Was ist ein durchlaufender Posten?

Alles auf einen Blick:

• Der Unternehmer nimmt einen Betrag im Namen und für Rechnung eines anderen ein und gibt ihn weiter.
• Ein echter durchlaufender Posten gehört nicht zum umsatzsteuerlichen Entgelt.
• Eine bloße Erstattung eigener Kosten erfüllt diese Voraussetzungen nicht.
• Bei der Einnahmenüberschussrechnung bleiben echte durchlaufende Posten außer Ansatz.
• Die Einordnung richtet sich nach den rechtlichen Zahlungsbeziehungen.

Durchlaufender Posten Definition

Ein durchlaufender Posten ist ein Betrag, den ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verauslagt. § 10 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) schließt solche Beträge aus dem Entgelt aus ^[1]. Der Unternehmer ist lediglich in die Zahlung eingeschaltet. Davon sind eigene Kosten zu unterscheiden, die er seinem Kunden weiterberechnet. Eine separate Rechnungszeile oder die Bezeichnung Auslage genügt für die Einordnung nicht. Maßgeblich ist, wer die Zahlung rechtlich schuldet und wem der Anspruch zusteht. Erst danach lässt sich eine Erstattung zutreffend dem eigenen oder fremden Zahlungsbereich zuordnen.

Wie wird ein durchlaufender Posten berücksichtigt?

Rechtliche Beziehungen und Zahlungsrolle feststellen

Abschnitt 10.4 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) verlangt unmittelbare Rechtsbeziehungen zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem Zahlungsempfänger ^[2]. Die eingeschaltete Mittelsperson hat keinen eigenen Anspruch auf den Betrag und ist nicht selbst zur Zahlung verpflichtet. Eine rein wirtschaftliche Betrachtung reicht ausdrücklich nicht. Stellen Sie daher Auftrag, Anspruch und Kostenschuld zusammen dar. Für die Umsatzsteuererklärung muss der fremde Betrag vom eigenen Leistungsentgelt abgegrenzt werden. Der Umstand, dass Geld vorübergehend auf dem Geschäftskonto eingeht, beweist weder ein eigenes Entgelt noch einen durchlaufenden Posten ohne Prüfung der zugrunde liegenden Rechtsbeziehungen.

Einnahmenüberschussrechnung getrennt betrachten

§ 4 Abs. 3 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) lässt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben außer Ansatz, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden ^[3]. Diese Regel betrifft die Einnahmenüberschussrechnung. Der fremde Zahlungsfluss erhöht dann nicht den nach dieser Methode ermittelten Gewinn. Das ist von nicht abziehbaren Betriebsausgaben zu unterscheiden, bei denen eigene Ausgaben anderen Abzugsbeschränkungen unterliegen. Für die Einordnung können Sie Ein- und Auszahlung mit dem Auftrag abgleichen. Die Ausnahme von der Gewinnberechnung bedeutet nicht, dass die Zuordnung einer nicht belegten Zahlung ungeprüft übernommen werden darf.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Fremde Gebühr neben dem Honorar erstatten

Ein regelbesteuernder Dienstleister erbringt 2026 hypothetisch eine gewöhnliche steuerpflichtige Inlandsleistung für 1.000 Euro netto. Zusätzlich bezahlt er ausdrücklich im Namen und für Rechnung seines Kunden eine behördliche Gebühr von 200 Euro. Der Kunde sei nach der maßgeblichen Gebührenregel tatsächlich Kostenschuldner, der Dienstleister ausschließlich Mittelsperson. Die Voraussetzungen eines durchlaufenden Postens werden damit im Beispiel angenommen. Der Regelsteuersatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent ^[4]. Die Tabelle berechnet eigenes Entgelt, Umsatzsteuer und vollständige Erstattung. Einkommensteuer, Vorsteuer und weitere Leistungen werden nicht berechnet.

Ergebnis: Der Kunde zahlt 1.390 Euro. Der fremde Gebührenbetrag erhöht die angenommene Umsatzsteuerbemessungsgrundlage nicht.

