Was ist die Umsatzsteuer-Nachschau?

Alles auf einen Blick

• Die Umsatzsteuer-Nachschau ist eine unangekündigte Maßnahme der Finanzbehörde außerhalb einer Außenprüfung.
• Betreten werden dürfen grundsätzlich geschäftlich genutzte Grundstücke und Räume während der Geschäfts- und Arbeitszeiten; Wohnräume sind besonders geschützt.
• Sobald nicht öffentlich zugängliche Geschäftsräume betreten oder Unterlagen und Auskünfte verlangt werden, hat sich der Amtsträger auszuweisen.
• Auf Verlangen müssen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden sowie relevante gespeicherte Daten vorgelegt oder zugänglich gemacht werden.
• Geben die Feststellungen Anlass, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergegangen werden; auf diesen Übergang ist schriftlich hinzuweisen.

Umsatzsteuer-Nachschau Definition

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist eine unangekündigte Kontrollmaßnahme der Finanzbehörde außerhalb einer Außenprüfung. Sie erlaubt das Betreten geschäftlich genutzter Grundstücke und Räume während der Geschäfts- und Arbeitszeiten, um umsatzsteuerlich erhebliche Sachverhalte festzustellen § 27b Abs. 1 Satz 1 UStG.

Wie wird die Umsatzsteuer-Nachschau berücksichtigt?

Im Besteuerungsverfahren ist die Umsatzsteuer-Nachschau nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung möglicher steuererheblicher Sachverhalte. Sie kommt insbesondere bei Existenzprüfungen neu gegründeter Unternehmen, im Zustimmungsverfahren nach § 168 Satz 2 AO, bei Auskunftsersuchen anderer Finanzämter zum Vorsteuerabzug und bei Amtshilfeersuchen anderer EU-Mitgliedstaaten in Betracht.

Sobald der Amtsträger der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten, Unterlagen anfordern oder Auskunft verlangen will, hat er sich auszuweisen. Betroffene Personen müssen auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen, soweit dies zur Feststellung einer steuerlichen Erheblichkeit zweckdienlich ist § 27b Abs. 2 Satz 1 UStG. Wurden die Unterlagen elektronisch erstellt, dürfen die gespeicherten Daten und auch elektronische Rechnungen eingesehen werden; soweit erforderlich, darf das Datenverarbeitungssystem genutzt werden § 27b Abs. 2 Sätze 2 und 3 UStG.

Die Umsatzsteuer-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Sie ist ein Betretungs- und Einsichtsrecht, kein Durchsuchungsinstrument. Geben die Feststellungen Anlass, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden; auf diesen Übergang ist schriftlich hinzuweisen § 27b Abs. 3 Sätze 1 und 2 UStG. Sollen auf Grundlage der Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu gewähren § 91 AO.

Praktische Beispiele

Die folgenden Rechenbeispiele zeigen typische Prüfansätze. Sie ersetzen keine Würdigung des Einzelfalls.

Beispiel 1: Abgleich zwischen beobachtetem Umsatz und Kassenaufzeichnung

In einem Ladengeschäft wird für einen Prüfungstag ein beobachteter Nettoumsatz von 1.000,00 Euro mit einer Kassenaufzeichnung von 800,00 Euro verglichen. Rechnung: 1.000,00 € − 800,00 € = 200,00 €; 200,00 € × 19 % = 38,00 €; 200,00 € + 38,00 € = 238,00 €.

Ergebnis: Die Differenz ist noch kein Steuerbescheid, kann aber ein konkreter Anlass für weitere Feststellungen in der Umsatzsteuer-Nachschau sein.

Beispiel 2: Elektronische Rechnung im Datenverarbeitungssystem

Eine Ausgangsrechnung liegt nur elektronisch im ERP-System vor. Der Nettobetrag beträgt 2.500,00 Euro. Rechnung: 2.500,00 € × 19 % = 475,00 €; 2.500,00 € + 475,00 € = 2.975,00 €.

Ergebnis: Die Finanzbehörde darf die gespeicherten Daten und die elektronische Rechnung direkt einsehen; ein Papierausdruck allein genügt nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass nicht.

Beispiel 3: Anlass für den Übergang in eine Außenprüfung

Während der Nachschau werden drei noch nicht verbuchte Ausgangsrechnungen über 1.200,00 Euro, 900,00 Euro und 900,00 Euro netto festgestellt. Rechnung: 1.200,00 € + 900,00 € + 900,00 € = 3.000,00 €; 3.000,00 € × 19 % = 570,00 €; 3.000,00 € + 570,00 € = 3.570,00 €.

Ergebnis: Solche Feststellungen können Anlass geben, ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung als Außenprüfung überzugehen.

Ausnahmen und Besonderheiten

• Wohnräume: Gegen den Willen des Inhabers dürfen Wohnräume nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden § 27b Abs. 1 Satz 2 UStG.
• kein Durchsuchungsrecht: Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Umsatzsteuer-Nachschau nicht. Das bloße Betreten oder Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist noch keine Durchsuchung.
• zeitliche Reichweite: Grundsätzlich ist das Betreten während der Geschäfts- und Arbeitszeiten zulässig. Auch außerhalb dieser Zeiten ist die Nachschau möglich, wenn im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird.
• andere Steuerarten: Feststellungen dürfen auch für andere Steuern ausgewertet werden, aber nur soweit ihre Kenntnis für die Besteuerung der betroffenen oder anderer Personen von Bedeutung sein kann § 27b Abs. 4 UStG.
• fehlende Mitwirkung: Kommt der Unternehmer seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, liegt es im Ermessen des Amtsträgers, zu einer Außenprüfung nach § 193 AO überzugehen.
• geänderte Steuerfestsetzung: Sollen aufgrund der Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist vorab rechtliches Gehör zu gewähren § 91 AO.

