Alles auf einen Blick:
- Die Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem Privat-PKW beträgt 2025 0,30 Euro pro Kilometer (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG, R 9.5 LStH 2025).
- Die Verpflegungspauschale liegt bei 14 Euro für eintägige Reisen über 8 Stunden und 28 Euro pro Tag bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung (§ 9 Abs. 4a EStG).
- Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abziehbar (keine inländische Pauschale für Steuerpflichtige).
- Die Verpflegungspauschale gilt maximal 3 Monate am gleichen Tätigkeitsort (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG); danach entfällt nur die Pauschale, nicht die Fahrtkosten.
Dienstreise Definition
Eine Dienstreise ist eine berufliche Reise, die der Arbeitnehmer oder Selbstständige im Auftrag des Arbeitgebers oder für betriebliche Zwecke unternimmt. Im Gegensatz zum Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich um Fahrten zu wechselnden Tätigkeitsorten, zu Kundenbesuchen oder zu betrieblichen Veranstaltungen (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Dienstreisen sind Werbungskosten oder Betriebsausgaben und können daher als Fahrtkosten, Verpflegung und Übernachtung geltend gemacht werden.
Wie wird die Dienstreise berücksichtigt?
Die Dienstreise wird durch Pauschbeträge berücksichtigt, die der Steuerpflichtige ohne Einzelnachweis geltend machen kann. Für die Fahrtkosten wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer berechnet, wobei Hin- und Rückweg jeweils vollständig abrechenbar sind (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Die Verpflegung wird durch gestaffelte Pauschbeträge je nach Abwesenheitsdauer abgegolten, ohne dass Rechnungen eingereicht werden müssen.
Fahrtkosten
Die Kilometerpauschale wird für alle gefahrenen Kilometer bei Dienstreisen mit dem Privat-PKW gewährt. Anders als bei der Entfernungspauschale zur ersten Tätigkeitsstätte, die nur die einfache Entfernung berücksichtigt, wird bei Dienstreisen die tatsächliche Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) mit 0,30 Euro pro Kilometer vergütet (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG).
Verpflegungspauschale
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit. Bei einer eintägigen Dienstreise über 8 Stunden ohne Übernachtung werden 14 Euro pauschal gewährt. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung beträgt die Pauschale 28 Euro pro Vollreisetag und 14 Euro für An- und Abreisetag. Diese Pauschalen gelten maximal 3 Monate am gleichen Tätigkeitsort (§ 9 Abs. 4a EStG).
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar. Für den steuerlichen Abzug in Deutschland gibt es keine Übernachtungspauschale – der Steuerpflichtige muss die tatsächlichen Hotelkosten nachweisen (BMF-Schreiben 02.12.2024). Pauschale Übernachtungssätze gelten nur für Arbeitgeber-Erstattungen bei Auslandsreisen nach dem BMF-Auslandstagegeldsätze-Liste.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Eintägige Dienstreise
Ein Arbeitnehmer fährt von München zu einem Kundenbesuch nach Augsburg. Die Entfernung beträgt 65 Kilometer einfach, die Reise dauert 10 Stunden. Er bringt sein Mittagessen mit und kauft sich einen Kaffee vor Ort.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) | 130 km |
| × Kilometerpauschale | 0,30 Euro/km |
| = Fahrtkosten | 39,00 Euro |
| + Verpflegungspauschale (8+ Stunden) | 14,00 Euro |
| = Gesamte Werbungskosten | 53,00 Euro |
Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann 53,00 Euro als Werbungskosten geltend machen. Der tatsächliche Kaffee wird nicht einzeln abgerechnet, da die Verpflegungspauschale pauschal gewährt wird.
Beispiel 2: Mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung
Eine Selbstständige reist 3 Tage lang zu Geschäftsterminen nach Berlin. Sie übernachtet 2 Nächte im Hotel und fährt insgesamt 600 Kilometer.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) | 600 km |
| × Kilometerpauschale | 0,30 Euro/km |
| = Fahrtkosten | 180,00 Euro |
| + Verpflegungspauschale (Anreisetag) | 14,00 Euro |
| + Verpflegungspauschale (Vollreisetag) | 28,00 Euro |
| + Verpflegungspauschale (Abreisetag) | 14,00 Euro |
| + tatsächliche Übernachtungskosten (2 Nächte) | 180,00 Euro |
| = Gesamte Betriebsausgaben | 416,00 Euro |
Ergebnis: Die Selbstständige kann 416,00 Euro als Betriebsausgaben geltend machen. Die Verpflegungspauschalen decken Mahlzeiten ohne Einzelnachweis ab, während für Übernachtungen die tatsächlichen Hotelkosten mit Rechnung nachgewiesen werden müssen.