Beispiel 2: Eigene Gebühr als Kostenersatz abrechnen

Ein regelbesteuernder Dienstleister schuldet 2026 eine behördliche Gebühr von hypothetisch 200 Euro im Zusammenhang mit seiner gewöhnlichen steuerpflichtigen Inlandsleistung. Mit dem Kunden vereinbart er ausdrücklich ein Nettoentgelt aus 1.000 Euro Honorar und 200 Euro Kostenersatz, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Die rechtliche Gebührenschuld liegt bei ihm und nicht beim Kunden. Nach Abschnitt 10.4 Abs. 3 UStAE ist eine eigene öffentliche Gebühr kein durchlaufender Posten, auch bei gesonderter Berechnung. Die Tabelle berechnet daher Umsatzsteuer auf das vollständige vereinbarte Nettoentgelt. Ein möglicher Betriebsausgabenabzug, Vorsteuer und andere Steuern werden nicht berechnet.

Ergebnis: Das vereinbarte Nettoentgelt umfasst hier auch den eigenen Kostenersatz. Der Kunde zahlt 1.428 Euro.

Ausnahmen und Besonderheiten

Öffentliche Abgaben und fremde Kostenschuld

Abschnitt 10.4 Abs. 2 UStAE enthält Besonderheiten für Abgaben, Beiträge und bestimmte bei Behörden ausgelegte Kosten. Bei Angehörigen der dort genannten Berufe kann die Anerkennung trotz fehlender Mitteilung der Auftraggeberdaten an den Zahlungsempfänger möglich sein. Maßgebend bleibt insbesondere, ob die einschlägige Kostenordnung den Auftraggeber als Kostenschuldner bestimmt. Das ist keine allgemeine Ausnahme für sämtliche Auslagen. Eigene Steuern und Gebühren bleiben nach Absatz 3 ausgeschlossen. Prüfen Sie deshalb die konkrete Schuldnerschaft anhand der maßgeblichen Regelung, statt aus dem öffentlich-rechtlichen Charakter einer Zahlung automatisch auf einen durchlaufenden Posten zu schließen.

Vorteile

• zutreffende Bemessungsgrundlage: Echte fremde Zahlungsbeträge werden vom eigenen umsatzsteuerlichen Entgelt getrennt.
• klare Gewinnabgrenzung: Bei der Einnahmenüberschussrechnung bleiben die gesetzlich beschriebenen fremden Ein- und Auszahlungen außer Ansatz.
• fremde Rechtsbeziehung: Für die Anerkennung sind unmittelbare Rechtsbeziehungen zwischen Zahlungsverpflichtetem und Zahlungsempfänger maßgebend.

Nachteile

• strenge Voraussetzungen: Handeln im Namen und für Rechnung eines anderen muss den tatsächlichen Rechtsbeziehungen entsprechen.
• gesonderter Vorsteuerabzug: Die Zahlung für einen anderen verschafft der Mittelsperson keine automatische Berechtigung zum Vorsteuerabzug.
• begrenzte Bezeichnungskraft: Die Wörter Auslage oder Erstattung auf einer Rechnung ersetzen keine Prüfung der eigenen oder fremden Schuld.

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Fazit

Ein durchlaufender Posten setzt eine fremde Zahlungsbeziehung und das Handeln im Namen und für Rechnung des anderen voraus. Die Beispiele zeigen die unterschiedlichen Umsatzsteuerbeträge bei fremder Gebühr und eigenem Kostenersatz unter ausdrücklich angenommenen Voraussetzungen. Für die Einnahmenüberschussrechnung kommt der gesetzliche Ausschluss der fremden Zahlungsbeträge hinzu. Als praktische Vorbereitung helfen Auftrag, Gebührenregelung, Abrechnung und Zahlungsnachweise. Prüfen Sie daraus zunächst Schuldner, Anspruchsberechtigten und Rolle der eingeschalteten Person. Eine passende Bezeichnung auf der Rechnung ersetzt diese Einordnung nicht. Ein möglicher Vorsteuerabzug benötigt außerdem eine gesonderte Prüfung des Leistungsbezugs und seiner Voraussetzungen.

Häufige Fragen (FAQ)

Warum ist ein durchlaufender Posten keine Steuerbefreiung?

§ 10 Abs. 1 UStG ordnet an, dass echte durchlaufende Posten nicht zum Entgelt gehören. Die Frage betrifft somit bereits die Bemessungsgrundlage der eigenen Leistung. Eine Steuerbefreiung würde dagegen eine andere rechtliche Prüfung verlangen. Der fremde Betrag wird nicht einfach als zusätzliche eigene steuerfreie Leistung behandelt. Entscheidend bleibt die Zahlung im Namen und für Rechnung eines anderen. Prüfen Sie deshalb zuerst deren tatsächliche Rechtsgrundlage. Das eigene Honorar kann daneben unverändert steuerpflichtig sein, wie das erste Beispiel unter seinen ausdrücklich angenommenen Voraussetzungen zeigt. Eine pauschale Steuerfreiheit aller Erstattungen folgt daraus nicht.

