Was ist die Auswärtstätigkeit?

Alles auf einen Blick

• Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
• Zu den steuerlich relevanten Reisekosten gehören insbesondere Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
• Für Inlandsreisen gelten bei Verpflegungsmehraufwendungen pauschal 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit.
• Übernachtungskosten können Arbeitnehmer grundsätzlich nur in tatsächlicher Höhe abziehen; ein Inlands-Pauschbetrag von 20 Euro ist nur für den steuerfreien Arbeitgeberersatz vorgesehen.
• Für Auslandsreisen gelten länderbezogene Pauschbeträge, die das Bundesministerium der Finanzen für Reisen ab 1. Januar 2026 bekannt gemacht hat.

Auswärtstätigkeit Definition

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Steuerlich relevant werden dann insbesondere Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten nach § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG.

Wie wird die Auswärtstätigkeit berücksichtigt?

Zuerst ist abzugrenzen, ob überhaupt eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Nur wenn die berufliche Tätigkeit außerhalb dieser ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, greifen die Regeln der Auswärtstätigkeit.

Bei den Fahrtkosten gilt: Für öffentliche Verkehrsmittel ist grundsätzlich der tatsächlich gezahlte Fahrpreis maßgeblich. Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug, können statt der tatsächlichen Kosten die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden. Für ein privates Auto sind das im steuerlichen Reisekostenrecht 0,30 Euro je Kilometer, für andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 Euro je Kilometer.

Für Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nicht die tatsächlichen Essenskosten, sondern nur die gesetzlichen Pauschalen angesetzt werden. Im Inland gelten 14 Euro für eintägige Auswärtstätigkeiten mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung und 28 Euro für volle 24 Stunden Abwesenheit. Bei Auslandsreisen treten an die Stelle dieser Beträge länderweise unterschiedliche Pauschbeträge.

Übernachtungskosten sind bei Arbeitnehmern grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft. Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, bleiben diese im öffentlichen Dienst nach § 3 Nr. 13 EStG und außerhalb des öffentlichen Dienstes nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen. Ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ist dann insoweit ausgeschlossen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Eintägiger Kundentermin im Inland

Ein Arbeitnehmer fährt mit seinem privaten Auto zu einem auswärtigen Kundentermin. Die gesamte Fahrstrecke beträgt 120 Kilometer. Er ist insgesamt 10 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend.

Formel: 120 km × 0,30 € = 36,00 € Fahrtkosten; dazu 14,00 € Verpflegungspauschale; insgesamt 50,00 €.

Ergebnis: Für diese eintägige Auswärtstätigkeit sind 50,00 € als Reisekosten berücksichtigungsfähig, soweit der Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet.

Beispiel 2: Dreitägige Schulung mit zwei Hotelnächten

Eine Arbeitnehmerin reist von Montag bis Mittwoch zu einer Schulung. Sie übernachtet zweimal im Hotel und zahlt dafür selbst insgesamt 240,00 €. Am Montag ist sie Anreisetag, der Dienstag ist ein voller Zwischentag, der Mittwoch Abreisetag.

Formel: 14,00 € + 28,00 € + 14,00 € = 56,00 € Verpflegungspauschalen; 2 × 120,00 € = 240,00 € Übernachtungskosten; insgesamt 296,00 €.

Ergebnis: Die Arbeitnehmerin kann 296,00 € ansetzen, soweit sie die Kosten selbst getragen hat und keine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt.

Beispiel 3: Eintägige Fortbildung mit gestelltem Mittag- und Abendessen

Ein Arbeitnehmer nimmt an einer eintägigen Fortbildung teil und ist mehr als 8 Stunden abwesend. Der Arbeitgeber stellt ihm ein Mittagessen und ein Abendessen zur Verfügung.

Formel: Grundpauschale 14,00 €; Kürzung 2 × 11,20 € = 22,40 €; da die Kürzung die zustehende Verpflegungspauschale nicht übersteigen darf, verbleiben 0,00 €.

