Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Alles auf einen Blick

• Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Steuerpflichtige zur geordneten Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen gemäß § 147 AO und § 257 HGB.
• Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren statt bisher 10 Jahren (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz).
• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist.
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder das Dokument erstellt wurde.

Aufbewahrungspflicht Definition

Die Aufbewahrungspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung von Steuerpflichtigen, steuerlich relevante Unterlagen für bestimmte Zeiträume geordnet aufzubewahren. Sie ist in § 147 AO für das Steuerrecht und in § 257 HGB für das Handelsrecht geregelt. Die Pflicht dient der Nachprüfbarkeit der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Das deutsche Steuer- und Handelsrecht kennt drei verschiedene Aufbewahrungsfristen, die sich nach der Art der Unterlagen richten. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. I 2024, Nr. 323) wurden die Fristen für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.

10-Jahres-Frist

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4a AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4 HGB für:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Unterlagen nach dem Unionszollkodex (Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 UZK)
• Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG (gemäß BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025)

8-Jahres-Frist (seit 1. Januar 2025)

Die 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB für:

• Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kostenbelege
• Kassenberichte und Kassenbücher (als Belege)

Ausnahme: Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen, gilt die verkürzte 8-Jahres-Frist erst ab dem 1. Januar 2026. Diese Steuerpflichtigen müssen Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre aufbewahren (§ 257 Abs. 4 HGB).

6-Jahres-Frist

Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 4 HGB für:

• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe
• Sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Übersicht der Aufbewahrungsfristen

Ergebnis: Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments ab und beträgt je nach Kategorie 6, 8 oder 10 Jahre.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Berechnung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege

Ein Unternehmer erhält im Mai 2025 eine Eingangsrechnung. Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres 2025.

Ergebnis: Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden und kann ab dem 1. Januar 2034 vernichtet werden.

Beispiel 2: Jahresabschluss mit 10-jähriger Frist

Eine GmbH erstellt im März 2026 ihren Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2025.

Ergebnis: Der Jahresabschluss 2025 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.

Beispiel 3: Welche Unterlagen können 2025 vernichtet werden?

Mit Beginn des Jahres 2025 können aufgrund der neuen 8-Jahres-Frist mehr Unterlagen vernichtet werden als bisher:

Ergebnis: Durch die Verkürzung der Frist auf 8 Jahre können Buchungsbelege aus 2016 bereits 2025 vernichtet werden, während nach alter Rechtslage noch eine Aufbewahrung bis Ende 2026 erforderlich gewesen wäre.

Ausnahmen und Besonderheiten

Ablaufhemmung bei laufenden Verfahren

Die Aufbewahrungsfrist läuft gemäß § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dies betrifft insbesondere:

• Laufende Betriebsprüfungen
• Nicht bestandskräftige Steuerbescheide
• Anhängige Rechtsbehelfsverfahren (Einspruch, Klage)

Elektronische Aufbewahrung nach GoBD

Die elektronische Aufbewahrung ist gemäß § 147 Abs. 2 AO grundsätzlich zulässig. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (Az. IV A 4 – S 0316/19/10003), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024, regeln die Anforderungen:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden
• Richtigkeit: Die Buchungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen
• zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen
• Ordnung: Systematische Ablage und Auffindbarkeit
• Unveränderbarkeit: Keine nachträgliche Änderung ohne Dokumentation

Ausnahme: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen dürfen gemäß § 147 Abs. 2 AO nicht ausschließlich elektronisch aufbewahrt werden; sie benötigen einen Ausdruck mit Unterschrift.

Sonderregelung für Lieferscheine

Gemäß § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO endet die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, bereits mit Erhalt (empfangene Lieferscheine) bzw. Versand (abgesandte Lieferscheine) der zugehörigen Rechnung.

Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen bei Bauleistungen

Privatpersonen, die Bauleistungen an ihrem Grundstück in Auftrag geben, müssen die Rechnung gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG mindestens 2 Jahre aufbewahren. Der leistende Unternehmer muss auf diese Pflicht in der Rechnung hinweisen.