Welche Besonderheit gilt bei Grundbuchabrufgebühren eines Notars?

Bei Gebühren aus dem Grundbuchabrufverfahren kommt es darauf an, wer sie rechtlich schuldet. Abschnitt 10.4 Absatz 3 UStAE nennt ausdrücklich Gebühren, die der Notar selbst schuldet. Sie sind bei ihm keine durchlaufenden Posten, auch wenn sie als verauslagte Gerichtskosten weiterberechnet werden dürfen. Die Bezeichnung im Kostenansatz ändert diese Zuordnung nicht. Andere ausgelegte Kosten sind anhand ihrer eigenen Rechtsgrundlage zu beurteilen. Als praktische Vorbereitung helfen der Gebührenbescheid, die maßgebliche Kostenregelung und die Abrechnung. Daraus sollte die eigene oder fremde Kostenschuld nachvollziehbar hervorgehen.

Wer darf aus einer ausgelegten Rechnung Vorsteuer abziehen?

§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG knüpft den Vorsteuerabzug unter anderem an eine für das eigene Unternehmen ausgeführte Leistung und die erforderliche Rechnung ^[5]. Die bloße Zahlung durch eine Mittelsperson verschafft ihr deshalb keinen automatischen Abzug. Auch der Auftraggeber muss seine eigenen Voraussetzungen erfüllen. Eine öffentliche Gebühr enthält zudem nicht allein wegen ihrer Weiterleitung einen abziehbaren Umsatzsteuerbetrag. Prüfen Sie tatsächlichen Leistungsempfänger, Rechnung und gesetzlich geschuldete Steuer zusammen. Der Zahlungsweg kann die unternehmensbezogenen und weiteren gesetzlichen Abzugsvoraussetzungen nicht ersetzen oder einen fremden Leistungsbezug in einen eigenen umwandeln.

Welche Bedeutung hat das Format des Abrechnungsbelegs?

§ 14 UStG regelt Rechnungsformen und Pflichtangaben ^[6]. Eine formal strukturierte E-Rechnung beweist für sich genommen jedoch nicht die rechtlichen Voraussetzungen eines durchlaufenden Postens. Die Mittelsperson muss weiterhin die fremde Kostenschuld und ihre Zahlungsrolle nachvollziehbar belegen. Ebenso kann eine gesonderte Zeile für Auslagen eine eigene Gebühr nicht nachträglich in eine fremde Zahlung verwandeln. Ordnen Sie Abrechnung, Auftrag und zugrunde liegenden Gebührenbeleg einander zu. Welche Formvorgaben konkret gelten, ist daneben gesondert zu prüfen. Formale Rechnungsprüfung und sachliche Zuordnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten nicht miteinander verwechselt werden.

Welche Anforderungen bestehen bei gemeinsamer Zahlungsschuld?

Abschnitt 10.4 Abs. 4 UStAE behandelt Fälle der Gesamtschuldnerschaft. Dabei obliegt dem Unternehmer der Nachweis, dass er tatsächlich lediglich als Mittelsperson tätig wird. Eine gemeinsame Haftung führt deshalb nicht automatisch zur Anerkennung eines durchlaufenden Postens. Stellen Sie den Anspruch, die beteiligten Schuldner und die konkrete Abwicklung anhand der Unterlagen dar. Eine bloße interne Absprache über die wirtschaftliche Belastung reicht als Ersatz für die Prüfung unmittelbarer Rechtsbeziehungen nicht aus. Lassen Sie den konkreten Fall beurteilen, bevor eine Zahlung trotz eigener Einbindung in die Schuld ungeprüft aus dem Entgelt ausgeschlossen wird.

Quellen

• [1] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 10 Abs. 1 UStG: Entgelt und durchlaufende Posten. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [2] Bundesministerium der Finanzen, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 10.4: Mittelsperson und Kostenschuld. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [3] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG: Ausschluss durchlaufender Posten. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [4] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 12 Abs. 1 UStG: Regelsteuersatz. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [5] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 15 UStG: Tatsächlicher Leistungsbezug und Vorsteuer. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [6] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 14 UStG: Rechnungsformen und Pflichtangaben. Zugegriffen 15. Oktober 2026.