Beispiel 3: Dienstreise vs. Arbeitsweg
Ein Arbeitnehmer hat seine erste Tätigkeitsstätte in Frankfurt (25 Kilometer Entfernung). An einem Tag fährt er zur Arbeit (Arbeitsweg) und besucht danach einen Kunden 50 Kilometer weiter weg.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Arbeitsweg Frankfurt (einfache Strecke) | 25 km |
| – Kilometer 1-20 (× 0,30 Euro/km) | 6,00 Euro |
| – Kilometer 21-25 (× 0,38 Euro/km) | 1,90 Euro |
| = Arbeitsweg-Kosten | 7,90 Euro |
| Dienstreise zum Kunden (Hin- und Rückweg) | 100 km |
| × Kilometerpauschale Dienstreise | 0,30 Euro/km |
| = Dienstreise-Kosten | 30,00 Euro |
| = Gesamte Werbungskosten | 37,90 Euro |
Ergebnis: Der Arbeitsweg wird mit der Entfernungspauschale berechnet (0,30 Euro/km für die ersten 20 Kilometer, 0,38 Euro/km ab dem 21. Kilometer), während die Dienstreise mit der Fahrtkosten-Pauschale (0,30 Euro/km für Hin- und Rückweg) abgerechnet wird.
Ausnahmen und Besonderheiten
Die Verpflegungspauschale gilt nur, wenn die Abwesenheit von der Betriebsstätte oder Wohnung mindestens 8 Stunden dauert (§ 9 Abs. 4a EStG). Bei kürzeren Dienstreisen können keine Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.
Wichtig zur 3-Monats-Frist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG): Die Pauschale für Verpflegung ist auf 3 Monate am gleichen Tätigkeitsort begrenzt, wenn der Steuerpflichtige regelmäßig dort tätig ist. Nach Ablauf dieser 3 Monate entfällt die Verpflegungspauschale – der Ort wird dadurch aber nicht automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte (erste Betriebsstätte). Fahrtkosten bleiben Reisekosten und können als 0,30 €/km-Pauschale oder nach tatsächlichen Pkw-Kosten geltend gemacht werden (Wahlrecht nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG, R 9.5 LStH 2025). Erst wenn eine erste Tätigkeitsstätte nach § 9 Abs. 4 EStG begründet wird, gelten dort abweichende Regeln.
Wenn gestellte Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt werden, reduziert sich die Verpflegungspauschale um 20 % für Frühstück, 40 % für Mittag- und 40 % für Abendessen (R 9.4 LStH 2025). Diese Reduzierung gilt für alle Arten von Reisen.
Die Kilometerpauschale für Dienstreisen unterscheidet sich grundsätzlich von der Entfernungspauschale zur ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Während die Entfernungspauschale nur die einfache Strecke zur Arbeit berücksichtigt und je nach Entfernung 0,30 oder 0,38 Euro pro Kilometer beträgt, wird bei Dienstreisen die gesamte Fahrstrecke mit 0,30 Euro pro Kilometer abgerechnet. Für Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Mautgebühren ist ein Einzelnachweis mit Belegen erforderlich (R 9.8 LStH 2025).
Vorteile
pauschale Abrechnung: Fahrtkosten und Verpflegung können ohne Einzelnachweis geltend gemacht werden, was die Dokumentation erheblich vereinfacht. Übernachtungskosten erfordern jedoch Hotelrechnungen.
vereinfachte Verwaltung: Für Fahrtkosten und Verpflegung müssen keine Belege gesammelt werden, sondern können direkt die Pauschbeträge abgezogen werden. Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Maut sowie Übernachtungskosten erfordern jedoch Einzelnachweise mit Belegen.
volle Kostendeckung: Die Pauschbeträge sind so bemessen, dass sie typische Aufwendungen vollständig abdecken, ohne dass der Steuerpflichtige nachweisen muss, dass tatsächliche Kosten höher waren.
transparente Berechnung: Die Pauschbeträge sind gesetzlich festgelegt und ändern sich nur bei Gesetzesänderungen, sodass die Abrechnung planbar und nachvollziehbar ist.
höhere Fahrtkosten-Pauschale: Bei Dienstreisen wird die tatsächliche Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) berücksichtigt, was zu höheren Abzügen führt als bei der Entfernungspauschale zur ersten Tätigkeitsstätte.
Nachteile
3-Monats-Grenze für Verpflegungspauschale: Nach 3 Monaten am gleichen Tätigkeitsort entfällt die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG. Fahrtkosten bleiben jedoch geltend (0,30 €/km-Pauschale oder tatsächliche Pkw-Kosten per Wahlrecht), sofern keine erste Tätigkeitsstätte nach § 9 Abs. 4 EStG begründet wird.
Wahlrecht bei Pkw-Kosten: Der Steuerpflichtige kann zwischen der 0,30 €/km-Pauschale oder den tatsächlichen Pkw-Kosten (mit Einzelnachweis) wählen. Die Pauschale ist manchmal ungünstiger, wenn die tatsächlichen Kosten deutlich höher sind (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG).
kein erhöhter Satz ab 21 km: Anders als bei der Entfernungspauschale zum Arbeitsweg (0,38 €/km ab 21. Kilometer) gilt bei Dienstreisen einheitlich 0,30 €/km für alle Kilometer. Trotzdem führt die Dienstreise-Regelung durch die Verdoppelung (Hin- und Rückweg) praktisch immer zu höheren Abzügen als die Entfernungspauschale.
