Alles auf einen Blick:
- Arbeitsmittel bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden (§ 6 Abs. 2 EStG).
- Bei gemischt genutzten Gegenständen sind die Aufwendungen nach dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten abziehbar; § 9 EStG enthält keine Mindestnutzungsquote.
- Die tatsächlichen und nachgewiesenen Aufwendungen für Arbeitsmittel sind absetzbar; es gibt keine bundeseinheitliche Pauschale ohne Nachweise.
- Typische Arbeitsmittel: Fachliteratur, Computer, Büromaterial, Werkzeuge, Berufskleidung.
Arbeitsmittel Definition
Arbeitsmittel sind Gegenstände und Aufwendungen, die ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzt werden. Sie sind als Werbungskosten absetzbar, wenn sie der Berufsausübung dienen und notwendig sind (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Kaufbeleg, Nutzungsanteil und berufliche Notwendigkeit müssen nachgewiesen werden.
Wie werden Arbeitsmittel berücksichtigt?
Die Absetzung von Arbeitsmitteln erfolgt in 2 unterschiedlichen Verfahren, abhängig von den Anschaffungskosten. Bei Gütern bis 800 Euro netto können Sie eine sofortige vollständige Absetzung im Anschaffungsjahr vornehmen. Bei höheren Kosten erfolgt eine Abschreibung über die Nutzungsdauer.
Sofortabschreibung bei geringwertigen Wirtschaftsgütern
Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften besteht die Möglichkeit eines Sammelpostens; für Arbeitnehmer-Werbungskosten ist diese Option nicht anwendbar (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 7 S. 2 EStG verweist nur auf § 6 Abs. 2, nicht auf Abs. 2a).
Abschreibung bei höherwertigen Arbeitsmitteln
Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten über 800 Euro netto müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (§ 7 EStG). Ein Smartphone mit Kosten von 1.200 Euro wird entsprechend der einschlägigen AfA-Tabelle oder nachgewiesenen kürzeren Nutzungsdauer abgeschrieben. Die konkrete Nutzungsdauer wird nicht starr vorgegeben, sondern nach den Umständen des Einzelfalls und den AfA-Tabellen bestimmt.
Anteilige Absetzung bei gemischter Nutzung
Bei gemischt genutzten Gegenständen (privat und beruflich) sind die Aufwendungen nach dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten abziehbar (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 6 EStG). § 9 EStG enthält keine Mindestquote (wie z. B. 10 %) und keine Schwellwerte. Vollabzug kommt nur bei nahezu ausschließlicher beruflicher Verwendung in Betracht. Der berufliche Nutzungsanteil muss dokumentiert werden (z. B. durch Tagebuch oder Nachweise).
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Fachliteratur und Büromaterial unter 800 Euro
Ein Arbeitnehmer kauft Fachliteratur für seinen Beruf für 250 Euro und Büromaterial für 180 Euro. Die Gesamtkosten betragen 430 Euro netto. Da beide Gegenstände ausschließlich beruflich genutzt werden und unter 800 Euro liegen, können sie vollständig im Anschaffungsjahr abgesetzt werden.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Fachliteratur | 250 Euro |
| + Büromaterial | 180 Euro |
| = Gesamtkosten | 430 Euro |
| = Absetzbar im Jahr der Anschaffung | 430 Euro |
Ergebnis: Die gesamte Summe mindert das zu versteuernde Einkommen als Werbungskosten.
Beispiel 2: Smartphone mit 1.200 Euro Anschaffungskosten
Ein Arbeitnehmer kauft ein Smartphone für berufliche Zwecke für 1.200 Euro netto. Da die Kosten über 800 Euro liegen, erfolgt eine Abschreibung über 5 Jahre. Die jährliche Abschreibungsquote beträgt 20 Prozent.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Anschaffungskosten Smartphone | 1.200 Euro |
| ÷ Nutzungsdauer | 5 Jahre |
| = Jährliche Abschreibung | 240 Euro |
| × 3 Jahre (bisherige Nutzung) | 720 Euro |
| = Bereits abgeschriebener Betrag | 720 Euro |
Ergebnis: In den ersten 3 Jahren können je 240 Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Beispiel 3: Homeoffice-Ausstattung mit anteiliger Nutzung
Ein Arbeitnehmer kauft einen Schreibtisch für 600 Euro, der zu 70 Prozent beruflich und zu 30 Prozent privat genutzt wird. Der Schreibtisch liegt unter 800 Euro und kann anteilig abgesetzt werden.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Anschaffungskosten Schreibtisch | 600 Euro |
| × Beruflicher Nutzungsanteil | 70 % |
| = Absetzbar im Anschaffungsjahr | 420 Euro |
Ergebnis: Nur der berufliche Anteil von 420 Euro kann als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Ausnahmen und Besonderheiten
Typische Berufskleidung wie Arztkittel oder Richterrobe ist vollständig absetzbar, während bürgerliche Kleidung nicht als Arbeitsmittel gilt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Werkzeuge und Spezialgeräte für Handwerker sind vollständig absetzbar, wenn sie ausschließlich beruflich genutzt werden. Telefon- und Internetkosten können bei beruflicher Nutzung anteilig als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ohne Einzelnachweis ist bundesweit keine feste Pauschale vorgesehen; bei Telekommunikationsaufwendungen kann ein repräsentativer 3-Monats-Nachweis als Grundlage für den Jahresanteil dienen (LStH).
