Stressfrei auf die E-Rechnung umstellen

Die Digitalisierung verändert die Anforderungen an Unternehmen, insbesondere im Rechnungswesen. Eine der größten Neuerungen ist die Einführung der E-Rechnungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zusammenarbeiten, elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format einreichen. 

Die E-Rechnung ist eine digitale, maschinenlesbare Rechnung, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert Fehler. Ziel ist es, die Effizienz in der Steuer- und Finanzwelt zu steigern. 

Neue Vorgaben zur E-Rechnung 

Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung haben sich in den letzten Jahren stetig weiterentwickelt. Die wichtigste Neuerung betrifft das Format der E-Rechnung. Bislang waren viele Rechnungen als PDF zugelassen, doch ab 2025 wird die E-Rechnung ausschließlich im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format akzeptiert. 

1. ZUGFeRD und XRechnung: Diese beiden Formate sind standardisierte Formate, die sicherstellen, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar und mit den Systemen der öffentlichen Hand kompatibel sind. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Version der Rechnung als auch eine XML-Datei enthält. XRechnung hingegen ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. 
2. Pflichtangaben: Wie bei herkömmlichen Rechnungen müssen auch E-Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören unter anderem die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, der Name und die Adresse des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers sowie eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Zudem müssen E-Rechnungen die Mehrwertsteuer und gegebenenfalls einen Steuersatz ausweisen.
3.  Elektronische Signatur: Eine wichtige Neuerung, die die E-Rechnung von der traditionellen Papierrechnung unterscheidet, ist die Frage der elektronischen Signatur. Während eine digitale Signatur bislang für E-Rechnungen nicht zwingend erforderlich war, müssen sie zukünftig von Unternehmen verwendet werden, wenn sie mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte tätigen. Die elektronische Signatur gewährleistet die Echtheit und Unveränderbarkeit der Rechnung und schützt vor Manipulationen. 
4. Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen nicht nur versendet, sondern auch archiviert werden. Die Archivierung erfolgt elektronisch und muss den steuerrechtlichen Anforderungen entsprechen. Dabei müssen die Rechnungen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Archivsysteme die Anforderungen des Steuerrechts erfüllen, insbesondere in Bezug auf die Unveränderbarkeit der Daten. 

So passen Unternehmer ihre Prozesse an 

Die Einführung der E-Rechnung und die gesetzlichen Anforderungen stellen Unternehmen vor eine Herausforderung. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen müssen oft ihre internen Prozesse und Systeme anpassen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Doch mit einer vorausschauenden Planung und der richtigen Software können Unternehmer den Übergang zur E-Rechnung problemlos meistern. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten: 

• Schulung der Mitarbeiter: Die Einführung der E-Rechnung erfordert, dass alle Mitarbeiter, die mit Rechnungen und Buchhaltung zu tun haben, entsprechend geschult werden. Sie müssen mit den neuen Formaten vertraut gemacht werden und wissen, wie die Rechnungen richtig erstellt und archiviert werden. 
• Anpassung der Software: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungssoftware auf den neuesten Stand bringen, um die E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu erstellen. Wer bereits Softwarelösungen im Einsatz hat, sollte prüfen, ob diese mit den neuen Anforderungen kompatibel sind. In vielen Fällen bieten Anbieter von Buchhaltungssoftware bereits Updates oder neue Module an, die Unternehmen bei der Umstellung unterstützen. 
• Automatisierung der Rechnungsstellung: Eine der größten Stärken der E-Rechnung ist die Möglichkeit zur Automatisierung. Unternehmen sollten überlegen, wie sie ihre Rechnungsstellung automatisieren können, um den Prozess effizienter zu gestalten und Fehler zu vermeiden. Mit einer modernen Softwarelösung können viele Aufgaben, wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen, automatisch durchgeführt werden. 
• Überprüfung der rechtlichen Anforderungen: Die neuen Vorgaben zur E-Rechnung sind komplex und beinhalten eine Reihe von rechtlichen Anforderungen. Es ist wichtig, sich regelmäßig über Änderungen und Anpassungen zu informieren, um sicherzustellen, dass das Unternehmen immer den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Eine professionelle Beratung durch einen Steuerberater oder die Nutzung eines entsprechenden E-Books kann hierbei helfen. 

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick 

• Fristen: Ab Juli 2025 müssen alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausstellen. 
• Pflichtangaben: Alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Name und Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers sowie eine detaillierte Leistungsbeschreibung müssen enthalten sein. 
• Elektronische Signatur: Ab Juli 2025 wird eine elektronische Signatur erforderlich, wenn mit der öffentlichen Hand Geschäfte getätigt werden. 
• Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert und für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. 
• Softwarelösungen: Nutzen Sie Softwarelösungen, die den neuen Anforderungen entsprechen. Weitere Informationen zu den notwendigen Anpassungen finden Sie in diesem kostenlosen E-Book. 

Mit diesen Anpassungen bleibt Ihr Unternehmen gesetzeskonform und nutzt zugleich die vielfältigen Vorteile der E-Rechnung. Die Umstellung kann zunächst aufwendig sein, doch langfristig reduziert sich der administrative Aufwand deutlich – und die Bearbeitung von Rechnungen wird spürbar schneller und effizienter. 

Tipp: Wer die Digitalisierung im Unternehmen gezielt vorantreiben möchte, sollte mögliche staatliche Förderungen prüfen. Einen Überblick zu aktuellen Programmen und Voraussetzungen finden Sie im Beitrag zu den Fördermitteln für Digitalisierung. 

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung des Rechnungswesens in Deutschland. Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, müssen künftig Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen. Dies bringt nicht nur technische und rechtliche Anforderungen mit sich – etwa hinsichtlich elektronischer Signatur, Archivierung und Pflichtangaben – sondern erfordert auch organisatorische Veränderungen, wie die Schulung von Mitarbeitenden und Anpassung der Buchhaltungssoftware. Trotz des anfänglichen Aufwands überwiegen die Vorteile: effizientere Prozesse, geringerer Verwaltungsaufwand und höhere Sicherheit. Wer frühzeitig handelt, kann die Umstellung erfolgreich und zukunftssicher meistern.

FAQ zum Thema E-Rechnungspflicht ab 2025

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale, maschinenlesbare Rechnung, die eine automatisierte Weiterverarbeitung erlaubt. Sie ersetzt ab 2025 die bisher übliche PDF-Rechnung im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung.

Welche Formate sind ab 2025 für E-Rechnungen erlaubt?

Nur die Formate ZUGFeRD (hybrides Format mit PDF und XML) und XRechnung (strukturiertes XML) werden ab Juli 2025 akzeptiert.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Leistungen oder Waren an öffentliche Auftraggeber in Deutschland liefern oder verkaufen.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss u. a. folgende Angaben enthalten: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Name und Adresse von Rechnungsaussteller und -empfänger, Beschreibung der Leistung sowie Mehrwertsteuerangaben.

Ist eine elektronische Signatur erforderlich?

Ja, ab Juli 2025 ist eine elektronische Signatur verpflichtend für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.