Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Alles auf einen Blick:

• Eine Außenprüfung kann auf die Umsatzsteuer und bestimmte Zeiträume begrenzt werden.
• Im regulären Verfahren legt die Finanzbehörde den Umfang schriftlich oder elektronisch mit Rechtsbehelfsbelehrung fest.
• Geprüfte müssen steuerlich erhebliche Auskünfte, Unterlagen und Erläuterungen bereitstellen.
• Die Nachschau ist unangekündigt möglich und kann bei Anlass in eine Außenprüfung übergehen.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung Definition

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist eine auf umsatzsteuerliche Verhältnisse begrenzte Außenprüfung ^[1]. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass beschreibt so die Außenprüfung nach einem Übergang aus der Nachschau. Für sie gelten die Außenprüfungsregeln der Abgabenordnung (AO). Im regulären Verfahren bestimmt eine schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung den Umfang ^[2]. Die Umsatzsteuer-Nachschau beginnt dagegen außerhalb einer Außenprüfung. Geben die dabei gewonnenen Feststellungen hierzu Anlass, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Sonderprüfung übergegangen werden. Auf diesen Wechsel muss der Steuerpflichtige schriftlich hingewiesen werden (§§ 193, 196 AO, § 27b Umsatzsteuergesetz, UStG) ^{[3] [4]}.

Wie wird die Umsatzsteuer-Sonderprüfung berücksichtigt?

Prüfungsanordnung und angekündigter Beginn

Vor einer Außenprüfung sind Prüfungsanordnung sowie voraussichtlicher Beginn und Namen der Prüfer angemessene Zeit vorher bekannt zu geben, sofern dadurch der Prüfungszweck nicht gefährdet wird. § 197 AO nennt keine Mindesttageszahl. Der Steuerpflichtige kann auf die Frist verzichten. Auf Antrag soll die Behörde den Beginn verlegen, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Mit der Anordnung kann innerhalb angemessener Frist die Vorlage aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtiger Unterlagen verlangt werden. Sind diese angeforderten Unterlagen digital erstellt, sind die Daten in maschinell auswertbarem Format zu übertragen ^[5].

Prüfungsumfang, Mitwirkung und Prüfungsort

Regulär bestimmt die Prüfungsanordnung den Umfang der Außenprüfung. Werden angeforderte Unterlagen vorgelegt, sollen die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden. Diese Mitteilung beschränkt die Prüfung aber nicht auf die genannten Sachverhalte. Der Steuerpflichtige muss bei steuerlich erheblichen Feststellungen mitwirken, Auskünfte erteilen, Bücher, Aufzeichnungen und relevante Belege vorlegen sowie erforderliche Erläuterungen geben. Unterlagen sind in Geschäftsräumen vorzulegen. Fehlen geeignete Geschäftsräume, kommen Wohnräume oder die Amtsstelle in Betracht. Ein geeigneter Arbeitsplatz und notwendige Hilfsmittel sind unentgeltlich bereitzustellen. Die Prüfung findet während üblicher Geschäfts- oder Arbeitszeit statt ^[6].

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Angekündigte, umsatzsteuerbegrenzte Prüfung

Im fiktiven Fall erhält ein Handelsunternehmen 2026 eine schriftliche Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung. Sie bezeichnet Umsatzsteuer und Besteuerungszeiträume als Prüfungsumfang. Die Behörde teilt den voraussichtlichen Beginn und die Prüfernamen angemessene Zeit vorher mit, weil die Vorabinformation den Prüfungszweck nicht gefährdet. Das Unternehmen erkennt anhand der Anordnung, auf welche Steuer und Zeiträume sich die Außenprüfung bezieht. Es stellt die angeforderten umsatzsteuerlich relevanten Unterlagen bereit und beantwortet Fragen zu den Geschäftsvorfällen. Welche Steuerfestsetzungen später folgen, wird im Fall nicht vorgegeben. Ein konkreter Steuerbetrag wird hier nicht berechnet.

Ergebnis: Die Anordnung bestimmt Umfang und Verfahrensrahmen, nicht das steuerliche Ergebnis.