Vorteile
sofortige Absetzung: Gegenstände bis 800 Euro werden vollständig im Anschaffungsjahr abgesetzt und mindern sofort das zu versteuernde Einkommen.
anteilige Geltendmachung: Auch bei gemischter Nutzung können Arbeitsmittel nach dem beruflichen Nutzungsanteil abgesetzt werden; § 9 EStG kennt keine Mindestquote.
breite Anerkennung: Typische Arbeitsmittel wie Fachliteratur, Computer und Werkzeuge sind klar definiert und werden von Finanzämtern anerkannt.
Nachteile
aufwendige Dokumentation: Kaufbelege, Nutzungsanteile und berufliche Notwendigkeit müssen nachgewiesen werden.
lange Abschreibungsdauer: Teurere Arbeitsmittel müssen über mehrere Jahre verteilt werden, was die jährliche Steuerersparnis reduziert.
grenzwertige Gegenstände: Bei Kosten knapp über 800 Euro ist die Abschreibung ungünstiger als die Sofortabschreibung.
private Nutzung reduziert Abzug: Gegenstände mit privater Nutzung können nur anteilig geltend gemacht werden.
Fazit
Arbeitsmittel sind eine wichtige Möglichkeit, beruflich bedingte Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Die Grenze von 800 Euro netto bietet eine praktische Vereinfachung für kleinere Anschaffungen, die sofort vollständig absetzbar sind. Dokumentieren Sie tatsächliche und nachgewiesene Aufwendungen sorgfältig. Bei gemischter Nutzung gilt eine Aufteilung nach dem tatsächlichen beruflichen Nutzungsanteil – ohne starre Quoten. Bei Arbeitsmitteln über 800 Euro erfolgt die Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabellen. Für Computerhardware/Software gelten dabei typischerweise 1 Jahr, für andere Gegenstände sind die jeweiligen AfA-Tabellen maßgeblich.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Gegenstände gelten als Arbeitsmittel?
Typische Arbeitsmittel sind Fachliteratur, Computer, Büromaterial, Werkzeuge und Berufskleidung. Sie müssen ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzt werden und zur Berufsausübung erforderlich sein (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG).
Kann ich Arbeitsmittel pauschal absetzen?
Es gibt keine bundeseinheitliche Pauschale für Arbeitsmittel ohne Nachweise. Die tatsächlichen und nachgewiesenen Aufwendungen sind absetzbar. Bei Telefon- und Internetkosten kann ohne Einzelnachweis ein repräsentativer 3-Monats-Nachweis als Basis für den Jahresanteil dienen (LStH); eine feste Pauschale ist bundesweit nicht vorgesehen.
Ab wann muss ich Arbeitsmittel abschreiben?
Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten über 800 Euro netto müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (§ 7 EStG). Die konkrete Nutzungsdauer wird nach AfA-Tabellen und Einzelfallumständen bestimmt, nicht pauschal. Für Computerhardware und -software kann eine Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden (BMF); für andere Gegenstände richten sich die Fristen nach den einschlägigen AfA-Tabellen.
Kann ich ein Arbeitsmittel mit privater Nutzung absetzen?
Ja, bei gemischt genutzten Gegenständen sind die Aufwendungen nach dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten abziehbar. § 9 EStG kennt keine Mindestquoten (wie 10 %) oder Schwellwerte (wie 90 %); maßgeblich ist der tatsächliche Nutzungsanteil. Der berufliche Nutzungsanteil muss dokumentiert werden (z. B. durch Tagebuch oder andere Nachweise).
Wie beweise ich die berufliche Nutzung?
Kaufbelege sind erforderlich. Bei Gegenständen mit gemischter Nutzung sollten Sie den beruflichen Nutzungsanteil dokumentieren (z. B. Arbeitsjournal, Nutzungstagebuch). Bei Telekommunikation kann ein repräsentativer 3-Monats-Nachweis als Basis für die Jahresberechnung dienen (LStH). Ohne Nachweise droht eine Schätzung durch das Finanzamt.
Kann ich typische Berufskleidung absetzen?
Typische Berufskleidung wie Arztkittel oder Richterrobe ist vollständig absetzbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Bürgerliche Kleidung, die auch privat getragen werden kann, ist nicht absetzbar.
Wie sieht es mit Homeoffice-Ausstattung aus?
Arbeitsmittel für das Homeoffice wie Schreibtisch, Bürostuhl und Lampen sind steuerlich absetzbar, wenn sie beruflich genutzt werden. Bei gemischter Nutzung erfolgt eine anteilige Absetzung nach dem dokumentierten Nutzungsanteil.
Quellen & weiterführende Informationen
Bundesministerium der Finanzen. "Einkommensteuergesetz (EStG)." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesministerium der Finanzen. "Abschreibung für Abnutzung (AfA)." https://www.bundesfinanzministerium.de/ Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundeszentralamt für Steuern. "Einkommensteuer-Richtlinien (EStR)." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesministerium der Finanzen. "Werbungskosten und Betriebsausgaben." https://www.bundesfinanzministerium.de/ Zugriff am 15. Januar 2025.