Was ist die digitale Buchhaltung?

Alles auf einen Blick:

• Die digitale Buchhaltung muss nach § 146 Abs. 1 AO einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.
• Bücher müssen 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrt werden.
• Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung als Regelfall im B2B vorgesehen; Ausstellung ist übergangsweise bis 31.12.2026 (bzw. bis 31.12.2027 bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) auch in anderen Formen zulässig; Empfang von E-Rechnungen muss ab 1.1.2025 möglich sein (§ 14 UStG).
• Die GoBD wurde am 14. Juli 2025 aktualisiert und regelt die technischen Anforderungen an digitale Systeme.

Digitale Buchhaltung Definition

Die digitale Buchhaltung ist die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Geschäftsvorfällen und Unterlagen mittels Datenverarbeitungssystemen. Nach § 146 Abs. 5 AO ist elektronische Buchführung zulässig, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden und die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Sie ersetzt die traditionelle Papierbuchhaltung durch automatisierte Prozesse.

Wie wird die digitale Buchhaltung berücksichtigt?

Die digitale Buchhaltung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen. Jeder Kaufmann ist nach § 238 Abs. 1 HGB verpflichtet, Bücher zu führen und darin seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen. Die Buchführung kann nach § 239 Abs. 4 HGB auf Datenträgern erfolgen, sofern die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Bei der digitalen Erfassung müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachtet werden. Für Kassensysteme und vergleichbare elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO/KassenSichV) gelten Einzelaufzeichnungspflichten und TSE-Schutz; diese speziellen Anforderungen gelten nicht allgemein für jede digitale Buchhaltungssoftware. Bei allen digitalen Systemen müssen Daten in maschinenlesbarer und unveränderlicher Form gespeichert werden. Unveränderbarkeit kann durch Hardware-Maßnahmen (manipulationssichere Datenträger), Software-Maßnahmen (Sperren, Schreibschutz, automatisches Logging) oder organisatorische Maßnahmen (Zugriffsberechtigungskonzepte) sichergestellt werden.

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnung als Standard im B2B; es bestehen Übergangsregelungen für die Ausstellung (bis 31.12.2026/31.12.2027) (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). In Deutschland erfüllen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) die Anforderungen.

Empfang: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Empfang kann über verschiedene Kanäle (u. a. E-Mail mit strukturiertem Anhang) erfolgen. Ausstellung: Unternehmen können bis 31. Dezember 2026 andere Rechnungsformen ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027. EDI-Verfahren, die nicht die Anforderungen erfüllen, können noch bis 31. Dezember 2027 verwendet werden.

Aufbewahrungsfristen

Nach § 147 Abs. 1 AO müssen Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Bei digitaler Aufbewahrung müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Nach GoBD (Rz. 164) genügt bei Systemwechsel/Auslagerung spätestens nach 5 Kalenderjahren die Datenträgerüberlassung (Z3); § 147 Abs. 6 AO regelt den Datenzugriff dem Grunde nach. Die elektronische Speicherung kann nach § 146 Abs. 2a AO auch in anderen EU-Mitgliedstaaten erfolgen, und nach § 146 Abs. 2b AO in Drittländern (außerhalb der EU), sofern jeweils die vollständige maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff der Finanzbehörde gewährleistet sind.

Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE)

Für Kassensysteme und vergleichbare elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nach § 146a Abs. 1 Satz 2 AO diese durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen (§ 146a Abs. 1 Satz 3 AO). Die Zertifizierung muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eingeholt werden und laufend aufrechterhalten bleiben.

