Alles auf einen Blick
- Die zuständige Finanzbehörde richtet sich nach der Steuerart: Bei natürlichen Personen ist regelmäßig das Wohnsitzfinanzamt zuständig, bei Körperschaften vor allem das Finanzamt der Geschäftsleitung oder des Sitzes und bei der Umsatzsteuer das Finanzamt des Unternehmensstandorts.
- Die Steuernummer ist nicht mit der IdNr., der USt-IdNr. oder der W-IdNr. identisch.
- Auf Rechnungen reicht grundsätzlich die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom BZSt erteilte USt-IdNr.; ohne USt-IdNr. ist die Steuernummer zu verwenden.
- Für elektronische Verfahren kann die Steuernummer im bundeseinheitlichen 13-stelligen Format benötigt werden.
- Ändert sich die Zuständigkeit des Finanzamts, kann eine neue Steuernummer erteilt werden.
Steuernummer Definition
Die Steuernummer ist die vom zuständigen Finanzamt erteilte Nummer, unter der ein Steuerpflichtiger im jeweiligen Steuerverfahren geführt wird; welches Finanzamt zuständig ist, bestimmen je nach Steuerart insbesondere §§ 19 bis 21 AO. Sie ist von der IdNr., der W-IdNr. und der USt-IdNr. zu unterscheiden.
Wie wird die Steuernummer berücksichtigt
Wer einen Betrieb, eine Betriebstätte oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss dies steuerlich anzeigen. Für nicht natürliche Personen regelt § 137 AO die steuerliche Erfassung, für gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche sowie freiberufliche Tätigkeiten greift § 138 AO. Danach läuft die steuerliche Erfassung bei dem Finanzamt an, das für die jeweilige Steuerart zuständig ist.
Für die Zuständigkeit gilt eine einfache Grundlinie: Bei natürlichen Personen ist regelmäßig das Wohnsitzfinanzamt zuständig, bei Körperschaften und anderen nicht natürlichen Personen vor allem das Finanzamt der Geschäftsleitung oder des Sitzes und bei der Umsatzsteuer das Finanzamt, von dessen Bezirk aus das Unternehmen ganz oder vorwiegend betrieben wird. Die dort geführte Steuernummer wird dann in den betroffenen Verfahren verwendet.
Praktisch wichtig ist die Steuernummer vor allem in Anträgen, Mitteilungen und Rechnungen. Wer eine USt-IdNr. beantragt, muss dabei Namen, Anschrift und die Steuernummer angeben, unter der er umsatzsteuerlich geführt wird. In Rechnungen darf der Unternehmer statt der USt-IdNr. auch die Steuernummer angeben.
Gleichzeitig ist die Steuernummer heute nur noch ein Teil des steuerlichen Nummernsystems. Natürliche Personen erhalten die IdNr., wirtschaftlich Tätige die W-IdNr. und Unternehmer für den innergemeinschaftlichen Geschäftsverkehr zusätzlich die USt-IdNr. Die USt-IdNr. wird also nicht an Stelle der Steuernummer, sondern zusätzlich vergeben. Die W-IdNr. wird seit November 2024 stufenweise eingeführt, ersetzt andere bestehende Identifikationsnummern derzeit aber noch nicht.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Inlandsrechnung ohne USt-IdNr.
Eine Gründerin hat bereits eine Steuernummer, aber noch keine USt-IdNr.
|:—|:—:|| zulässige Kennziffern nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG | 2 || tatsächlich vorhanden: Steuernummer | + 1 || tatsächlich vorhanden: USt-IdNr. | + 0 || auf der Rechnung verwendbare Kennziffern | = 1 |
Ergebnis: Solange keine USt-IdNr. erteilt ist, bleibt für die Rechnung die Steuernummer.
Beispiel 2: Antrag auf eine USt-IdNr.
Ein Unternehmer will innergemeinschaftlich tätig werden und beantragt eine USt-IdNr.
|:—|:—:|| Name des Antragstellers | 1 || Anschrift des Antragstellers | + 1 || Steuernummer, unter der er umsatzsteuerlich geführt wird | + 1 || Mindestangaben nach § 27a UStG | = 3 |
Ergebnis: Der Antrag setzt jedenfalls Name, Anschrift und die umsatzsteuerliche Steuernummer voraus.
