Alles auf einen Blick:
- Das Fahrtenbuch ist eine Alternative zur 1%-Regelung bei der Besteuerung von Dienstwagen nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG.
- Es muss zeitnah und fortlaufend in geschlossener Form geführt werden, wobei nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sein müssen.
- Mindestangaben: Datum, Kilometerstand Anfang und Ende, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
- Elektronische Fahrtenbücher müssen nach der BFH-Entscheidung vom 12. Januar 2024 ebenfalls in geschlossener Form vorliegen.
Fahrtenbuch Definition
Das Fahrtenbuch ist ein Nachweisinstrument zur Dokumentation der beruflich veranlassten Fahrten eines Dienstwagens. Nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG kann der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung eines Firmenwagens durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch mit den tatsächlichen Kosten ermittelt werden. Dies stellt eine Alternative zur pauschalen 1%-Regelung dar.
Wie wird das Fahrtenbuch berücksichtigt?
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und fortlaufend in einer geschlossenen äußeren Form geführt werden. Diese Form muss nachträgliche Einfügungen oder Änderungen ausschließen oder diese zumindest als solche erkennbar machen. Diese Anforderung ergibt sich aus der Rechtsprechung (BFH, Urteil vom 09.11.2005, VI R 27/05; BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04) und der Verwaltungsauffassung im amtlichen Einkommensteuer-Handbuch (LStH, Anhang 24 – „Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kfz", mit Verweisen auf R 8.1 LStR).
Mindestangaben im Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten: Datum der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner (vgl. BFH VI R 27/05; VI R 64/04). Für Privatfahrten ist eine zusammenfassende Kilometerangabe zulässig. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erlaubt das LStH vereinfachte Vermerksmöglichkeiten unter Verweis auf die jeweiligen Vereinfachungen in R 8.1 LStR.
Elektronische Fahrtenbücher
Nach der BFH-Entscheidung vom 12. Januar 2024 (Beschl. VI B 37/23) muss auch ein elektronisches Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder vollständig dokumentiert sein. Diese Anforderung bestätigt die seit langem geltenden Standards aus BFH VI R 64/04 (16.11.2005) auch für digitale Systeme.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Fahrtenbuch eines Außendienstmitarbeiters
Ein Außendienstmitarbeiter nutzt seinen Firmenwagen täglich für Kundenbesuche. Er führt ordnungsgemäß Fahrtenbuch mit allen erforderlichen Angaben. Die monatliche Kilometerleistung beträgt 2.000 Kilometer, davon 1.800 Kilometer Geschäftsfahrten und 200 Kilometer Privatfahrten. Die Gesamtbetriebskosten des Fahrzeugs liegen bei 4.000 Euro monatlich.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Gesamtbetriebskosten | 4.000 Euro |
| × Privatfahrten-Quote (200 km / 2.000 km) | 10 % |
| = Geldwerter Vorteil privat | 400 Euro |
| × 12 Monate | 4.800 Euro |
| = Jahresvorteil | 4.800 Euro |
Ergebnis: Der geldwerte Vorteil wird durch die tatsächlichen Kosten ermittelt, nicht durch die pauschale 1%-Regelung. Dies führt zu einer realistischen Besteuerung basierend auf der tatsächlichen Privatnutzung.
Beispiel 2: Fahrtenbuch mit überwiegend beruflicher Nutzung
Ein Vertreter nutzt seinen Firmenwagen zu 95 Prozent für Geschäftsfahrten und nur 5 Prozent privat. Die monatlichen Betriebskosten betragen 3.500 Euro. Durch das ordnungsgemäße Fahrtenbuch kann der Vorteil deutlich geringer ausfallen als bei der 1%-Regelung.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Gesamtbetriebskosten | 3.500 Euro |
| × Privatfahrten-Quote | 5 % |
| = Geldwerter Vorteil privat | 175 Euro |
| × 12 Monate | 2.100 Euro |
| = Jahresvorteil | 2.100 Euro |
Ergebnis: Zum Vergleich: Bei einem angenommenen Listenpreis von 35.000 Euro würde die 1%-Regelung zu einem monatlichen Vorteil von 350 Euro (Jahresvorteil: 4.200 Euro) führen. Das Fahrtenbuch führt somit zu einer jährlichen Ersparnis von 2.100 Euro (4.200 Euro – 2.100 Euro).
Ausnahmen und Besonderheiten
Die Fahrtenbuchmethode erfordert strikte Ordnungsgemäßheit. Lückenhafte oder fehlende Einträge können zum Verlust der Fahrtenbuchmethode führen. In solchen Fällen erfolgt eine Bewertung nach der Pauschalmethode (§ 8 Abs. 2 S. 2 f. EStG), weil die Voraussetzungen des § 8 Abs. 2 S. 4 EStG (ordnungsgemäßes Fahrtenbuch) nicht erfüllt sind. Fahrtenbücher sind als steuerlich relevante Unterlagen nach § 147 AO aufzubewahren; regelmäßig beträgt die Frist 6 Jahre (sonstige Unterlagen), ggf. 8 Jahre bei Einordnung als Buchungsbeleg. Sie sind dem Finanzamt auf Anforderung vorzulegen.