Verpflegungspauschale nur ab 8 Stunden: Bei kurzfristigen Dienstreisen unter 8 Stunden können keine Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden, obwohl Kosten entstanden sind.
starre Pauschbeträge: Die Pauschalen berücksichtigen nicht regionale Unterschiede bei Übernachtungs- und Verpflegungskosten, sodass in teuren Städten die Pauschale oft nicht ausreicht.
Fazit
Die Dienstreise ist eine wichtige Möglichkeit, beruflich veranlasste Fahrten, Verpflegung und Übernachtungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend zu machen. Die pauschalen Beträge von 0,30 Euro pro Kilometer für Fahrtkosten und 14 bis 28 Euro für Verpflegung ermöglichen eine unkomplizierte Abrechnung ohne Einzelnachweis. Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe mit Hotelrechnung nachzuweisen. Die Verpflegungspauschale ist auf 3 Monate am gleichen Ort begrenzt, und bei Dienstreisen unter 8 Stunden fallen keine Verpflegungspauschalen an. Dokumentieren Sie alle Dienstreisen sorgfältig mit Datum, Ziel und Zweck, bewahren Sie Übernachtungsbelege auf, und prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Reisedauer die Voraussetzungen erfüllt.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie unterscheidet sich die Dienstreise vom Arbeitsweg?
Der Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte wird mit der Entfernungspauschale (0,30 oder 0,38 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke) abgerechnet. Dienstreisen zu wechselnden Orten oder Kundenbesuchen werden mit der Fahrtkosten-Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer für die gesamte Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) berechnet (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG).
Muss ich Belege für Dienstreisen einreichen?
Die Pauschbeträge für Fahrtkosten und Verpflegung können ohne Einzelnachweis geltend gemacht werden. Sie müssen jedoch dokumentieren, dass eine Dienstreise stattgefunden hat (Datum, Ziel, betrieblicher Zweck). Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Mautgebühren sowie Übernachtungskosten erfordern Einzelnachweise mit Belegen (R 9.8 LStH 2025).
Wie lange kann ich die Verpflegungspauschale am gleichen Ort geltend machen?
Die Verpflegungspauschale gilt maximal 3 Monate am gleichen Tätigkeitsort nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG. Nach Ablauf dieser Frist entfällt nur die Verpflegungspauschale – der Ort wird nicht automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte (erste Betriebsstätte). Fahrtkosten bleiben geltend und können weiterhin mit 0,30 €/km (Pauschale) oder nach tatsächlichen Pkw-Kosten (Wahlrecht) geltend gemacht werden, solange noch keine erste Tätigkeitsstätte nach § 9 Abs. 4 EStG begründet ist.
Kann ich Dienstreisen auch mit dem Zug oder Flugzeug abrechnen?
Die Fahrtkosten-Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer gilt speziell für Fahrten mit dem Privat-PKW. Für Bahn- oder Flugtickets müssen Sie die tatsächlichen Kosten nachweisen und als Werbungskosten geltend machen. Diese werden nicht pauschal berechnet.
Welche Verpflegungspauschale gilt für eintägige Dienstreisen?
Bei eintägigen Dienstreisen über 8 Stunden ohne Übernachtung beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung erhalten Sie 28 Euro pro Vollreisetag und 14 Euro für An- und Abreisetag (§ 9 Abs. 4a EStG).
Wie werden Übernachtungskosten steuerlich berücksichtigt?
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar. Sie müssen die Hotelrechnung als Nachweis aufbewahren. Pauschale Übernachtungssätze gelten in Deutschland nicht für Steuerpflichtige, sondern nur für Arbeitgeber-Erstattungen bei Auslandsreisen (BMF-Schreiben 02.12.2024).
Wie dokumentiere ich eine Dienstreise korrekt?
Notieren Sie für jede Dienstreise das Abreise- und Rückkehrdatum, den Zielort, die Fahrstrecke (in Kilometern) und den betrieblichen Zweck. Diese Dokumentation reicht aus, um die Pauschbeträge geltend zu machen. Spesenabrechnung oder detaillierte Quittungen sind nicht erforderlich.
Quellen & weiterführende Informationen
Deutscher Bundestag. "Einkommensteuergesetz (EStG) § 9." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html Zugriff am 5. November 2024.
Bundesfinanzministerium. "Lohnsteuer-Hilfe 2025 § 9 Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten." https://www.bundesfinanzministerium.de/lsth/2025/ Zugriff am 5. November 2024.
Bundesfinanzministerium. "BMF-Schreiben vom 02. Dezember 2024 zu Auslandstagegeldsätze 2025." https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/ Zugriff am 5. November 2024.