Beispiel 3: Elektronische Übermittlung im Bundesschema
Ein Unternehmen kennt seine Länder-Steuernummer und muss sie für ein elektronisches Verfahren im Bundesschema angeben.
|:—|:—:|| Länderformat der vorliegenden Steuernummer | variabel || Bundesschema für die Übermittlung | 13 || elektronisch zu übermittelnde Darstellung | = 13 Stellen |
Ergebnis: Für bestimmte elektronische Verfahren ist die Steuernummer im bundeseinheitlichen 13-stelligen Format darzustellen.
Ausnahmen und Besonderheiten
Die Steuernummer ist nicht die einzige steuerliche Kennziffer. Für natürliche Personen ist die IdNr. das bundeseinheitliche Identifikationsmerkmal, für wirtschaftlich Tätige die W-IdNr. und für den innergemeinschaftlichen Geschäftsverkehr die USt-IdNr. Gerade deshalb muss in jedem Verfahren geprüft werden, welche Nummer konkret verlangt wird.
Bei elektronischen Mitteilungen durch Dritte ist die Steuernummer teilweise nur eine Auffanglösung. Nach § 93c AO sind bei natürlichen Personen grundsätzlich die IdNr. und bei nicht natürlichen Personen die W-IdNr. anzugeben; nur soweit diese noch nicht vergeben wurde, tritt bei nicht natürlichen Personen die Steuernummer an ihre Stelle. Ähnlich arbeitet § 138b AO für Mitteilungen über Beziehungen zu Drittstaat-Gesellschaften.
Bei Rechnungen gilt eine weitere Besonderheit: Erteilt das Finanzamt eine neue Steuernummer, etwa nach einer Verlagerung des Unternehmenssitzes, ist nur noch diese neue Steuernummer zu verwenden. Die bereits erteilte USt-IdNr. bleibt davon unberührt.
Sonderfälle gibt es auch im Umsatzsteuerrecht. Ein Fiskalvertreter erhält für seine Tätigkeit sogar eine gesonderte Steuernummer und eine gesonderte USt-IdNr. Das zeigt, dass die Steuernummer immer verfahrens- und zuständigkeitsbezogen zu lesen ist.
Schließlich unterscheidet sich auch das Format in der Praxis. Das Finanzamt stellt die Steuernummer überwiegend im Standardschema der Länder dar; dieses Format hängt vom Bundesland ab. Für elektronische Übermittlungen kann dagegen das bundeseinheitliche 13-stellige Bundesschema maßgeblich sein.
Vorteile
klare Zuständigkeitszuordnung: Die Steuernummer knüpft an das zuständige Finanzamt an und erleichtert die Zuordnung von Erklärungen, Anträgen und Mitteilungen.
flexible Rechnungsangabe: Unternehmer können auf Rechnungen statt der USt-IdNr. auch die Steuernummer verwenden.
praktische Verfahrensnummer: In vielen laufenden Besteuerungsverfahren bleibt die Steuernummer ein zentrales Zuordnungsmerkmal.
elektronische Anschlussfähigkeit: Für elektronische Verfahren kann die Steuernummer in das bundeseinheitliche 13-stellige Format überführt werden.
Nachteile
wechselnde Nummer: Bei Änderung der Zuständigkeit kann eine neue Steuernummer erteilt werden.
begrenzte Einheitlichkeit: Das Darstellungsformat hängt vom Bundesland ab; für elektronische Verfahren ist häufig erst das Bundesschema maßgeblich.
hohe Verwechslungsgefahr: Neben der Steuernummer existieren IdNr., USt-IdNr. und W-IdNr. mit unterschiedlichen Funktionen.
geringe Dauerhaftigkeit: Anders als die IdNr. ist die Steuernummer nicht auf eine lebenslange, unveränderliche Verwendung angelegt.