Vorteile

• punktuelle Kontrolle: Die Maßnahme ist auf umsatzsteuerlich erhebliche Sachverhalte begrenzt und keine umfassende Außenprüfung.
• zeitnahe Aufklärung: Auffälligkeiten können unmittelbar vor Ort festgestellt und zeitnah weiter aufgeklärt werden.
• digitaler Zugriff: Elektronische Rechnungen und gespeicherte Daten dürfen unmittelbar eingesehen werden.
• klarer Übergang: Reicht die Nachschau nicht aus, ist der Wechsel in eine Außenprüfung rechtlich geordnet und schriftlich kenntlich zu machen.

Nachteile

• unangekündigte Belastung: Betriebe müssen kurzfristig reagieren und Zuständigkeiten sofort klären.
• hohe Mitwirkung: Unterlagen, Auskünfte und Datenzugriffe müssen unmittelbar verfügbar sein.
• weitergehende Folgen: Feststellungen können eine Außenprüfung auslösen und unter Voraussetzungen auch für andere Steuerarten verwendet werden.
• begrenzte Hemmung: Ein Einspruch gegen Verwaltungsakte stoppt die Nachschau grundsätzlich nicht automatisch.

Fazit

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist ein scharfes, aber klar begrenztes Instrument des Besteuerungsverfahrens. Sie erlaubt der Finanzbehörde unangekündigte Feststellungen vor Ort, ohne bereits eine Außenprüfung zu sein. Für Unternehmer bedeutet das vor allem: betriebliche Unterlagen, digitale Rechnungen und interne Zuständigkeiten sollten jederzeit geordnet sein. Zugleich setzt das Gesetz Grenzen, etwa beim Schutz von Wohnräumen, beim fehlenden Durchsuchungsrecht und beim schriftlich kenntlich zu machenden Übergang in eine Außenprüfung. Wer seine Prozesse sauber dokumentiert, reduziert das Risiko unnötiger Konflikte deutlich.

Häufige Fragen (FAQ)

Was dürfen Amtsträger bei einer Umsatzsteuer-Nachschau verlangen?

Verlangt werden können Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und Auskünfte, soweit sie die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte betreffen. Wurden die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, dürfen auch gespeicherte Daten und elektronische Rechnungen eingesehen werden.

Wann darf das Finanzamt Geschäftsräume betreten?

Betreten werden dürfen Grundstücke und Räume grundsätzlich während der Geschäfts- und Arbeitszeiten. Auch außerhalb dieser Zeiten ist eine Umsatzsteuer-Nachschau möglich, wenn im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird.

Warum ist die Umsatzsteuer-Nachschau keine Außenprüfung?

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ordnet sie ausdrücklich als besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung möglicher steuererheblicher Sachverhalte ein. Deshalb gelten die Vorschriften der Außenprüfung grundsätzlich nicht, bis ein formeller Übergang nach § 27b Abs. 3 UStG erfolgt.

Wann geht die Umsatzsteuer-Nachschau in eine Außenprüfung über?

Ein Übergang kommt in Betracht, wenn die bei der Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben. Dann kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden; der Unternehmer ist hierauf schriftlich hinzuweisen.

Was gilt für Wohnräume?

Wohnräume genießen einen stärkeren Schutz als geschäftlich genutzte Räume. Gegen den Willen des Inhabers dürfen sie nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Welche Rechtsbehelfe kommen in Betracht?

Im Rahmen der Nachschau ergangene Verwaltungsakte können mit Einspruch angefochten werden. Der Einspruch hat jedoch grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung; wurden die Feststellungen später in einem Steuerbescheid berücksichtigt, muss regelmäßig auch dieser Bescheid angefochten werden.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Fehlen Aufzeichnungen oder wird der Mitwirkungspflicht nicht nachgekommen, kann das zunächst den Übergang in eine Außenprüfung auslösen. Lassen sich Besteuerungsgrundlagen später nicht ermitteln oder berechnen, kommt außerdem eine Schätzung nach § 162 AO in Betracht.

Quellen

1. Definition, Betretungsrecht, Wohnraumschutz, Mitwirkungspflichten, Datenzugriff, Übergang in die Außenprüfung und Auswertung für andere Steuerarten: § 27b UStG, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
2. Einordnung als keine Außenprüfung, Ausweispflicht, fehlendes Durchsuchungsrecht, zulässige Zeiten, digitale Einsicht, rechtliches Gehör, fehlende Ablaufhemmung, Einspruch und schriftlicher Hinweis: Abschnitt 27b.1 UStAE, aktueller UStAE Stand 19. Dezember 2025, abgerufen am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
3. Zulässigkeit der Außenprüfung: § 193 AO, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
4. Prüfungsanordnung bei der Außenprüfung: § 196 AO, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
5. Anhörung Beteiligter: § 91 AO, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
6. Schätzung von Besteuerungsgrundlagen: § 162 AO, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
7. Regelsteuersatz in den Rechenbeispielen: § 12 Abs. 1 UStG, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
8. Einspruch und fehlende aufschiebende Wirkung: § 347 AO und § 361 AO, abgerufen am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)