Die elektronische Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist ab 1. Januar 2025 über Mein ELSTER möglich. Für ab 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme gilt die Ein-Monats-Frist; davor angeschaffte Systeme sind bis 31. Juli 2025 nachzumelden. Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist die Schnittstellenbeschreibung für einen Datenexport aus Kassensystemen zur Datenübertragung im Rahmen von Außenprüfungen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Umstellung auf digitale Buchhaltung mit E-Rechnungen

Ein Einzelhandelsunternehmen mit 750.000 Euro Jahresumsatz (Vorjahresumsatz ≤ 800.000 Euro) kann bis 31. Dezember 2027 andere Rechnungsformen ausstellen (verlängerte Übergangsfrist). Das Unternehmen implementiert ein zertifiziertes Rechnungsprogramm zur Erfassung aller Geschäftsvorfälle im strukturierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung). Die Daten werden in maschinenlesbarer und unveränderlicher Form gespeichert und sind für Betriebsprüfungen sofort verfügbar.

Ergebnis: Das Unternehmen erfüllt alle Anforderungen der GoBD und kann E-Rechnungen nach EN 16931 rechtssicher ausstellen und empfangen. TSE-Anforderungen gelten nur für Kassensysteme.

Beispiel 2: Aufbewahrung nach Systemwechsel

Ein Dienstleistungsunternehmen wechselt 2024 sein Buchhaltungssystem. Die Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich:

• Bücher/sonst. Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, 4a AO): 10 Jahre
• Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO): 8 Jahre

Daten von 2017: Belege bis 31.12.2025 vernichtbar; Bücher bis 31.12.2027.

Ergebnis: Das Unternehmen kann nach 5 Jahren in ein vereinfachtes Archivierungsformat (Datenträgerüberlassung) wechseln und reduziert damit Speicherkosten.

Ausnahmen und Besonderheiten

Nach § 241a HGB sind Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Freiberufler unterliegen nach § 141 AO nicht der steuerlichen Buchführungspflicht, müssen aber Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 3 EStG führen.

Das Format einer E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, vorausgesetzt das verwendete Format ermöglicht die korrekte und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben. Nach § 146 Abs. 2 AO müssen Bücher und Aufzeichnungen im Geltungsbereich dieses Gesetzes (Deutschland) geführt und aufbewahrt werden.

Die Buchführungssprache muss nach § 146 AO und § 239 HGB eine lebende Sprache sein. Bei Betriebsprüfungen hat die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO das Recht, Daten in maschinenauswertbarer Form nach ihren Vorgaben zu verlangen (Z3-Zugriff). Die 3 Formen des Datenzugriffs sind Z1 (unmittelbarer Datenzugriff), Z2 (mittelbarer Datenzugriff) und Z3 (Datenträgerüberlassung).

Vorteile

• automatische Datenverarbeitung: Geschäftsvorfälle werden ohne manuelle Eingaben erfasst, was Fehlerquoten senkt und Zeit spart.

• vollständige Nachvollziehbarkeit: Alle Transaktionen sind dokumentiert und können jederzeit für Betriebsprüfungen bereitgestellt werden (§ 147 Abs. 6 AO).

• sichere Aufbewahrung: Digitale Systeme mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (Logging, Zugriffsbeschränkungen) gewährleisten Unveränderbarkeit und Sicherheit. TSE ist ein zusätzlicher Standard für Kassensysteme, nicht für allgemeine Buchhaltung erforderlich.

• schnellere Auswertungen: Maschinenlesbare Daten ermöglichen automatische Auswertungen und Berichte ohne manuelle Aufbereitung.

• vereinfachte E-Rechnung-Verwaltung: Strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD ermöglichen automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Nachteile

• hohe Implementierungskosten: Zertifizierte Systeme mit TSE-Anbindung erfordern erhebliche Investitionen in Hard- und Software.

• komplexe Compliance-Anforderungen: Die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff sind technisch anspruchsvoll.

• laufende Systemwartung: Zertifizierungen müssen aufrechterhalten bleiben, Updates müssen eingespielt werden, Fehler müssen schnell behoben werden.

• Abhängigkeit von Anbietern: Systemwechsel sind aufwändig und erfordern lange Übergangsfristen für die Datenmigration.

• Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen in der Bedienung digitaler Systeme geschult werden, was Zeit und Kosten verursacht.