Ergebnis: Wegen der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten bleibt in diesem Fall keine abziehbare Verpflegungspauschale übrig.

Ausnahmen und Besonderheiten

• Dreimonatsfrist: Verpflegungspauschalen dürfen bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate abgezogen werden. Eine Unterbrechung führt nur dann zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert, § 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG.
• Mahlzeitenkürzung: Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf dessen Veranlassung Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen. Im Inland beträgt die Kürzung 20 Prozent für Frühstück und jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der vollen Tagespauschale von 28 Euro, § 9 Abs. 4a Sätze 8 bis 10 EStG.
• Keine erste Tätigkeitsstätte: Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, gelten die Regeln der Auswärtstätigkeit entsprechend. Maßgeblich ist dann als Wohnung der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen bildet, § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG.
• Übernachtungskosten: Für normale Übernachtungen gilt beim Werbungskostenabzug grundsätzlich nur der tatsächliche Aufwand. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, werden Unterkunftskosten nach 48 Monaten begrenzt; ein Neubeginn setzt hier eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten voraus, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Sätze 4 und 5 EStG.
• Übernachtung im Kraftfahrzeug: Übernachtet der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit in einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines beauftragten Dritten, kann anstelle der tatsächlichen Aufwendungen eine Pauschale von 9 Euro je Kalendertag angesetzt werden, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b Satz 2 EStG.
• Gemischte Reise: Werden neben der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch private Angelegenheiten in mehr als geringfügigem Umfang erledigt, sind berufliche und private Kosten zu trennen. Ist das nicht möglich, gehören die gesamten Aufwendungen grundsätzlich zu den nicht abziehbaren Kosten der Lebensführung.
• Dienstwagen: Wird für die Auswärtstätigkeit ein Kraftfahrzeug des Arbeitgebers genutzt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze hierfür nicht zusätzlich steuerfrei erstatten.

Vorteile

• pauschaler Verpflegungsansatz: Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten feste gesetzliche Pauschalen; einzelne Restaurantbelege sind dafür nicht erforderlich.
• flexibler Fahrtkostenabzug: Öffentliche Verkehrsmittel werden mit dem tatsächlichen Fahrpreis, private Fahrzeuge wahlweise mit tatsächlichen Kosten oder pauschalen Kilometersätzen berücksichtigt.
• steuerfreier Arbeitgeberersatz: Arbeitgeber können Reisekosten im gesetzlichen Rahmen steuerfrei erstatten.
• anerkannter Bewerbungsfall: Auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers gilt als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit.

Nachteile

• enge Dreimonatsfrist: Verpflegungspauschalen entfallen bei derselben Tätigkeitsstätte nach den ersten drei Monaten.
• gekürzte Pauschale: Gestellte Mahlzeiten mindern die Verpflegungspauschale und können sie vollständig auf null reduzieren.
• strenger Nachweis: Berufliche Veranlassung, Reisedauer und Reiseweg müssen aufgezeichnet und belegt oder glaubhaft gemacht werden.
• begrenzter Übernachtungsabzug: Arbeitnehmer können Übernachtungskosten im Inland grundsätzlich nicht mit einer eigenen Pauschale, sondern nur mit den tatsächlichen Aufwendungen abziehen.
• kritische Mischnutzung: Lassen sich private und berufliche Reiseteile nicht sauber trennen, droht der Verlust des Werbungskostenabzugs.

Fazit

Die Auswärtstätigkeit ist steuerlich wichtig, weil sie andere Regeln auslöst als der tägliche Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Entscheidend sind vor allem die richtige Abgrenzung, die gesetzlichen Verpflegungspauschalen, der Nachweis der Reise und die Frage, ob der Arbeitgeber bereits steuerfrei erstattet hat. Fehler entstehen in der Praxis besonders häufig bei der Dreimonatsfrist, bei gestellten Mahlzeiten und beim Ansatz von Übernachtungskosten. Wer Dienstreisen sauber dokumentiert, kann seine Reisekosten deutlich besser und rechtssicher geltend machen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Maßgeblich ist deshalb immer zuerst die Frage, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist und wohin der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet wurde.

