Was ist die Aufwandsentschädigung?

Alles auf einen Blick

• Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen sind gemäß § 3 Nr. 12 EStG steuerfrei, soweit sie tatsächliche Aufwendungen abgelten und nicht für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden.
• Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG befreit Einnahmen aus nebenberuflichen pädagogischen, künstlerischen oder pflegerischen Tätigkeiten bis zu 3.000 Euro jährlich von der Steuer (Stand 2025).
• Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ermöglicht steuerfreie Einnahmen bis zu 840 Euro jährlich für nebenberufliche Tätigkeiten bei gemeinnützigen Organisationen (Stand 2025).
• Bei ehrenamtlich Tätigen, die Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen erhalten, gilt gemäß R 3.12 LStR ein Mindestbetrag von 250 Euro monatlich als steuerfrei.
• Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale können für unterschiedliche Tätigkeiten kombiniert werden, sodass bis zu 3.840 Euro jährlich steuerfrei bleiben.

Aufwandsentschädigung Definition

Die Aufwandsentschädigung ist eine Zahlung, die dem Empfänger entstandene Auslagen für eine Tätigkeit ersetzen soll. Steuerlich relevant sind insbesondere die Regelungen in § 3 Nr. 12, Nr. 13, Nr. 26 und Nr. 26a EStG, die bestimmte Aufwandsentschädigungen von der Einkommensteuer befreien. Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zahlung tatsächliche Aufwendungen abgilt und nicht der Vergütung von Arbeitsleistung dient.

Wie werden Aufwandsentschädigungen besteuert?

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen (§ 3 Nr. 12 EStG)

Nach § 3 Nr. 12 Satz 1 EStG sind Bezüge aus einer Bundes- oder Landeskasse steuerfrei, die in einem Bundes- oder Landesgesetz als Aufwandsentschädigung festgesetzt und im Haushaltsplan als solche ausgewiesen sind.

Gemäß § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG gilt dies auch für andere Bezüge, die als Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden. Die Steuerfreiheit entfällt jedoch, soweit festgestellt wird, dass die Zahlungen:

• für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden oder
• den tatsächlichen Aufwand offenbar übersteigen.

Pauschale Steuerfreiheit nach R 3.12 LStR

Für ehrenamtlich tätige Personen, die Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen erhalten, regelt R 3.12 LStR vereinfachte Steuerfreigrenzen:

Ist die gezahlte Aufwandsentschädigung niedriger als 250 Euro monatlich, bleibt nur der tatsächlich geleistete Betrag steuerfrei. Nicht ausgeschöpfte monatliche Freibeträge können innerhalb desselben Kalenderjahres auf andere Tätigkeitsmonate übertragen werden.

Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen (§ 3 Nr. 13 EStG)

Nach § 3 Nr. 13 EStG sind Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsgelder aus öffentlichen Kassen steuerfrei. Vergütungen für Verpflegung sind dabei nur bis zu den Pauschbeträgen nach § 9 Abs. 4a EStG steuerfrei, Trennungsgelder nur bis zur Höhe der abziehbaren Aufwendungen nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 und Abs. 4a EStG.

Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG)

Die Übungsleiterpauschale befreit Einnahmen aus bestimmten nebenberuflichen Tätigkeiten bis zur Höhe von 3.000 Euro im Jahr 2025 von der Steuer. Begünstigte Tätigkeiten nach § 3 Nr. 26 Satz 1 EStG sind:

• Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten
• nebenberufliche künstlerische Tätigkeiten
• nebenberufliche Pflege alter, kranker Menschen oder Menschen mit Behinderungen

Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer der folgenden Einrichtungen erfolgen:

• juristische Person des öffentlichen Rechts in einem EU-/EWR-Staat oder der Schweiz
• gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Einrichtung im Sinne der §§ 52 bis 54 AO

Nebenberuflich bedeutet, dass der zeitliche Umfang nicht mehr als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeittätigkeit ausmachen darf.

Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG)

Die Ehrenamtspauschale befreit Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten bis zur Höhe von 840 Euro im Jahr 2025 von der Steuer. Im Unterschied zur Übungsleiterpauschale ist die Ehrenamtspauschale nicht auf bestimmte Tätigkeitsarten beschränkt. Sie kann für jede Art von nebenberuflicher Tätigkeit in Anspruch genommen werden, sofern diese im Dienst oder Auftrag einer begünstigten Einrichtung erfolgt.

Gemäß § 3 Nr. 26a Satz 2 EStG ist die Steuerbefreiung ausgeschlossen, wenn für dieselben Einnahmen bereits eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12, Nr. 26 oder Nr. 26b EStG gewährt wird.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Trainer im Sportverein

Eine Trainerin ist nebenberuflich für einen gemeinnützigen Sportverein tätig und erhält dafür eine Vergütung von 4.000 Euro im Jahr 2025.

