Alles auf einen Blick
- Das Identifikationsmerkmal dient dazu, Personen und Unternehmen in Steuerverfahren eindeutig zuzuordnen.
- Für natürliche Personen gibt es die Identifikationsnummer, für wirtschaftlich Tätige die Wirtschafts-Identifikationsnummer.
- Die Nummern werden zentral vergeben und sollen dauerhaft genutzt werden.
- Welche Nummer anzugeben ist, hängt vom jeweiligen Verfahren und von der betroffenen Person oder dem Unternehmen ab.
- In manchen Übergangsfällen sind gesetzlich zugelassene Ersatzangaben möglich.
Identifikationsmerkmal Definition
Das Identifikationsmerkmal ist das vom Bundeszentralamt für Steuern vergebene einheitliche und dauerhafte Merkmal zur eindeutigen Identifizierung in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Natürliche Personen erhalten eine Identifikationsnummer, wirtschaftlich Tätige eine Wirtschafts-Identifikationsnummer, § 139a Abs. 1 Sätze 1 bis 3 AO.
Wie wird das Identifikationsmerkmal berücksichtigt?
Im Steuerverfahren ist zunächst zu unterscheiden, welche Personengruppe betroffen ist. Natürliche Personen erhalten die Identifikationsnummer; wirtschaftlich Tätige erhalten die Wirtschafts-Identifikationsnummer. Wirtschaftlich Tätige im Sinne des Gesetzes sind natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, juristische Personen und Personenvereinigungen, § 139a Abs. 1 Satz 3 und Abs. 3 AO.
Bei natürlichen Personen wird die Identifikationsnummer automatisch vergeben. Nach den Angaben des BZSt erhalten neugeborene Kinder sowie neu in Deutschland gemeldete Bürgerinnen und Bürger die Steueridentifikationsnummer automatisch; sie bleibt ein Leben lang gültig und ändert sich auch bei Umzug oder Heirat nicht. Bei Verlust kann sie erneut beim BZSt angefordert werden; außerdem findet sie sich regelmäßig im Einkommensteuerbescheid oder auf der Lohnsteuerbescheinigung.
In Spezialverfahren wird das Identifikationsmerkmal durch besondere Einzelvorschriften operationalisiert. So muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis seine Identifikationsnummer und den Tag der Geburt mitteilen; der Arbeitgeber ruft die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale unter Verwendung seiner Wirtschafts-Identifikationsnummer ab, § 39e Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und Satz 3 EStG. Für elektronische Drittmeldungen verlangt § 93c Abs. 1 Nr. 2 AO je nach Fall die Identifikationsnummer nach § 139b AO oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO; soweit diese noch nicht vergeben wurde, nennt das Gesetz ausdrücklich die Steuernummer als Ersatzangabe. Auch bei Kapitalertragsteuer-Mitteilungen arbeitet § 45b Abs. 2 EStG mit dieser Logik und lässt, soweit das Identifikationsmerkmal oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer noch nicht vergeben wurde, bestimmte Ersatzkennungen oder die Steuernummer zu.
Für die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist die jüngere Einführung besonders wichtig. Nach § 1 Abs. 1 WIdV wurde sie am 24. Oktober 2024 eingeführt; allen nicht bereits nach § 1 Abs. 2 oder 3 WIdV erfassten wirtschaftlich Tätigen wird sie ab 1. Juli 2025 zugeteilt. Praktisch erfolgt die Zuteilung nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums automatisch durch das BZSt; bei Neugründungen im steuerlichen Erfassungsverfahren, bei bestehenden Unternehmen stufenweise bis zum Ende des Jahres 2027, ohne gesonderten Antrag.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Arbeitnehmer beim Jobbeginn
Beim Eintritt in ein Dienstverhältnis muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Identifikationsnummer und den Tag der Geburt mitteilen; der Arbeitgeber verwendet für den Abruf der ELStAM seine Wirtschafts-Identifikationsnummer, § 39e Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und Satz 3 EStG.
