Fortbildungen im Beruf sind oftmals vom Arbeitgeber gewünscht. Doch Arbeitnehmer bilden sich damit nicht nur weiter, sondern können auch die Aufwendungen unter bestimmten Umständen von der Steuer absetzen. Wann Sie die Gebühren für Kurse und Tagungen, Übernachtungs- oder Fahrtkosten oder Lehrmaterial als Werbungskosten erstattet bekommen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Alles auf einen Blick:
- Um die Fortbildungskosten von der Steuer abzusetzen, müssen diese zwingend in Zusammenhang mit dem beruflichen Schaffen sein. Zudem darf der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nur zum Teil übernehmen.
- Eine Obergrenze gibt es nicht. Der absetzbare Betrag ist von den steuerpflichtigen Einnahmen abhängig.
- Bei Arbeitnehmern ist pauschal ein Freibetrag von 1.000 Euro für Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgegolten. Nur wenn Sie innerhalb eines Jahres über diesen Betrag kommen, macht eine gesonderte Auflistung für das Finanzamt Sinn.
- Als Arbeitnehmer können Sie die Kosten bei der Steuererklärung in der Anlage N unter den Werbungskosten anführen. Als Selbstständiger sind die Aufwendungen als Betriebsausgaben aufzuführen.
- Zum Nachweis sollten Sie immer einen Beleg über die Weiter- beziehungsweise Fortbildungen aufbewahren – sei es eine Rechnung für Fachliteratur oder Teilnahmegebühren oder ein Programm bei mehrtägigen Tagungen.
Definition und Fördermaßnahmen
Nach dem Steuergesetz sind Fort- und Weiterbildungen die Maßnahmen, die Sie als Arbeitnehmer nach Ihrer Ausbildung absolvieren. Diese sollen Ihre berufliche Qualifikation fördern. Verfügen Sie nicht über ausreichend finanzielle Mittel, können Sie auf verschiedene Förderprogramme zurückgreifen.
Was sind Fortbildungskosten?
Nach §1 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) sind Fortbildungskosten die Aufwendungen, die anfallen, um die berufliche Handlungsfähigkeit zu erhalten, anzupassen oder zu erweitern. Demnach können das Seminare und Workshops sein, die den beruflichen Horizont unmittelbar erweitern. Aber auch Kurse für die persönliche Weiterentwicklung des Charakters fallen unter diese Definition, wenn sie einen Bezug zur Tätigkeit in der Arbeit haben.
Was sind Weiterbildungskosten?
Die Weiterbildung umfasst alles, was die Fortbildung auch beinhaltet. Der Begriff kann zudem auch die Umschulung zu einem neuen Beruf meinen. Demnach sind die Weiterbildungskosten ein weiter gefasster Begriff als die Fortbildungskosten. Beide Termini sind Teil der Werbungskosten, die von der Steuer abzugsfähig sind.TIPP:Kosten für die erste Berufsausbildung, sogenannte Ausbildungskosten, werden vom Finanzamt als Sonderausgaben berechnet. Um Aufwendungen noch Jahre später geltend zu machen, müssen Sie diese als Werbungskosten deklarieren – eine aktuell noch unübliche Vorgehensweise, die in Klärung ist. Bis zum endgültigen Urteil des Verfassungsgerichts achten Sie auf den vorläufigen Vermerk in Ihrer Steuererklärung. Fehlt dieser, legen Sie Einspruch ein.
Fortbildungskosten: Welche Förderungen gibt es?
Sind Sie aufgrund eines geringen Gehalts nicht in der Lage den Betrag zu stemmen, haben Sie Anspruch auf die Bildungsprämie. Dabei übernimmt der Staat die Hälfte der Kursgebühr, die andere Hälfte können Sie weiterhin von der Steuer absetzen. Einzige Bedingung: Die Gebühr darf insgesamt nicht mehr als 1.000 Euro betragen.
Wenn Sie kurz vor der Arbeitslosigkeit stehen oder bereits arbeitssuchend sind, können Sie sich an die Agentur für Arbeit wenden. Diese stellt einen Bildungsgutschein aus und übernimmt die gesamten Kosten für Weiterbildungen. Diese Regelung gilt auch für Eltern in Elternzeit. In einem Gespräch prüft ein Berater oder eine Beraterin, ob die Maßnahme für Ihre beruflichen Ziele sinnvoll ist. Zudem muss die Weiterbildung das AZAV-Zertifikat (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) aufweisen. Ein rechtlicher Anspruch, wie bei der Bildungsprämie, besteht allerdings nicht.