Vorteile

• rechtliche Absicherung: Die ordnungsgemäße Aufbewahrung schützt vor Schätzungen durch das Finanzamt gemäß § 162 AO.
• verkürzte Frist seit 2025: Die Reduzierung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert den Lageraufwand.
• elektronische Archivierung: Die GoBD-konforme digitale Aufbewahrung spart physischen Lagerraum.
• Nachweis gegenüber Dritten: Aufbewahrte Unterlagen dienen als Beweismittel bei Streitigkeiten mit Geschäftspartnern.
• Betriebsprüfungssicherheit: Vollständige Unterlagen erleichtern die Betriebsprüfung und vermeiden Konflikte mit der Finanzverwaltung.

Nachteile

• administrativer Aufwand: Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten erfordert systematische Organisation und regelmäßige Pflege.
• Kosten für Archivierung: Physische oder elektronische Archivierung verursacht laufende Kosten für Lagerraum oder IT-Infrastruktur.
• unterschiedliche Fristen: Die Differenzierung zwischen 6-, 8- und 10-Jahres-Fristen erfordert sorgfältige Dokumentenkategorisierung.
• Haftungsrisiken: Verstöße können zu Schätzungen, Bußgeldern bis zu 25.000 Euro (§ 379 AO) oder strafrechtlichen Konsequenzen führen.
• Ablaufhemmung: Bei laufenden Verfahren verlängert sich die Aufbewahrungspflicht über die reguläre Frist hinaus.

Fazit

Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und § 257 HGB verpflichtet Steuerpflichtige zur geordneten Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen für 6, 8 oder 10 Jahre. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt, was Unternehmen entlastet. Die elektronische Archivierung nach GoBD ist zulässig und kann den Verwaltungsaufwand reduzieren. Bei laufenden steuerlichen Verfahren verlängert sich die Aufbewahrungspflicht, bis alle Bescheide bestandskräftig sind.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen unterliegen gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist. Diese Unterlagen dokumentieren die wirtschaftliche Lage des Unternehmens und sind für die steuerliche Gewinnermittlung unverzichtbar.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Dokument erstellt oder der Geschäftsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde. Bei einem Jahresabschluss, der im März 2026 für das Geschäftsjahr 2025 aufgestellt wird, beginnt die Frist daher am 31. Dezember 2026.

Welche Unterlagen können ab 2025 vernichtet werden?

Ab dem 1. Januar 2025 können Buchungsbelege aus dem Jahr 2016 vernichtet werden, da durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist auf 8 Jahre verkürzt wurde. Bücher und Jahresabschlüsse aus 2014 und früher sowie Geschäftsbriefe aus 2018 und früher können ebenfalls vernichtet werden, sofern keine Ablaufhemmung durch laufende Verfahren besteht.

Wie erfolgt die elektronische Aufbewahrung korrekt?

Die elektronische Aufbewahrung muss den Anforderungen der GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024) entsprechen. Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Eine Verfahrensdokumentation, die alle Prozesse beschreibt, ist verpflichtend.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können als Steuergefährdung nach § 379 AO mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Bei schwerwiegenden Verstößen, die zu einer Steuerverkürzung führen, drohen strafrechtliche Konsequenzen nach § 370 AO (Steuerhinterziehung) oder § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung). Zudem kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen.

Welche Sonderregelungen gelten für Banken und Versicherungen?

Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute unter BaFin-Aufsicht gilt die verkürzte 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege erst ab dem 1. Januar 2026 gemäß § 257 Abs. 4 HGB. Diese Verzögerung wurde im Zusammenhang mit den Cum-Ex- und Cum-Cum-Ermittlungen eingeführt, um die Aufklärung dieser Fälle nicht zu gefährden.

Müssen auch Privatpersonen Belege aufbewahren?

Privatpersonen unterliegen grundsätzlich keiner allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme besteht gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG bei Bauleistungen: Empfänger von Bauleistungen an ihrem Grundstück müssen die Rechnung 2 Jahre aufbewahren. Zudem empfiehlt es sich, Belege für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufzubewahren.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• Bundesministerium der Justiz: § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• Bundesministerium der Justiz: § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• Bundesministerium der Justiz: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. I 2024, Nr. 323), bundesgesetzblatt.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• Bundesministerium der Finanzen: GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Az. IV A 4 – S 0316/19/10003, bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 5. Januar 2025