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Fazit

Die digitale Buchhaltung ist seit 2025 eine Standardanforderung und muss nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) erfolgen. Wichtig: E-Rechnungen werden ab 2025 zum Standard, es gelten aber Übergangsfristen bis 31. Dezember 2026 (bzw. 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) für die Ausstellung; der Empfang muss ab 1.1.2025 möglich sein. TSE-Anforderungen gelten speziell für Kassensysteme, nicht für allgemeine digitale Buchhaltung. Die Anforderungen an Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit sind technisch anspruchsvoll, aber durch zertifizierte Systeme erfüllbar. Nutzen Sie die Übergangsfrist zur Umstellung und beachten Sie, dass nach 5 Jahren Systemwechsel Datenträgerüberlassung (Z3) ausreicht. Eine frühzeitige Implementierung reduziert Compliance-Risiken und ermöglicht automatisierte Auswertungen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer muss digitale Buchhaltung führen?

Jeder Kaufmann nach § 238 Abs. 1 HGB ist verpflichtet, Bücher zu führen. Einzelkaufleute mit weniger als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Jahresüberschuss sind nach § 241a HGB befreit. Freiberufler unterliegen nicht der Buchführungspflicht, müssen aber Aufzeichnungen führen.

Wie lange müssen digitale Daten aufbewahrt werden?

Bücher und Aufzeichnungen müssen 10 Jahre nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrt werden. Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung oder der Beleg entstanden ist.

Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?

In Deutschland erfüllen die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) die umsatzsteuerlichen Anforderungen nach § 14 UStG. Das Format kann auch zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden, wenn die Extraktion erforderlicher Angaben möglich ist.

Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Die TSE ist eine zertifizierte Vorrichtung, die Kassensysteme und vergleichbare elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 1 AO schützt. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Die Zertifizierung muss vom BSI erfolgen und aufrechterhalten bleiben. TSE ist nicht erforderlich für allgemeine digitale Buchführungssysteme oder für das Ausstellen/Empfangen von E-Rechnungen; sie gilt speziell für POS-Systeme im Einzelhandel und ähnliche Kassensysteme.

Welche Übergangsfrist gilt für E-Rechnungen?

Unternehmen können bis 31. Dezember 2026 andere Rechnungsformen ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis 31. Dezember 2027. EDI-Verfahren können bis 31. Dezember 2027 verwendet werden.

Kann die digitale Buchhaltung im Ausland gespeichert werden?

Nach § 146 Abs. 2a AO kann die elektronische Speicherung in anderen EU-Mitgliedstaaten erfolgen, und nach § 146 Abs. 2b AO in Drittländern (außerhalb der EU), wenn jeweils die vollständige maschinelle Auswertbarkeit und der unmittelbare Datenzugriff (Z1) oder mittelbarer Datenzugriff (Z2) der Finanzbehörde gewährleistet sind. Das Finanzamt muss aktuell auf die Daten zugreifen können.

Was muss bei einem Systemwechsel beachtet werden?

Bei Systemwechsel müssen alte Daten während ihrer Aufbewahrungsfrist (Bücher: 10 Jahre; Buchungsbelege: 8 Jahre) verfügbar bleiben. Nach GoBD (Rz. 164) genügt spätestens nach 5 Kalenderjahren die Datenträgerüberlassung (Z3) statt Direktzugriff auf das System. Die vollständige Aufbewahrung muss aber weiterhin gewährleistet sein.

Quellen & weiterführende Informationen

Bundesfinanzministerium. "GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff." https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html Zugriff am 15. Januar 2025.

Bundesfinanzministerium. "Einführung der E-Rechnung – FAQ." https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html Zugriff am 15. Januar 2025.

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. "Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)." https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Aussenpruefungen/DigitaleSchnittstelleFinV/digitaleschnittstellefinv.html Zugriff am 15. Januar 2025.

Gesetze im Internet. "Abgabenordnung (AO) § 146, § 147, § 146a." https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html Zugriff am 15. Januar 2025.

Gesetze im Internet. "Handelsgesetzbuch (HGB) § 238, § 239, § 257." https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html Zugriff am 15. Januar 2025.

Gesetze im Internet. "Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14." https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html Zugriff am 15. Januar 2025.