehmers. Zugegriffen 16. Oktober 2026.