Können Arbeitgeber die Weihnachtsfeier im Betrieb steuerlich absetzen?
Arbeitgeber können die betriebliche Weihnachtsfeier grundsätzlich von der Steuer absetzen – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. So müssen alle Mitarbeiter eingeladen sein, die Kosten pro Mitarbeiter dürfen nicht mehr als 110 Euro betragen und es darf maximal die zweite Betriebsfeier im Kalenderjahr sein.
Für viele Arbeitnehmer ist die Weihnachtsfeier das Highlight des Jahres und für den Arbeitgeber eine gute Gelegenheit, sich bei seinen Mitarbeitern zu bedanken. Doch eine Weihnachtsfeier ist meist mit hohen Kosten verbunden, die in der Regel aber steuerlich absetzbar sind. Welche Vorschriften hier zu beachten sind und welche Regelungen für Freiberufler und Selbstständige gelten, lesen Sie auf Steuer-Berater.de.
Sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Weihnachtsfeier zu veranstalten?
Nein, für einen Arbeitgeber besteht keinerlei Verpflichtung, eine Weihnachtsfeier auszurichten. Allerdings fördern solche Betriebsfeiern die Motivation und den Zusammenhalt in der Belegschaft und sind für Arbeitnehmer ein Zeichen der Anerkennung ihrer geleisteten Arbeit.
Wie kann man betriebliche Weihnachtsfeiern als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen?
Um die Kosten für eine Weihnachtsfeier als Betriebsausgaben absetzen zu können, muss ein Arbeitgeber gewisse Bedingungen erfüllen. Die Kosten für die Weihnachtsfeier dürfen pro Person einen Betrag von 110 Euro nicht überschreiten. Dieser Betrag gilt seit 2015 nicht mehr als Freigrenze, sondern als Freibetrag. Dies bedeutet, dass die Kosten nicht mehr komplett steuerpflichtig werden, wenn sie 110 Euro pro Mitarbeiter übersteigen. Vielmehr ist nur der Anteil zu versteuern, der über dem Freibetrag von 110 Euro liegt.
Außerdem muss der Arbeitgeber alle Mitarbeiter eines Standorts, einer Filiale oder einer Abteilung zu seiner Weihnachtsfeier einladen, damit sie als Betriebsfeier gilt. Als Teilnehmer werden im Nachhinein dann auch nur die Mitarbeiter gesehen, die tatsächlich an der Weihnachtsfeier anwesend waren. Sofern auch Angehörige oder Partner der Arbeitnehmer an der Feier teilnehmen, dürfen diese bei der Berechnung des Freibetrags nicht eingerechnet werden.
Eine weitere Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit einer Weihnachtsfeier ist, dass diese erst die zweite Betriebsveranstaltung des Jahres ist. Richtet er mehrere Betriebsfeiern pro Jahr aus, dann hat der Arbeitgeber jedoch die Möglichkeit, zu entscheiden, für welche der Veranstaltungen er die Steuerfreiheit wählt. Hier ist es dann empfehlenswert, die genaue Höhe der Betriebsausgaben zu vergleichen und die teuerste Feier anzugeben.
Weihnachtsfeier als Geldwerter Vorteil
Wird eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, dann können die Kosten der Weihnachtsfeier nicht abgesetzt werden, da sie als geldwerter Vorteil gelten. Hiermit sind alle zusätzlichen Leistungen gemeint, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber neben dem monatlichen Gehalt bekommt. Auf diese müssen dann in der Regel Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Keine gute Lösung – soll die Weihnachtsfeier doch ein Dankeschön an die Mitarbeiter sein und sie nicht noch mit Abgaben und Steuern belasten.
Doch hier gibt es einen Ausweg: Übersteigen die Kosten den Betrag von 110 Euro pro Person, kann der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25 Prozent zahlen, um seinen Mitarbeitern die Steuerlast für die Betriebsfeier zu ersparen. Wenn die Weihnachtsfeier beispielsweise 20 Euro pro Person mehr kostet, würde der Arbeitgeber auf diesen Betrag eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent bezahlen, das heißt einen Gesamtbetrag von 5 Euro pro Teilnehmer.
Welche Kosten der Weihnachtsfeier kann man absetzen?
Bei der Frage, welche Kosten man für die Weihnachtsfeier verbuchen kann ohne Steuern zahlen zu müssen, gelten strenge Regeln. Nachdem der Bundesfinanzhof im Jahr 2013 festgelegt hatte, dass nur direkt konsumierte Leistungen in den Betrag von 110 Euro pro Teilnehmer einzurechnen sind, wurde dies 2015 geändert. So können in die Gesamtkosten folgende Posten aufgenommen werden:
- Speisen und Getränke
- Raumkosten
- Personalkosten
- DJ oder sonstige Künstler zur Unterhaltung
- Eventmanager
- Kosten für eigene Mitarbeiter, die mit der Organisation betraut waren
Dieser Gesamtbetrag ist dann durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter zu teilen.
Eine weitere Stolperfalle können die Weihnachtsgeschenke sein: Werden im Rahmen der Weihnachtsfeier Geschenke an die Angestellten überreicht, dann stehen diese in einem direkten zeitlichen Zusammenhang mit der Betriebsfeier und müssen ebenfalls in den Freibetrag von 110 Euro eingerechnet werden. Besteht kein zeitlicher Zusammenhang, dann sind Geschenke oder Sachbezüge bis zu einem Betrag von 44 Euro monatlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Weihnachtsfeier absetzen: Was gilt für Freiberufler und Selbstständige?
Wenn Arbeitgeber auch Freiberufler oder selbstständige Dienstleister zur Teilnahme an der Weihnachtsfeier einladen, können Sie möglicherweise Probleme mit der Deutschen Rentenversicherung bekommen. Die Einladung kann als Zeichen für eine Scheinselbstständigkeit gesehen werden und sowohl dem Freiberufler als auch dem Arbeitgeber Probleme bereiten. Auch die Kosten für den Selbstständigen können in diesem Fall nicht steuerlich abgesetzt werden.
Daher sollten Unternehmen sich genau überlegen, wie sie bei der Einladung von Freiberuflern und Selbstständigen zu Weihnachtsfeiern vorgehen. Um diese Personen nicht komplett von der Gästeliste streichen zu müssen, könnten die Selbstständigen zum Beispiel Essen und Getränke selbst bezahlen. Eine andere Lösung wäre, dass sich diese Dienstleister mit einem kleinen Betrag als Sponsor an den Kosten der Weihnachtsfeier beteiligen.