Beispiel 2: Übergang aus einer Umsatzsteuer-Nachschau

Im zweiten fiktiven Fall verlangt 2026 bei einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau ein Amtsträger Einsicht in relevante Unterlagen. Die festgestellten Sachverhalte geben nach Einschätzung der Behörde Anlass, als Außenprüfung fortzufahren. In diesem Sonderweg kann der Übergang ohne vorherige Prüfungsanordnung erfolgen. Die Behörde gibt dem Unternehmen den Übergang bekannt und weist schriftlich darauf hin. Prüfungszeitraum und Prüfungsumfang werden festgelegt. Das Unternehmen unterscheidet deshalb die ursprüngliche Nachschau von der anschließenden Außenprüfung. Für die anschließende Sonderprüfung gelten die Außenprüfungsregeln. Die Nachschau wird dadurch nicht rückwirkend zur Außenprüfung.

Ergebnis: Der gesetzliche Übergang ist möglich, aber nicht allein durch eine Nachschau automatisch ausgelöst.

Ausnahmen und Besonderheiten

Nachschau statt vorher angeordneter Außenprüfung

Die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG ist keine bloß kurzfristig angekündigte Sonderprüfung. Amtsträger können Grundstücke und Räume von Personen mit selbständiger gewerblicher oder beruflicher Tätigkeit während der Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung betreten, um steuerlich erhebliche Sachverhalte festzustellen. Betroffene müssen zweckdienliche Unterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Anlassgebende Feststellungen können zum schriftlich anzuzeigenden Übergang in eine Außenprüfung führen (§ 27b Abs. 1 bis 3 UStG).

Zulässigkeit bei unterschiedlichen Steuerpflichtigen

Die Außenprüfung ist nicht auf Unternehmen mit gewerblicher Tätigkeit beschränkt. § 193 Abs. 1 AO nennt auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe, freiberuflich Tätige und die dort bezeichneten Steuerpflichtigen. Bei anderen Steuerpflichtigen ist sie nur unter den Voraussetzungen des Absatzes 2 zulässig, etwa wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse aufklärungsbedürftig sind und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des Sachverhalts nicht zweckmäßig ist. Daher lässt sich die Zulässigkeit nicht allein aus dem Etikett „Umsatzsteuer-Sonderprüfung“ ableiten. Maßgeblich sind die gesetzliche Grundlage und die konkrete Prüfungsanordnung.

Vorteile

• bezeichneter Prüfungsumfang: Im regulären Verfahren legt die Prüfungsanordnung den Umfang der Außenprüfung schriftlich oder elektronisch fest.
• bekannter Prüfungsbeginn: Regulär werden Beginn und Prüfernamen vorab bekannt gegeben, sofern der Prüfungszweck nicht gefährdet ist.
• mitteilbare Schwerpunkte: Nach Vorlage angeforderter Unterlagen sollen die beabsichtigten Schwerpunkte genannt werden.

Nachteile

• umfangreiche Mitwirkung: Auskünfte, Belege, Erläuterungen und gegebenenfalls digitale Daten sind bereitzustellen.
• unverbindliche Schwerpunktsetzung: Mitgeteilte Schwerpunkte schränken die Außenprüfung nicht auf diese Sachverhalte ein.
• anlassgebender Übergang: Nachschaufeststellungen können ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung führen.

Jetzt unverbindlich anfragen & Steuerberater finden!

Fazit

Für die Vorbereitung empfiehlt die Redaktion, Verfahrensart, Prüfungsgegenstand und Zeitraum zu klären. Prüfen Sie bei einer regulären Sonderprüfung Prüfungsanordnung, angekündigten Beginn und Prüfernamen. Ordnen Sie angeforderte Unterlagen, gegebenenfalls die Umsatzsteuererklärung, den umsatzsteuerlichen Geschäftsvorfällen zu und organisieren Sie Erläuterungen sowie digitale Daten. Unterscheiden Sie mitgeteilte Schwerpunkte vom verbindlichen Prüfungsumfang. Beginnt der Vorgang als Nachschau, sind Anlass und schriftlicher Hinweis für einen Übergang zur Außenprüfung gesondert zu beachten. Die Verfahrensunterlagen bestimmen den Rahmen, nehmen aber kein steuerliches Ergebnis vorweg. Eine Nachzahlung oder Erstattung wird hier nicht berechnet.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Besonderheit gilt beim Einsatz mobiler Endgeräte?