Ergebnis: Von der Vergütung bleiben 3.000 Euro steuerfrei. Nur der übersteigende Betrag von 1.000 Euro unterliegt der Einkommensteuer und ist als Einkünfte aus selbständiger oder nichtselbständiger Arbeit zu erfassen.

Beispiel 2: Kombination von Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale

Ein Vereinsmitglied ist 2025 als Jugendtrainer (3.200 Euro Vergütung) und zusätzlich als ehrenamtlicher Schatzmeister (1.000 Euro Vergütung) für denselben gemeinnützigen Verein tätig.

Ergebnis: Da es sich um zwei unterschiedliche Tätigkeiten handelt, können beide Pauschalen nebeneinander in Anspruch genommen werden. Von insgesamt 4.200 Euro bleiben 3.840 Euro steuerfrei, nur 360 Euro sind steuerpflichtig.

Beispiel 3: Ehrenamtlicher Stadtrat

Ein ehrenamtlicher Stadtrat erhält eine monatliche Aufwandsentschädigung von 400 Euro aus der kommunalen Kasse. Die Höhe ist durch die Gemeindeordnung festgelegt.

Ergebnis: Da die Aufwandsentschädigung durch Rechtsvorschrift bestimmt ist, gilt nach R 3.12 LStR mindestens ein Drittel, jedoch mindestens 250 Euro monatlich als steuerfrei. Bei 400 Euro monatlich wäre ein Drittel nur 133,33 Euro, daher greift der Mindestbetrag von 250 Euro monatlich (3.000 Euro jährlich).

Ausnahmen und Besonderheiten

Abgrenzung zur steuerpflichtigen Vergütung

Eine Aufwandsentschädigung verliert ihre Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG, wenn sie erkennbar nicht dem Ersatz tatsächlicher Aufwendungen dient, sondern Verdienstausfall oder Zeitverlust abgelten soll. In diesem Fall handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn oder steuerpflichtige Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit.

Nebenberuflichkeit als Voraussetzung

Für die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale ist die Nebenberuflichkeit zwingend erforderlich. Eine Tätigkeit gilt als nebenberuflich, wenn sie zeitlich nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt. Die Nebenberuflichkeit kann auch bei Rentnern, Studierenden, Hausfrauen oder Arbeitslosen vorliegen.

Keine Kombination bei derselben Tätigkeit

Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG kann gemäß Satz 2 nicht in Anspruch genommen werden, wenn für dieselbe Tätigkeit bereits eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12, Nr. 26 oder Nr. 26b EStG gewährt wird. Eine Kombination ist nur bei unterschiedlichen Tätigkeiten zulässig.

Aufwandspauschalen für ehrenamtliche Betreuer (§ 3 Nr. 26b EStG)

Für ehrenamtliche rechtliche Betreuer nach § 1878 BGB gilt eine Sonderregelung: Die Aufwandspauschale ist steuerfrei, soweit sie zusammen mit steuerfreien Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG den Freibetrag von 3.000 Euro nicht überschreitet.

Sozialversicherungsfreiheit

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 12, Nr. 26 und Nr. 26a EStG sind gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 16 SvEV kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Sie bleiben daher auch beitragsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Werbungskostenabzug bei übersteigenden Einnahmen

Überschreiten die Einnahmen den jeweiligen Freibetrag, können gemäß § 3 Nr. 26 Satz 2 EStG (analog § 3 Nr. 26a Satz 3 EStG) die mit der Tätigkeit zusammenhängenden Ausgaben nur insoweit als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden, als sie den steuerfreien Betrag übersteigen.

Vorteile

• unbürokratische Steuerfreiheit: Die Pauschbeträge nach § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG können ohne Einzelnachweis der Aufwendungen in Anspruch genommen werden.
• kombinierbare Freibeträge: Bei Ausübung unterschiedlicher nebenberuflicher Tätigkeiten können Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale nebeneinander genutzt werden.
• sozialversicherungsfreie Einnahmen: Die steuerfreien Beträge unterliegen nicht der Sozialversicherungspflicht und erhöhen das Nettoeinkommen vollständig.
• breiter Anwendungsbereich: Die Ehrenamtspauschale ist nicht auf bestimmte Tätigkeitsarten beschränkt und kann für vielfältige ehrenamtliche Aufgaben genutzt werden.
• flexible Übertragung bei öffentlichen Kassen: Nicht ausgeschöpfte monatliche Freibeträge nach R 3.12 LStR können innerhalb eines Kalenderjahres übertragen werden.

Nachteile

• begrenzte Freibeträge: Die Höchstbeträge von 3.000 Euro beziehungsweise 840 Euro jährlich können bei intensiver ehrenamtlicher Tätigkeit schnell überschritten werden.
• eingeschränkter Werbungskostenabzug: Tatsächliche Aufwendungen können nur abgezogen werden, soweit sie den steuerfreien Betrag übersteigen.
• Nebenberuflichkeitserfordernis: Die Pauschalen nach § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG setzen eine nebenberufliche Tätigkeit voraus; hauptberufliche Tätigkeiten sind nicht begünstigt.
• Ausschluss bei Doppelbegünstigung: Für dieselbe Tätigkeit kann nur eine Steuerbefreiung in Anspruch genommen werden, keine Kumulation verschiedener Freibeträge.
• keine Anpassung an Inflation: Die Freibeträge werden nicht automatisch an die Preisentwicklung angepasst und verlieren bei Inflation real an Wert.

