Alles auf einen Blick:
- Die GoBD wurden am 14. Juli 2025 aktualisiert und berücksichtigen die obligatorische E-Rechnung für B2B-Umsätze seit 1. Januar 2025.
- Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Bücher/Jahresabschlüsse; 8 Jahre für Buchungsbelege; 6 Jahre für andere Unterlagen wie Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO n. F. ab 01.01.2025).
- Bußgelder bei Nichtbeachtung: bis zu 50.000 Euro bei leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder bei Steuergefährdung (§ 379 AO) gestufte Bußgeldobergrenzen je nach Tatbestand (bis 5.000 €, 10.000 €, 25.000 €; teils 30.000 €).
- Verfahrensdokumentation ist Pflicht und muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar sein.
- Elektronische Speicherung in EU-Mitgliedstaaten zulässig, Datenzugriff durch das Finanzamt muss vollständig gewährleistet sein.
GoBD Definition
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie regeln die technischen und organisatorischen Anforderungen an die digitale Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 HGB). Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die Bücher führen – auch wenn diese freiwillig geführt werden (auf Grundlage der AO/HGB und BMF-Schreiben).
Wie wird die GoBD berücksichtigt?
Die Einhaltung der GoBD erfolgt durch Beachtung von 6 Kernprinzipien, die in der Buchführung und Aufbewahrung gelten. Diese Prinzipien sichern die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Geschäftsvorfälle müssen lückenlos nachvollziehbar sein (§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB). Das Finanzamt muss jederzeit nachvollziehen können, welche Transaktionen stattgefunden haben und wie diese in den Büchern erfasst wurden. Eine schlüssige und vollständige Verfahrensdokumentation ist hierfür erforderlich.
Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechte Erfassung
Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst werden (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Die Erfassung muss sachlich und rechnerisch richtig erfolgen und zeitnah vorgenommen werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
Ordnung und Unveränderbarkeit
Die Buchführung muss systematisch geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Buchungen dürfen nicht nachträglich verändert werden; der ursprüngliche Inhalt muss ersichtlich bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Unveränderbarkeit kann durch Hardware, Software oder organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden.
Verfahrensdokumentation
Eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Diese muss sowohl aktuelle als auch historische Verfahrensinhalte während der Aufbewahrungsfrist nachweisen. Die Dokumentation ermöglicht es, das Buchführungssystem nachzuvollziehen und zu überprüfen.
Elektronische Speicherung und Datenzugriff
Elektronische Speicherung ist zulässig bei Einhaltung der GoBD (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Rechnungsprogrammdaten müssen in maschinenlesbarer und unveränderlicher Form gespeichert werden. Das Finanzamt kann unmittelbaren Zugriff auf Daten, Datenträgerüberlassung oder maschinell auswertbare Auswertungen verlangen (§ 147 Abs. 6 AO).
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Elektronische Rechnungsspeicherung mit E-Rechnung
Ein Einzelhandelsunternehmen erhält seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) von seinen Lieferanten. Das Unternehmen muss diese Rechnungen in einem System speichern, das Unveränderbarkeit gewährleistet und eine vollständige Verfahrensdokumentation aufweist.
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Speicherformat | EN 16931-konform (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) |
| Unveränderbarkeit | Sperren, Schreibschutz, Logging |
| Datenzugriff | Maschinell auswertbar für Finanzamt |
| Verfahrensdokumentation | Dokumentation des Systems erforderlich |
| Aufbewahrungsfrist | 8 Jahre (für Buchungsbelege, § 147 Abs. 3 AO n. F.) |
Ergebnis: Das Unternehmen erfüllt die GoBD-Anforderungen für E-Rechnungen und kann bei einer Betriebsprüfung alle Unterlagen nachweisen.
Beispiel 2: Kassenführung mit täglicher Erfassung
Ein Einzelhandelsgeschäft führt eine elektronische Kasse. Täglich werden alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben erfasst. Nach 5 Jahren erfolgt ein Systemwechsel zu einer neuen Kassensoftware.
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Tägliche Erfassung | Kasseneinnahmen täglich festgehalten |
| Zeitgerechte Buchung | Erfassung am Geschäftstag |
| Nachvollziehbarkeit | Jede Transaktion mit Zeitstempel |
| Systemwechsel nach 5 Jahren | Maschinell auswertbare Speicherung auf Datenträger |
| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre für Kassenbücher |
Ergebnis: Das Unternehmen erfüllt die Anforderung der zeitgerechten Erfassung und kann bei Systemwechsel auf maschinell auswertbare Speicherung ausweichen.
Ausnahmen und Besonderheiten
Auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG müssen die GoBD-Grundsätze bei Büchern, Aufzeichnungen und E-Rechnungen einhalten. § 14b UStG regelt Aufbewahrungsdauer von Rechnungen, enthält aber keine Ausnahme von GoBD-Anforderungen.
Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in EU-Mitgliedstaaten geführt und aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 2a AO). Speicherung in Drittländern ist auf Antrag möglich, aber der Datenzugriff muss vollständig gewährleistet sein (§ 146 Abs. 2b und 2c AO).
Bei Systemwechsel bleibt während der gesamten Aufbewahrungsfrist maßgeblich: Daten müssen maschinell auswertbar und lesbar bleiben. Aufbewahrung auf Datenträger ist zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO erfüllt sind (keine 5-Jahres-Sonderregel).