Welche Verpflegungspauschalen gelten im Inland?

Für Arbeitnehmer gelten im Inland 14 Euro bei einer eintägigen Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit. Bei kürzerer Abwesenheit als 8 Stunden entsteht keine Verpflegungspauschale.

Können tatsächliche Restaurantkosten angesetzt werden?

Für Verpflegungsmehraufwendungen ist nur die gesetzliche Pauschale maßgeblich. Höhere tatsächliche Essenskosten können steuerlich nicht zusätzlich als Werbungskosten angesetzt werden.

Was gilt bei gestelltem Frühstück, Mittag- oder Abendessen?

Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Im Inland beträgt die Kürzung 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Können Übernachtungskosten pauschal abgezogen werden?

Beim Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers sind grundsätzlich nur die tatsächlichen Übernachtungskosten abziehbar. Ein Inlands-Pauschbetrag von 20 Euro ist nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber vorgesehen, nicht für den eigenen Werbungskostenabzug.

Was passiert nach drei Monaten am selben Einsatzort?

Nach Ablauf der ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Abzug der Verpflegungspauschalen. Eine neue Dreimonatsfrist beginnt nur dann, wenn die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen wird.

Zählt ein Vorstellungsgespräch als Auswärtstätigkeit?

Der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers wird steuerlich ebenfalls als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit behandelt. Dadurch kommen dieselben Grundsätze für Reisekosten zur Anwendung wie bei Arbeitnehmern auf Dienstreise.

Quellen

1. Einkommensteuergesetz, Stand laut PDF-Fassung mit Änderung vom 4. Februar 2026: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, Nr. 5a, Nr. 5b, Abs. 4 und Abs. 4a; verwendet für Definition, Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte, Verpflegungspauschalen, Dreimonatsfrist, Mahlzeitenkürzung, Übernachtungskosten und die 9-Euro-Pauschale im Kraftfahrzeug, abgerufen am 11. März 2026. (gesetze-im-internet.de)
2. Einkommensteuergesetz, § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG; verwendet für steuerfreie Arbeitgebererstattungen von Reisekosten, abgerufen am 11. März 2026. (gesetze-im-internet.de)
3. Bundesministerium der Finanzen, Lohnsteuer-Handbuch 2025, „Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten“; verwendet für die pauschalen Kilometersätze sowie die Inlands-Pauschalen von 14 Euro und 28 Euro und den 20-Euro-Pauschbetrag beim Arbeitgeberersatz von Übernachtungskosten, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
4. Bundesministerium der Finanzen, Lohnsteuer-Handbuch 2025, R 9.4 „Reisekosten“ und R 9.5 „Fahrtkosten als Reisekosten“; verwendet für die Einordnung der Reisekosten, den Vorstellungsbesuch als Auswärtstätigkeit, die Nachweispflichten, die Behandlung der Fahrtkosten und den Ausschluss pauschaler Kilometersätze beim Dienstwagen, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
5. Bundesministerium der Finanzen, Lohnsteuer-Handbuch 2025, R 9.7 „Übernachtungskosten“ sowie Anhang 25 III „Reisekosten“; verwendet für den Unterschied zwischen tatsächlichen Übernachtungskosten und Arbeitgeberpauschale sowie für die Kürzung bei Mahlzeitengestellung, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
6. Bundesministerium der Finanzen, Glossar „Verpflegungsmehraufwendungen“; verwendet für den Ausschluss eines höheren Einzelnachweises bei Verpflegungsmehraufwendungen, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
7. Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 5. Dezember 2025 „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026“; verwendet für den Hinweis auf die 2026 geltenden Auslandspauschbeträge, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)