| Prüfschritt | Praxis | Folge |
|---|---|---|
| Eintritt ins Dienstverhältnis | Arbeitnehmer teilt IdNr und Geburtsdatum mit | Abruf kann vorbereitet werden |
| Authentifizierung des Arbeitgebers | Arbeitgeber übermittelt seine W-IdNr. und die Arbeitnehmerdaten | ELStAM-Abruf wird ausgelöst |
| Laufender Lohnsteuerabzug | Arbeitgeber übernimmt die abgerufenen Merkmale ins Lohnkonto | Lohnsteuer wird nach ELStAM erhoben |
Ergebnis: Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber wirken im selben Verfahren zwei unterschiedliche Identifikationsmerkmale zusammen: die IdNr. des Arbeitnehmers und die W-IdNr. des Arbeitgebers.
Beispiel 2: Elektronische Datenübermittlung durch eine mitteilungspflichtige Stelle
Übermittelt ein Dritter steuerliche Daten elektronisch an die Finanzbehörden, muss der Datensatz bei natürlichen Personen die Identifikationsnummer nach § 139b AO enthalten; bei nicht natürlichen Personen ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO anzugeben oder, wenn diese noch nicht vergeben wurde, die Steuernummer, § 93c Abs. 1 Nr. 2 Buchst. c und d AO.
| Prüfschritt | Praxis | Folge |
|---|---|---|
| Steuerpflichtiger ist natürliche Person | Datensatz enthält Name, Anschrift, Geburtsdatum und IdNr. | Person ist eindeutig zuordenbar |
| Steuerpflichtiger ist keine natürliche Person | Datensatz enthält Firma oder Name und W-IdNr. | Unternehmen ist eindeutig zuordenbar |
| W-IdNr. ist noch nicht vergeben | Datensatz enthält statt der W-IdNr. die Steuernummer | Übermittlung bleibt zulässig |
Ergebnis: Das Gesetz arbeitet nicht mit einem starren Einheitswert, sondern mit einer differenzierten Zuordnung nach Personentyp und Verfahrensstand.
Beispiel 3: Kapitalertragsteuer-Bescheinigung und Meldedatensatz
Bei Kapitalerträgen muss die auszahlende Stelle dem BZSt ihr Identifikationsmerkmal mitteilen; soweit dieses nicht vergeben wurde, kommen nach § 45b Abs. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG der LEI, die EUID oder die Steuernummer in Betracht. Beim Gläubiger der Kapitalerträge ist bei natürlichen Personen die Identifikationsnummer nach § 139b AO anzugeben; bei anderen Gläubigern die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO oder, wenn diese noch nicht vergeben wurde, wiederum eine gesetzlich zugelassene Ersatzkennung oder die Steuernummer, § 45b Abs. 2 Nr. 2 Buchst. a und b EStG.
| Prüfschritt | Praxis | Folge |
|---|---|---|
| Auszahlende Stelle meldet sich selbst | Identifikationsmerkmal oder zulässige Ersatzkennung wird verwendet | Stelle ist formal identifiziert |
| Gläubiger ist natürliche Person | IdNr. wird gemeldet | Personenzuordnung erfolgt personenbasiert |
| Gläubiger ist Gesellschaft | W-IdNr. oder zulässige Ersatzkennung wird gemeldet | Unternehmenszuordnung erfolgt unternehmensbezogen |
Ergebnis: Im Kapitalertragsteuerverfahren unterscheidet das Gesetz ausdrücklich zwischen natürlichen Personen und sonstigen Rechtsträgern und eröffnet nur in den gesetzlich genannten Fällen Ersatzkennungen.
Ausnahmen und Besonderheiten
Eine wichtige Besonderheit ist die gesetzlich angeordnete Ersatzlogik. § 93c Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a, b und d AO erlaubt in elektronischen Drittmeldungen die Steuernummer, soweit das Identifikationsmerkmal oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer nicht vergeben wurde. § 45b Abs. 2 Nr. 1 Buchst. b und Nr. 2 Buchst. b EStG geht für Kapitalertragsteuer-Mitteilungen noch weiter und nennt in diesen Fällen zusätzlich den LEI oder die EUID. Diese Ersatzangaben gelten also nicht allgemein, sondern nur soweit die jeweilige Spezialnorm sie ausdrücklich zulässt.