Beim Einsatz mobiler Endgeräte in der Außenprüfung gilt die ortsunabhängige Tätigkeit als an Amtsstelle ausgeübt. § 200 Absatz 2 AO enthält diese besondere Zuordnung ausdrücklich. Daneben bestimmt die Vorschrift, dass Unterlagen in den Geschäftsräumen oder, wenn ein geeigneter Geschäftsraum fehlt, in Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen sind. Ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel sind unentgeltlich bereitzustellen. Die Befugnisse zum Datenzugriff bleiben nach dem Gesetz unberührt. Regulär wird der Prüfungsumfang gesondert in der Prüfungsanordnung nach § 196 AO bestimmt.

Wie wird der Betriebsinhaber bei einer Besichtigung einbezogen?

Bei einer Betriebsbesichtigung soll der Betriebsinhaber oder sein Beauftragter hinzugezogen werden. § 200 Absatz 3 AO verbindet diese Beteiligung mit der Befugnis der Prüfer, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen. Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt. Der Wortlaut unterscheidet damit die zulässige Besichtigung von der vorgesehenen Begleitung. Für die praktische Vorbereitung kann der Betrieb festlegen, wer die betrieblichen Räume und Abläufe erläutert. Die Hinzuziehung ersetzt nicht die Auskunfts- und Vorlagepflichten des Steuerpflichtigen im Rahmen der Prüfung.

Wie können Nachschaufeststellungen andere Steuern betreffen?

Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau festgestellte Verhältnisse können auch für andere Steuern ausgewertet werden, soweit ihre Kenntnis für die Besteuerung der betroffenen Person oder anderer Personen von Bedeutung sein kann. § 27b Absatz 4 UStG erlaubt diese Nutzung unter der genannten Voraussetzung. Die Feststellungen müssen für die Festsetzung und Erhebung solcher anderen Steuern erheblich sein können. Diese Auswertungsbefugnis ist von einem Übergang zur Außenprüfung zu unterscheiden. Sie bedeutet nicht, dass jede Nachschau automatisch eine Prüfung sämtlicher Steuerarten mit unverändertem Umfang auslöst.

Wann dürfen andere Betriebsangehörige befragt werden?

Der Außenprüfer kann andere Betriebsangehörige um Auskunft ersuchen, wenn der Steuerpflichtige oder die von ihm benannten Personen nicht auskunftsfähig sind, ihre Angaben zur Sachverhaltsklärung unzureichend sind oder Auskünfte des Steuerpflichtigen keinen Erfolg versprechen. Die Regelung erlaubt keine pauschale Befragung ohne Bezug zum Prüfungsgegenstand. Maßgeblich bleibt, dass es um die Feststellung von Sachverhalten geht, die für die Besteuerung erheblich sein können. Für die Prüfung ist deshalb wichtig, wer über die konkreten betrieblichen Abläufe tatsächlich Auskunft geben kann.

Wie werden digitale Rechnungen bei der Nachschau eingesehen?

Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau können die Amtsträger auf Verlangen gespeicherte Daten einsehen und das Datenverarbeitungssystem nutzen, soweit dies hierfür erforderlich ist. Die Daten müssen Sachverhalte betreffen, die der Nachschau unterliegen. § 27b Absatz 2 UStG erstreckt diese Befugnis ausdrücklich auch auf elektronische Rechnungen und sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format. Sie steht neben der Vorlage zweckdienlicher Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere sowie den verlangten Auskünften. Der Zugriff ist damit an die umsatzsteuerlich erheblichen Sachverhalte gebunden, nicht eine beliebige Durchsicht sämtlicher Daten.

Quellen

• [1] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 193 AO – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [2] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 196 AO – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [3] Bundesministerium der Finanzen, UStH 2024, UStAE27b.1 Absatz9: Übergang zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung und Verfahrensregeln. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [4] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 27b UStG – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [5] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 197 AO – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [6] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 200 AO – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.