Was ist der Arbeitgeber?

Alles auf einen Blick

• Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung für Rechnung des Arbeitnehmers ein.1
• Schuldner der Lohnsteuer ist grundsätzlich der Arbeitnehmer; der Arbeitgeber übernimmt aber Einbehaltung, Anmeldung und Abführung.1
• Bei Beginn des Dienstverhältnisses ruft der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab, meldet die Beendigung unverzüglich und fragt Änderungen monatlich ab.1
• Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen; Lohnkonten sind grundsätzlich bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren.1
• Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich monatlich abzugeben; bei mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro Vorjahreslohnsteuer gilt das Kalendervierteljahr, bei nicht mehr als 1.080 Euro das Kalenderjahr.1

Arbeitgeber Definition

Im Lohnsteuerrecht ist der Arbeitgeber die Stelle, die Arbeitslohn zahlt und den Lohnsteuerabzug durchführt. Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit wird die Einkommensteuer durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben, soweit der Arbeitslohn von einem Arbeitgeber gezahlt wird; der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung für Rechnung des Arbeitnehmers ein (§ 38 Abs. 1 Satz 1, Abs. 3 Satz 1 EStG).1

Wie wird der Arbeitgeber berücksichtigt?

Der Arbeitgeber wird lohnsteuerlich nicht als Steuerschuldner, sondern als zentrale Einbehaltungs- und Verfahrensstelle berücksichtigt. Praktisch läuft das in fünf Schritten ab:1

1. Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale: Bei Beginn des Dienstverhältnisses ruft der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers beim Bundeszentralamt für Steuern ab und übernimmt sie in das Lohnkonto (§ 39e Abs. 4 Satz 2 EStG).1

2. Berechnung der Lohnsteuer: Für den laufenden Arbeitslohn stellt der Arbeitgeber die Höhe des Arbeitslohns im Lohnzahlungszeitraum fest und rechnet ihn für die Ermittlung der Lohnsteuer auf einen Jahresarbeitslohn hoch (§ 39b Abs. 2 Satz 1 EStG).1

3. Führung des Lohnkontos: Für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ist ein Lohnkonto zu führen. Dort sind insbesondere Arbeitslohn, steuerfreie Bezüge und die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen (§ 41 Abs. 1 Satz 1 bis 3 EStG).1

4. Anmeldung und Abführung: Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums reicht der Arbeitgeber die Lohnsteuer-Anmeldung beim Betriebsstättenfinanzamt ein und führt die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer ab (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG).1

5. Abschluss und Bescheinigung: Am Ende des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses schließt der Arbeitgeber das Lohnkonto ab und übermittelt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG).1

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Einbehaltung bei der Lohnzahlung

Ein Arbeitgeber zahlt im April 2026 einen laufenden Arbeitslohn von 3.000,00 Euro. Im vereinfachten Beispiel ergibt die Lohnabrechnung eine Lohnsteuer von 310,00 Euro.1

Ergebnis: Der Arbeitgeber behält in diesem vereinfachten Beispiel 310,00 Euro für Rechnung des Arbeitnehmers ein und führt diesen Betrag im Anmeldungszeitraum an das Betriebsstättenfinanzamt ab.1

Beispiel 2: Vierteljährliche Lohnsteuer-Anmeldung

Die im Vorjahr abzuführende Lohnsteuer betrug 2.400,00 Euro. Damit ist der Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum das Kalendervierteljahr, weil der Vorjahresbetrag mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro beträgt (§ 41a Abs. 2 Satz 2 EStG). Im ersten Vierteljahr 2026 ergeben sich folgende Einbehalte:1

Ergebnis: Die Lohnsteuer-Anmeldung für das erste Kalendervierteljahr 2026 und die Abführung von 1.800,00 Euro sind spätestens am 10. April 2026 fällig.1

Beispiel 3: Korrektur eines Fehlers

Ein Arbeitgeber stellt im März 2026 fest, dass im Januar 50,00 Euro zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurden. Bei der nächstfolgenden Lohnzahlung darf er den Fehler grundsätzlich berichtigen (§ 41c Abs. 1 Satz 1 EStG).1

Ergebnis: In diesem Beispiel darf der Arbeitgeber die fehlenden 50,00 Euro bei der nächsten Lohnzahlung nachträglich einbehalten. Nach Ablauf des Kalenderjahres ist eine Änderung nur bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung zulässig (§ 41c Abs. 3 Satz 1 EStG).1

Ausnahmen und Besonderheiten

• Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts hat die öffentliche Kasse, die den Arbeitslohn zahlt, die Pflichten des Arbeitgebers (§ 38 Abs. 3 Satz 2 EStG).1
• In bestimmten Fällen kann ein Dritter die Pflichten des Arbeitgebers übernehmen; bei unmittelbaren tarifvertraglichen Ansprüchen gegen einen Dritten mit Wohnsitz, Geschäftsleitung oder Sitz im Inland hat der Dritte die Pflichten des Arbeitgebers (§ 38 Abs. 3a Satz 1 EStG).1
• Reicht der geschuldete Barlohn zur Deckung der Lohnsteuer nicht aus, muss der Arbeitnehmer den Fehlbetrag zur Verfügung stellen oder der Arbeitgeber andere Bezüge zurückbehalten. Gelingt das nicht, ist das Betriebsstättenfinanzamt zu informieren (§ 38 Abs. 4 Satz 1 bis 4 EStG).1
• Auf Antrag kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass der Arbeitgeber nicht am ELStAM-Abrufverfahren teilnimmt. Beschäftigt der Arbeitgeber ausschließlich geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt, ist dem Antrag stattzugeben (§ 39e Abs. 7 Satz 1 und 2 EStG).1
• Der Arbeitgeber haftet nicht, soweit Lohnsteuer in den gesetzlich genannten Nachforderungs- und Anzeigefällen vom Arbeitnehmer nachzufordern ist (§ 42d Abs. 2 EStG).1
• Seit dem 1. Januar 2026 werden Beiträge von Angestellten und Beamten für eine private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung elektronisch übermittelt und beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt; das bisherige Papierbescheinigungsverfahren wird dadurch ersetzt.5