Vorteile
digitale Effizienz: Die elektronische Speicherung ermöglicht schnelle Suche, Sortierung und Auswertung von Geschäftsvorfällen ohne physische Archivierung.
automatisierter Datenzugriff: Das Finanzamt kann direkt auf maschinell auswertbare Daten zugreifen und Betriebsprüfungen effizienter durchführen.
internationale Mobilität: Speicherung in EU-Mitgliedstaaten erlaubt Unternehmen, ihre Daten an verschiedenen Standorten zu verwalten.
verlässliche Nachvollziehbarkeit: Die Verfahrensdokumentation schafft Transparenz und reduziert Missverständnisse bei Prüfungen.
manipulationssichere Archivierung: Unveränderbarkeitsmaßnahmen schützen vor Datenverfälschung und betrügerischen Änderungen.
Nachteile
hohe technische Anforderungen: Die Implementierung von maschinenlesbarer Speicherung und Unveränderbarkeitsmaßnahmen erfordert spezialisierte Systeme und Fachkompetenz.
umfassende Dokumentationspflicht: Die Verfahrensdokumentation muss vollständig und aussagekräftig sein, was erheblichen Aufwand bedeutet.
strikte Aufbewahrungsfristen: Bücher 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, andere Unterlagen 6 Jahre – was großen Speicherplatz erfordert.
komplexe E-Rechnung-Anforderungen: Seit 2025 müssen B2B-Rechnungen in zulässigen Formaten vorliegen, was Systemanpassungen verursacht.
hohe Bußgelder: Bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder bis zu 50.000 Euro bei leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder gestaffelte Bußgeldobergrenzen bei Steuergefährdung (§ 379 AO), was erhebliche finanzielle Risiken mit sich bringt.
Fazit
Die GoBD sind essenzielle Grundsätze für die ordnungsmäßige elektronische Buchführung und regeln Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 HGB). Die Aktualisierung vom 14. Juli 2025 berücksichtigt die obligatorische E-Rechnung für B2B-Umsätze seit 1. Januar 2025 und schafft Klarheit bei der Speicherung und dem Datenzugriff. Unternehmen müssen eine vollständige Verfahrensdokumentation führen, Aufbewahrungsfristen einhalten (10 Jahre Bücher, 8 Jahre Buchungsbelege, 6 Jahre weitere Unterlagen) und Unveränderbarkeitsmaßnahmen implementieren. Bei Nichtbeachtung drohen erhebliche Bußgelder bis zu 50.000 Euro bei leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder gestaffelte Bußgeldobergrenzen bei Steuergefährdung (§ 379 AO). Implementieren Sie ein GoBD-konformes System mit zertifizierten Lösungen und dokumentieren Sie Ihre Verfahren sorgfältig, um Betriebsprüfungen erfolgreich zu bestehen.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen GoBD und E-Bilanz?
Die GoBD regeln die Anforderungen an die ordnungsmäßige Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Die E-Bilanz ist dagegen die elektronische Übermittlung der Bilanz an das Finanzamt. Während GoBD technische und organisatorische Standards setzen, ist die E-Bilanz ein Übermittlungsformat für Jahresabschlüsse.
Müssen Kleinunternehmer die GoBD einhalten?
Ja, auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG müssen die GoBD-Grundsätze bei Büchern, Aufzeichnungen und E-Rechnungen vollständig einhalten. Es gibt keine Ausnahme von GoBD-Anforderungen; § 14b UStG regelt nur Aufbewahrungsdauer von Rechnungen, nicht die Befreiung von GoBD-Grundsätzen.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen sind gestaffelt: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher/Jahresabschlüsse, 6 Jahre für empfangene/abgesandte Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO n. F. ab 01.01.2025). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder empfangen wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?
Zulässig sind E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG, die der EN 16931 entsprechen. XRechnung und ZUGFeRD (in geeigneten Versionen) können diese Anforderungen erfüllen, sind aber nicht ausschließlich vorgeschrieben. Maßgeblich ist die EN 16931-Konformität, nicht ein spezielles Dateiformat.
Kann ich meine Daten in der Cloud speichern?
Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in EU-Mitgliedstaaten geführt und aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 2a AO). Speicherung in Drittländern ist auf Antrag möglich, aber das Finanzamt muss vollständigen Datenzugriff haben (§ 146 Abs. 2b und 2c AO). Die Cloud-Lösung muss Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation erfüllen.
Was passiert bei Nichtbeachtung der GoBD?
Bei Nichtbeachtung der GoBD drohen Bußgelder bis zu 50.000 Euro bei leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder bei Steuergefährdung (§ 379 AO) gestaffelte Bußgeldobergrenzen je nach Tatbestand (bis 5.000 €, 10.000 €, 25.000 € oder 30.000 €). Das Finanzamt kann zudem die Betriebsprüfung intensivieren und Schätzungen vornehmen, wenn Unterlagen nicht nachvollziehbar sind.
Muss ich eine Verfahrensdokumentation führen?
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht und muss aussagekräftig und vollständig sein. Sie muss sowohl aktuelle als auch historische Verfahrensinhalte während der Aufbewahrungsfrist nachweisen. Die Dokumentation ist essenzielle Grundlage für die Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen.
Quellen & weiterführende Informationen
Bundesministerium der Finanzen. "GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (2. Änderung)." https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesfinanzhof. "Abgabenordnung (AO) – §§ 146, 147 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufbewahrung." https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundeszentralamt für Steuern. "Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) – Anhang 64: GoBD." https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesministerium der Finanzen. "E-Rechnung 2025 – Obligatorische elektronische Rechnung für B2B-Umsätze." https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html Zugriff am 15. Januar 2025.