Aufwendungen absetzen: Was, wann, wie?
Die Fortbildungs- und Weiterbildungskosten sind als Werbungskosten abzugsfähig, solange Sie nachweisen können, dass Sie diese für Ihre berufliche Entwicklung benötigen. Jeder darf Aufwendungen für Seminare, Fahrtkosten oder Verpflegung absetzen. Eine finanzielle Obergrenze gibt es nicht, den entsprechenden Betrag können Arbeitnehmer und Selbstständige ganz einfach bei der Steuererklärung angeben.
Wann können Sie Kosten absetzen?
Um Weiter- und Fortbildungen steuerlich als Werbungskosten abzusetzen, müssen die Aufwendungen in Zusammenhang mit Ihrem Beruf stehen. Konkret müssen sie den Anforderungen aus dem BBiG entsprechen, also die berufliche Handlungsfähigkeit erhalten oder gar erweitern. Das heißt, dass Sie:
- als Arbeitnehmer auf dem aktuellen Stand bleiben oder das Unternehmen voranbringen.
- als Selbstständiger mit den Angeboten anderer Konkurrenten mithalten.
- sich als Bewerber einen Wissensvorteil sichern.
Anerkannt sind also fachlich spezifische Weiterbildungen, wie beispielsweise ein Kochkurs als Küchenhilfe oder ein Kardiologen-Kongress als entsprechender Facharzt. Den Sprachkurs für den nächsten Familienurlaub in Kanada akzeptiert das Finanzamt hingegen nicht. Anders verhält es sich mit einem Sprachkurs in Kanada, wenn dieser Fachvokabular für die entsprechende Berufsgruppe vermittelt.
Etwas schwammig ist die Gesetzgebung bei fachlich unspezifischen Weiterbildungen, die Sie in Sachen soft skills weiterbringen. Hier müssen Lerninhalte und Anwendung im Beruf offensichtlich sein. So wird der Bauarbeiter einen Rhetorik-Kurs nicht erstattet bekommen, der Manager hingegen schon.
Bei sogenannten Selbsterfahrungskursen steigen die Chancen auf steuerliche Anerkennung des Finanzamts, wenn der Arbeitgeber einen Teil der Kosten übernimmt. Denn so vermittelt dieser einen Mehrwert für den Beruf, beispielsweise bei den Fahrtkosten für einer Pilgerwallfahrt eines Pfarrers.
Welche Kosten lassen sich absetzen?
Prinzipiell sind folgende Aufwendungen absetzbar:
- Gebühren für Seminare, Tagungen, Workshops, Lehrgänge, Umschulungen
- Gebühren für Prüfungen
- Fahrtkosten für An- und Abreise mit 30 Cent pro Kilometer (Stand 2019), wenn die Fortbildung nicht in der Arbeitsstätte des Steuerpflichtigen erfolgt. Nutzen Sie die öffentlichen Verkehrsmittel, sind nur die tatsächlichen Kosten abzugsfähig.
Hinweis: Die Fahrtkosten für Fachtagungen sind nur steuerlich absetzbar, wenn Sie überwiegend aus beruflichem Interesse teilgenommen haben. Das heißt, es muss hervorgehen, dass Sie an diesem Tag Ihrer hauptberuflichen Beschäftigung nachgehen. Ein straffer Veranstaltungsplan mit Vorträgen von 9 bis 17 Uhr wäre so ein Fall. Davon unberührt bleibt natürlich die Freizeit nach Feierabend.
- Übernachtungskosten, wenn Sie mehrtägige Tagungen oder Umschulungen besuchen.
- Lehrmaterial, wie Fachbücher oder Schreibmaterial.
- Technische Ausstattung für die Fortbildung, wie beispielsweise ein Laptop oder ein bestimmtes E-Learning-Programm.
- Häusliches Arbeitszimmer, wenn Sie die Fort- und Weiterbildungen in Ihren eigenen vier Wänden vor- und nachbereiten.