Vorteile
niedrigerer Steuervorteil: Bei überwiegend beruflicher Nutzung kann das Fahrtenbuch zu einem deutlich niedrigeren geldwerten Vorteil führen als die pauschale 1%-Regelung.
realistische Kostenabbildung: Die tatsächlichen Betriebskosten des Fahrzeugs werden berücksichtigt, nicht ein pauschaler Prozentsatz.
transparente Dokumentation: Jede Fahrt wird nachvollziehbar dokumentiert, was bei Betriebsprüfungen Sicherheit bietet.
flexible Privatnutzung: Fahrtenbücher ermöglichen es, variable Privatnutzungsquoten abzubilden, die sich monatlich unterscheiden können.
Nachteile
hoher administrativer Aufwand: Jede einzelne Fahrt muss zeitnah mit allen erforderlichen Angaben dokumentiert werden.
strenge Ordnungsgemäßheit erforderlich: Lückenhafte oder fehlerhafte Einträge können zum Verlust der Fahrtenbuchmethode führen.
elektronische Anforderungen: Nach der BFH-Entscheidung von 2024 müssen elektronische Fahrtenbücher in geschlossener Form mit Änderungsdokumentation geführt werden.
Nachweisrisiko: Der Arbeitnehmer trägt die volle Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Fahrtenbuchs.
höherer Vorteil bei niedriger Privatnutzung: Wenn die tatsächlichen Kosten pro Kilometer hoch sind, kann das Fahrtenbuch zu einem höheren Vorteil als die 1%-Regelung führen.
Fazit
Das Fahrtenbuch ist eine attraktive Alternative zur 1%-Regelung für Arbeitnehmer mit überwiegend beruflicher Nutzung eines Dienstwagens. Die Methode erfordert jedoch strikte Ordnungsgemäßheit und zeitnahe Dokumentation aller Fahrten mit vollständigen Angaben. Nach der BFH-Entscheidung vom 12. Januar 2024 (Beschl. VI B 37/23) müssen auch elektronische Fahrtenbücher in geschlossener Form mit dokumentierten Änderungen geführt werden. Wenn Sie einen Firmenwagen nutzen und die private Nutzung unter 10 Prozent liegt, lohnt sich die Fahrtenbuchmethode häufig erheblich. Fahrtenbücher müssen regelmäßig 6 Jahre aufbewahrt werden (als sonstige Unterlagen nach § 147 AO). Führen Sie das Fahrtenbuch jedoch gewissenhaft und vollständig, um bei Betriebsprüfungen keine Nachteile zu erleiden.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Angaben müssen mindestens im Fahrtenbuch enthalten sein?
Das Fahrtenbuch muss das Datum, den Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder beruflich veranlassten Fahrt, das Reiseziel, den Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner enthalten (vgl. BFH VI R 27/05; VI R 64/04). Für Privatfahrten ist eine zusammenfassende Kilometerangabe zulässig. Für Fahrten zur Arbeit erlaubt das LStH vereinfachte Vermerksmöglichkeiten unter Verweis auf R 8.1 LStR.
Kann ich ein elektronisches Fahrtenbuch führen?
Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, müssen aber nach der BFH-Entscheidung vom 12. Januar 2024 (Beschl. VI B 37/23) in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder vollständig dokumentiert sein. Diese Standards gelten seit langem (vgl. BFH VI R 64/04).
Was passiert, wenn mein Fahrtenbuch Lücken aufweist?
Lückenhafte oder fehlerhafte Fahrtenbücher führen zum Verlust der Fahrtenbuchmethode. Das Finanzamt wird dann die pauschale 1%-Regelung anwenden, was zu einem höheren geldwerten Vorteil führen kann.
Ab wann lohnt sich das Fahrtenbuch gegenüber der 1%-Regelung?
Das Fahrtenbuch lohnt sich typischerweise, wenn die private Nutzung unter 10 Prozent liegt oder wenn die tatsächlichen Betriebskosten pro Kilometer niedrig sind. Eine Vergleichsrechnung zeigt schnell, welche Methode vorteilhafter ist.
Wie lange muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?
Fahrtenbücher sind als steuerlich relevante Unterlagen nach § 147 AO aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig 6 Jahre (als sonstige Unterlagen), ggf. 8 Jahre bei Einordnung als Buchungsbeleg. Das Finanzamt kann diese bei Betriebsprüfungen anfordern und prüfen.
Muss der Arbeitgeber das Fahrtenbuch genehmigen?
Das Fahrtenbuch wird vom Arbeitnehmer eigenverantwortlich geführt. Eine Genehmigung durch den Arbeitgeber ist nicht erforderlich, aber der Arbeitgeber sollte informiert sein, da dies Auswirkungen auf die Lohnsteuerfestsetzung hat.
Kann ich das Fahrtenbuch nachträglich führen?
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und fortlaufend geführt werden. Eine nachträgliche Erstellung ist nicht zulässig und würde zur Ablehnung durch das Finanzamt führen.
Quellen & weiterführende Informationen
Bundesministerium der Finanzen. "Einkommensteuergesetz (EStG) § 8 Abs. 2 Satz 4." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__8.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesfinanzhof. "BFH-Entscheidungen: VI R 27/05 (09.11.2005); VI R 64/04 (16.11.2005); VI B 37/23 (12.01.2024) zu Fahrtenbüchern." https://www.bundesfinanzhof.de/ Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesministerium der Finanzen. "Amtliches Einkommensteuer-Handbuch (LStH) – Anhang 24: Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kfz." https://lsth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2024/B-Anhaenge/Anhang-24/ Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundeszentralamt für Steuern. "Fahrtenbuch und Dienstwagen-Besteuerung." https://www.bzst.bund.de/ Zugriff am 15. Januar 2025.