Vorteile

• direkter Steuerabzug: Die Lohnsteuer wird mit jeder Lohnzahlung erhoben und nicht erst gesammelt am Jahresende festgesetzt.1

• digitale Merkmalsnutzung: Steuerklasse, Kinderfreibeträge und weitere Lohnsteuerabzugsmerkmale können elektronisch abgerufen und in der Abrechnung verwendet werden.1

• korrigierbare Abrechnung: Fehler im Lohnsteuerabzug können innerhalb der gesetzlichen Grenzen bei einer späteren Lohnzahlung berichtigt werden.1

• gebündelte Anmeldung: Der Arbeitgeber meldet die Summen der einzubehaltenden oder übernommenen Steuer je Anmeldungszeitraum an das Betriebsstättenfinanzamt.1

Nachteile

• umfassende Haftung: Der Arbeitgeber haftet für nicht einbehaltene oder nicht abgeführte Lohnsteuer sowie für bestimmte Fehler im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung.1

• laufender Verwaltungsaufwand: ELStAM-Abruf, Lohnkonto, Anmeldungen, Abführung und Bescheinigungen müssen fortlaufend organisiert werden.1

• enge Fristen: Anmeldung und Abführung sind grundsätzlich spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums vorzunehmen.1

• datenabhängige Abrechnung: Fehlende Merkmale, verspätete Informationen oder unzutreffende Einträge können Korrekturen und zusätzliche Mitteilungen an das Finanzamt auslösen.1

Fazit

Der Arbeitgeber ist im Steuerrecht vor allem Träger zentraler Pflichten im Lohnsteuerabzug. Er ruft ELStAM ab, berechnet und erhebt die Lohnsteuer, führt das Lohnkonto, meldet die Steuer fristgerecht an und übermittelt die Lohnsteuerbescheinigung. Gerade weil der Arbeitnehmer Schuldner der Lohnsteuer bleibt, der Arbeitgeber aber für Einbehaltung und Abführung haftet, ist die Rolle praktisch besonders sensibel. Für Unternehmen, öffentliche Kassen und bestimmte Dritte entscheidet eine saubere Organisation deshalb unmittelbar über das Haftungsrisiko.1

Häufige Fragen (FAQ)

Wer ist im Lohnsteuerrecht Arbeitgeber?

Arbeitgeber ist im Lohnsteuerrecht die Stelle, die Arbeitslohn zahlt und den Lohnsteuerabzug durchführen muss. Bei öffentlichen Arbeitgebern kann die zahlende öffentliche Kasse diese Pflichten übernehmen; in besonderen Fällen kann auch ein Dritter an die Stelle des Arbeitgebers treten.1

Wann muss der Arbeitgeber ELStAM abrufen?

Bei Beginn des Dienstverhältnisses muss der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen und in das Lohnkonto übernehmen. Änderungen und Mitteilungen des Bundeszentralamts für Steuern sind monatlich anzufragen und abzurufen.1

Wann ist die Lohnsteuer-Anmeldung fällig?

Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums sind Anmeldung und Abführung vorzunehmen. Ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich angemeldet wird, richtet sich grundsätzlich nach der Höhe der im Vorjahr abzuführenden Lohnsteuer.1

Wie lange muss der Arbeitgeber das Lohnkonto aufbewahren?

Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Damit bestehen im Lohnsteuerverfahren klare Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.1

Wann darf der Arbeitgeber eine fehlerhafte Lohnabrechnung korrigieren?

Bei der nächstfolgenden Lohnzahlung darf der Arbeitgeber zu viel erhobene Lohnsteuer erstatten oder zu wenig erhobene Lohnsteuer nachträglich einbehalten, etwa bei später bereitgestellten Merkmalen oder erkannten Fehlern. Nach Ablauf des Kalenderjahres ist eine Änderung nur bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung zulässig.1

Warum haftet der Arbeitgeber für Lohnsteuerfehler?

Die Haftung folgt daraus, dass der Arbeitgeber gesetzlich zur Einbehaltung und Abführung verpflichtet ist. Sie umfasst insbesondere nicht einbehaltene oder nicht abgeführte Lohnsteuer, zu Unrecht erstattete Lohnsteuer im Jahresausgleich sowie bestimmte Fehler im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung.1

Was ist 2026 für Arbeitgeber im Lohnsteuerabzug neu?

Seit dem 1. Januar 2026 werden Beiträge zu einer privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung elektronisch übermittelt und beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Das bisherige Papierbescheinigungsverfahren wird dadurch ersetzt.5

Quellen

• 1 Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere § 38, § 39, § 39b, § 39e, § 41, § 41a, § 41b, § 41c und § 42d. Zugriff am 11. März 2026. (Gesetze im Internet)
• 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), § 1 Arbeitnehmer, Arbeitgeber. Zugriff am 11. März 2026. (Gesetze im Internet)
• 3 Bundesministerium der Finanzen, Glossareintrag „Lohnsteuer“. Zugriff am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
• 4 Bundeszentralamt für Steuern, Informationen zu ELStAM für Unternehmen und Privatpersonen. Zugriff am 11. März 2026. (Bzst)
• 5 Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 8. Dezember 2025 „Datenaustausch zwischen Unternehmen der privaten Krankenversicherung, Steuerverwaltung und Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026“. Zugriff am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)