- Verpflegung: Wenn Sie länger als 8 Stunden vom Heimatort entfernt sind, können Sie 12 Euro pro Tag für Essen und Trinken abrechnen, bei einer Übernachtung sogar 24 Euro.
Im Übrigen können Sie auch digitale Weiter- und Fortbildungen in Form von Online-Kursen geltend machen. Allerdings entfallen in diesem Fall die Fahrtkosten. Gut ist: Sie können anteilig die Internetkosten bei der Steuererklärung deklarieren.
Wie viel Kosten können Sie absetzen?
Ganz gleich, ob Sie Arbeitnehmer oder Selbstständiger sind: Sie können in unbegrenzter Höhe die Aufwendungen geltend machen, die im Bezugsjahr anfallen. Diese sind lediglich von dem zu versteuernden Einkommen abhängig.
Als Arbeitnehmer bietet sich die Auflistung nur an, wenn Sie den Pauschalbetrag von 1.000 Euro ausgeschöpft haben. Denn dieser Betrag ist im Einkommensteuergesetz bereits als Freibetrag für Werbungskosten abgegolten. Erst darüber können Sie zusätzliche Fortbildungskosten absetzen.
Als Selbstständiger, ganz gleich ob Gewerbetreibender oder Freiberufler, können Sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
Wie setzen Sie die Kosten ab?
Arbeitnehmer: Sofern Ihr Arbeitgeber nicht die Kosten übernimmt, können Sie die Aufwendungen anführen. Dafür füllen Sie bei der Steuererklärung ganz einfach Zeile 44 in der Anlage N aus. Unter dem Punkt „Werbungskosten: Fortbildungskosten“ tragen Sie den Betrag ein, den Sie für die berufliche Weiterbildungen in einem Kalenderjahr bezahlt haben. Zuschüsse vom Arbeitgeber, beispielsweise Reise- oder Übernachtungskosten, dürfen nicht doppelt verrechnet werden und sind vom Gesamtbetrag abzuziehen.
Belege müssen Sie nicht unbedingt abgeben, sollten diese aber gut aufbewahren für mögliche Rückfragen. So vermeiden Sie unnötigen Ärger mit dem Finanzamt. Die Behörde prüft anschließend, ob die Fortbildungskosten auf die Steuerschuld angerechnet werden. Ist dem so, verrechnet sie den Betrag direkt mit der Steuerschuld und erlässt den entsprechenden Steuerbescheid.
Als Selbstständiger lassen Sie die Kosten als Betriebsausgabe in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen.Wichtig ist, dass die Weiterbildung mit dem ausübenden Beruf im Zusammenhang steht. Auch in diesem Fall sollten Sie die Belege sammeln, um den Nachweis im Falle von Nachfragen erbringen zu können.
Unternehmen machen die Aufwendungen für die Qualifikation der Mitarbeiter ebenfalls als Betriebsausgaben steuerlich geltend.
Fazit
Fortbildungskosten sind immer dann von der Steuer absetzbar, wenn sie die berufliche Handlungsfähigkeit erhalten, anpassen oder erweitern und der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht bezahlt. Eine Obergrenze gibt es nicht, der Betrag ist vielmehr vom steuerpflichtigen Einkommen abhängig. Prinzipiell können Sie alles absetzen, was für die Weiterbildung anfällt: Die Gebühren für die Tagung oder das Seminar, Prüfungsgebühren, Fachliteratur, aber auch Fahrtkosten und Übernachtungen.
Arbeitnehmer erhalten per Gesetz einen Freibetrag von 1.000 Euro für Werbungskosten, worunter die Fortbildungs- und Weiterbildungskosten fallen. Eine explizite Auflistung für das Finanzamt macht daher nur Sinn, wenn die Aufwendungen innerhalb eines Jahres diesen Betrag übersteigen.
Ist dem so, tragen Sie bei der Steuererklärung die Kosten in der Anlage N in Zeile 44 bei den Werbungskosten ein. Als Selbstständiger sind die Kosten als Betriebsausgaben anzuführen. Wichtig für einen reibungslosen Ablauf ist das Aufbewahren der Belege für den Nachweis bei etwaigen Nachfragen des Finanzamts.