Besonders ist ferner die begrenzte Verwendbarkeit außerhalb der Finanzverwaltung. Andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen dürfen die Identifikationsnummer ohne Einwilligung nur in den in § 139b Abs. 2 AO genannten Fällen verarbeiten; für die Wirtschafts-Identifikationsnummer bestimmt § 139c Abs. 2 AO ebenfalls eine zweckgebundene Verarbeitung. Das Identifikationsmerkmal ist damit kein frei verwendbares Universalmerkmal für beliebige Verwaltungs- oder Geschäftszwecke.
Bei wirtschaftlich Tätigen kommt als weitere Besonderheit die Gliederung über Unterscheidungsmerkmale hinzu. Die W-IdNr. beginnt mit „DE“ und wird für jede wirtschaftliche Tätigkeit, jeden Betrieb und jede Betriebstätte um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt; der ersten Tätigkeit wird „00001“ zugeordnet, § 139c Abs. 1 Satz 2 und 3, Abs. 5a Sätze 1 und 2 AO. Praktisch ist außerdem zu beachten, dass die W-IdNr. nicht dieselbe Funktion wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat; nach den BMF-FAQ dient die USt-IdNr. dem innergemeinschaftlichen Handel, während die W-IdNr. primär für steuerliche Zwecke innerhalb Deutschlands verwendet wird.
Vorteile
eindeutige Zuordnung: Das Identifikationsmerkmal dient ausdrücklich der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren und schafft damit eine belastbare Zuordnung von Anträgen, Erklärungen und Mitteilungen, § 139a Abs. 1 Satz 1 AO.
dauerhafte Vergabe: Das Gesetz ordnet ein dauerhaftes Merkmal an; bei der IdNr. bestätigt das BZSt zusätzlich die lebenslange Gültigkeit auch bei Umzug oder Heirat, § 139a Abs. 1 Satz 1 AO.
digitale Verfahren: In ELStAM-, Drittmelde- und Kapitalertragsteuerverfahren ermöglicht das Identifikationsmerkmal standardisierte elektronische Prozesse mit klaren Rollen für natürliche Personen und Unternehmen.
strukturierte Gliederung: Die W-IdNr. kann durch das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal mehrere Tätigkeiten, Betriebe und Betriebstätten desselben wirtschaftlich Tätigen sauber auseinanderhalten, § 139c Abs. 5a AO.
Nachteile
mehrfache Nummernwelt: In der Praxis müssen Betroffene je nach Verfahren zwischen IdNr., W-IdNr., USt-IdNr. und teilweise weiterhin der Steuernummer unterscheiden; die BMF-FAQ grenzen W-IdNr. und USt-IdNr. ausdrücklich funktional voneinander ab.
mehrstufige Einführung: Die W-IdNr. wird nicht in allen Bestandsfällen gleichzeitig sichtbar; bestehende Unternehmen erhalten sie nach den BMF-FAQ stufenweise bis Ende 2027, weshalb Übergangs- und Parallelkonstellationen fortbestehen.
zweckgebundene Nutzung: Andere Stellen dürfen IdNr. und W-IdNr. nur innerhalb enger gesetzlicher Grenzen verarbeiten, sodass ein einmal vorhandenes Merkmal nicht frei in beliebige andere Prozesse übernommen werden darf, § 139b Abs. 2 und § 139c Abs. 2 AO.
verfahrensabhängige Mitteilung: Die richtige Angabe hängt vom jeweiligen Steuerverfahren und vom Rechtsträgertyp ab; schon im Lohnsteuerabzug, in Drittmeldungen und bei Kapitalerträgen gelten unterschiedliche Datensätze und Ersatzregeln.