Fazit

Aufwandsentschädigungen bieten ehrenamtlich und nebenberuflich Tätigen attraktive Möglichkeiten, Einnahmen steuerfrei zu erhalten. Die Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro und die Ehrenamtspauschale von 840 Euro nach § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG sind dabei die wichtigsten Instrumente im Jahr 2025. Bei Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen greift zudem die Regelung des § 3 Nr. 12 EStG mit pauschalen Freigrenzen nach R 3.12 LStR. Die steuerfreien Beträge sind gleichzeitig sozialversicherungsfrei und erhöhen das verfügbare Nettoeinkommen vollständig.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Voraussetzungen müssen für die Übungsleiterpauschale erfüllt sein?

Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG setzt eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder in einer vergleichbaren pädagogischen Funktion voraus. Alternativ sind nebenberufliche künstlerische Tätigkeiten oder die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen begünstigt. Die Tätigkeit muss für eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine gemeinnützige Einrichtung erfolgen.

Wie unterscheiden sich Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale?

Die Übungsleiterpauschale (3.000 Euro) ist auf bestimmte pädagogische, künstlerische oder pflegerische Tätigkeiten beschränkt, während die Ehrenamtspauschale (840 Euro) für jede Art von nebenberuflicher Tätigkeit bei begünstigten Einrichtungen gilt. Beide Pauschalen können für unterschiedliche Tätigkeiten kombiniert werden, jedoch nicht für dieselbe Tätigkeit gleichzeitig.

Wann ist eine Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen steuerfrei?

Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen sind nach § 3 Nr. 12 EStG steuerfrei, wenn sie tatsächliche Aufwendungen ersetzen sollen und nicht für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden. Bei ehrenamtlich Tätigen gilt nach R 3.12 LStR ein pauschaler Mindestbetrag von 250 Euro monatlich beziehungsweise ein Drittel der Entschädigung als steuerfrei.

Können Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale kombiniert werden?

Die Kombination beider Pauschalen ist möglich, sofern unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden. So kann beispielsweise ein Vereinstrainer die Übungsleiterpauschale für seine Trainertätigkeit und zusätzlich die Ehrenamtspauschale für eine Vorstandstätigkeit in Anspruch nehmen. Für dieselbe Tätigkeit ist eine Kombination nach § 3 Nr. 26a Satz 2 EStG ausgeschlossen.

Wie werden Aufwandsentschädigungen in der Steuererklärung angegeben?

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen müssen grundsätzlich in der Steuererklärung angegeben werden, auch wenn sie nicht der Besteuerung unterliegen. Die Angabe erfolgt je nach Art der Tätigkeit in der Anlage N (nichtselbständige Arbeit) oder Anlage S (selbständige Arbeit). Übersteigen die Einnahmen die Freibeträge, ist der übersteigende Teil als steuerpflichtige Einnahme zu erfassen.

Welche Auswirkungen haben steuerfreie Aufwandsentschädigungen auf die Sozialversicherung?

Steuerfreie Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 12, Nr. 26 und Nr. 26a EStG sind gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 16 SvEV kein Arbeitsentgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinne. Sie bleiben daher beitragsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung und können auch neben einem Minijob bezogen werden.

Welche Änderungen bei den Freibeträgen sind ab 2026 geplant?

Nach dem Steueränderungsgesetz 2025 steigen die Freibeträge ab dem 1. Januar 2026: Die Übungsleiterpauschale erhöht sich von 3.000 Euro auf 3.300 Euro, die Ehrenamtspauschale von 840 Euro auf 960 Euro. Diese Erhöhungen sollen das ehrenamtliche Engagement stärker honorieren und die Pauschalen an die allgemeine Preisentwicklung anpassen.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: § 3 EStG – Steuerfreie Einnahmen (https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html), abgerufen am 5. Januar 2025
• Bundesministerium der Finanzen: Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2025 – R 3.12 Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen (https://esth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2025/A-Einkommensteuergesetz/II-Einkommen-2-24b/2-Steuerfreie-Einnahmen-3-3c/Paragraf-3/r-3-12.html), abgerufen am 5. Januar 2025
• Deutsche Rentenversicherung: Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen – Lexikon (https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/summa-summarum/Lexikon/A/aufwandsentschaedigung_aus_oeffentlichen_kassen.html), abgerufen am 5. Januar 2025
• Bundesministerium des Innern: Ehrenamt und Steuern – Häufige Fragen (https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/faqs/DE/themen/heimat/ehrenamt/ehrenamt-und-steuern/ehrenamt-und-steuern-liste.html), abgerufen am 5. Januar 2025