Fazit
Das Identifikationsmerkmal ist kein bloßer Sammelbegriff für irgendeine Steuernummer, sondern das gesetzlich definierte Ordnungskriterium der AO für die eindeutige Identifizierung im Steuer- und Verwaltungsverfahren. Entscheidend ist die saubere Trennung zwischen IdNr. für natürliche Personen und W-IdNr. für wirtschaftlich Tätige. In der Praxis kommt es zusätzlich auf das jeweilige Verfahren an, weil Spezialnormen für ELStAM, Drittmeldungen und Kapitalertragsteuer eigene Mitteilungspflichten und ausdrücklich begrenzte Ersatzangaben vorsehen.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Identifikationsmerkmal, Identifikationsnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Der Oberbegriff ist das Identifikationsmerkmal. Nach § 139a Abs. 1 Satz 3 AO erhalten natürliche Personen eine Identifikationsnummer, wirtschaftlich Tätige eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Der Begriff bezeichnet also die gesetzliche Klammer, während IdNr. und W-IdNr. die beiden konkret vergebenen Ausprägungen sind.
Wer erhält die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Wirtschaftlich Tätige im Sinne des § 139a Abs. 3 AO erhalten die W-IdNr.; dazu zählen natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, juristische Personen und Personenvereinigungen. Die Nummer beginnt mit „DE“ und wird rechtlich auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde vergeben; für die Betroffenen erfolgt die Zuteilung nach den BMF-FAQ automatisch durch das BZSt.
Wie erhalte ich meine Identifikationsnummer als natürliche Person?
Neugeborene Kinder sowie neu in Deutschland gemeldete Personen erhalten die Steueridentifikationsnummer automatisch. Bei Verlust kann die Nummer online erneut beim BZSt angefordert werden; regelmäßig findet sie sich außerdem im Einkommensteuerbescheid und auf der Lohnsteuerbescheinigung.
Was muss ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitteilen?
Bei Eintritt in das Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitzuteilen, wie die Identifikationsnummer und der Tag der Geburt lauten, § 39e Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 EStG. Auf dieser Grundlage ruft der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale unter Verwendung seiner Wirtschafts-Identifikationsnummer ab, § 39e Abs. 4 Satz 3 EStG.
Was gilt, wenn eine Wirtschafts-Identifikationsnummer noch nicht vergeben wurde?
Soweit die einschlägige Spezialnorm dies ausdrücklich vorsieht, darf anstelle der W-IdNr. eine Ersatzangabe verwendet werden. § 93c Abs. 1 Nr. 2 Buchst. d AO nennt in diesem Fall die Steuernummer; § 45b Abs. 2 Nr. 2 Buchst. b EStG lässt bei Kapitalerträgen unter anderem ebenfalls die Steuernummer sowie bestimmte weitere Kennungen zu.
Wo liegt der praktische Unterschied zwischen W-IdNr. und USt-IdNr.?
Die BMF-FAQ unterscheiden die Funktionen klar. Die USt-IdNr. dient dem innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der Europäischen Union, während die W-IdNr. ein Identifikationsmerkmal für Unternehmen in Deutschland ist und primär für steuerliche Zwecke innerhalb Deutschlands verwendet wird.
Wie lange bleibt die Identifikationsnummer gültig?
Die IdNr. bleibt nach den Angaben des BZSt ein Leben lang gültig und ändert sich auch bei Umzug oder Heirat nicht. Gesetzlich ergänzt § 139b Abs. 1 AO, dass eine natürliche Person nicht mehr als eine Identifikationsnummer erhalten darf und jede Identifikationsnummer nur einmal vergeben werden darf.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen, AO-Handbuch 2025, § 139a AO „Identifikationsmerkmal“, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundesministerium der Finanzen, AO-Handbuch 2025, § 139b AO „Identifikationsnummer“, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundesministerium der Finanzen, AO-Handbuch 2025, § 139c AO „Wirtschafts-Identifikationsnummer“, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundesministerium der Finanzen, AO-Handbuch 2025, § 93c AO „Datenübermittlung durch Dritte“, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet, EStG, § 39e und § 45b, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundeszentralamt für Steuern, „Steueridentifikationsnummer erhalten“, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ „Wirtschafts-Identifikationsnummer“, abgerufen am 9. März 2026.
- Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet, WIdV, § 1, abgerufen am 9. März 2026.