Fazit
Die Steuernummer bleibt 2026 ein wichtiger Bestandteil des deutschen Besteuerungsverfahrens, obwohl mit IdNr., USt-IdNr. und W-IdNr. inzwischen mehrere andere Kennziffern danebenstehen. Entscheidend ist weniger die Nummer selbst als ihr richtiger Einsatz: Für Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer, Rechnungen und elektronische Mitteilungen gelten unterschiedliche Zuständigkeits- und Verwendungsregeln. Wer die Steuernummer sauber von den anderen Identifikationsmerkmalen trennt, vermeidet typische Fehler bei Anträgen, Rechnungen und laufender Kommunikation mit dem Finanzamt.
Häufige Fragen (FAQ)
Worin unterscheidet sich die Steuernummer von der IdNr.
Die IdNr. ist das bundeseinheitliche und dauerhafte Identifikationsmerkmal natürlicher Personen. Die Steuernummer dagegen ist an das zuständige Finanzamt und an das jeweilige Steuerverfahren angebunden und kann sich deshalb ändern.
Welche Nummer gehört auf eine Rechnung
Unternehmer müssen auf der Rechnung entweder die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom BZSt erteilte USt-IdNr. angeben. Liegt noch keine USt-IdNr. vor, ist die Steuernummer zu verwenden.
Warum kann sich eine Steuernummer ändern
Eine neue Steuernummer kommt vor allem dann in Betracht, wenn sich die Zuständigkeit des Finanzamts ändert, etwa bei einer Verlagerung des Unternehmenssitzes. Auch gesonderte Steuernummern für besondere Verfahren sind möglich.
Wie wirkt sich die W-IdNr. auf die Steuernummer aus
Die W-IdNr. wird seit November 2024 stufenweise eingeführt und ergänzt das bestehende System für wirtschaftlich Tätige. Derzeit ersetzt sie andere bestehende Identifikationsnummern noch nicht generell, sodass die Steuernummer in vielen Verfahren weiter relevant bleibt.
Was gilt bei elektronischen Übermittlungen
Je nach Verfahren kann statt des Länderformats das bundeseinheitliche 13-stellige Bundesschema verlangt werden. Außerdem verwenden einige Vorschriften vorrangig IdNr. oder W-IdNr. und greifen nur ersatzweise auf die Steuernummer zurück.
Welches Finanzamt ist für meine Steuernummer zuständig
Bei natürlichen Personen ist regelmäßig das Wohnsitzfinanzamt zuständig. Bei Körperschaften und anderen nicht natürlichen Personen kommt es vor allem auf Geschäftsleitung oder Sitz an. Für die Umsatzsteuer ist grundsätzlich das Finanzamt maßgeblich, von dessen Bezirk aus das Unternehmen ganz oder vorwiegend betrieben wird.
Was passiert mit meiner USt-IdNr., wenn ich eine neue Steuernummer erhalte
Die USt-IdNr. bleibt grundsätzlich bestehen. Auf Rechnungen ist dann aber die neu erteilte Steuernummer zu verwenden, soweit die Rechnung nicht mit der USt-IdNr. ausgestellt wird.
Quellen
- Abgabenordnung (AO), §§ 19 bis 21, Amtliches AO-Handbuch des Bundesministeriums der Finanzen, abgerufen am 25.03.2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Abgabenordnung (AO), §§ 137, 138, 139a, 139c und 93c, Amtliches AO-Handbuch des Bundesministeriums der Finanzen, abgerufen am 25.03.2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 sowie § 27a, gesetze-im-internet.de und Umsatzsteuer-Handbuch des BMF, abgerufen am 25.03.2026. (Gesetze im Internet)
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5 und Abschnitt 27a.1, Bundesministerium der Finanzen, abgerufen am 25.03.2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundeszentralamt für Steuern, Steuerliche Identifikationsnummer / Identifikationsnummern, abgerufen am 25.03.2026. (BZST)
- Bundeszentralamt für Steuern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer / Vergabe und Erteilung der USt-IdNr., abgerufen am 25.03.2026. (BZST)
- Bundeszentralamt für Steuern und Bundesministerium der Finanzen, Wirtschafts-Identifikationsnummer / FAQ, abgerufen am 25.03.2026. (BZST)
- Bundeszentralamt für Steuern, Darstellung der Steuernummer im Standardschema der Länder und im Bundesschema, abgerufen am 25.03.2026. (BZST)
- Umsatzsteuerrecht zur Fiskalvertretung, § 22d UStG und UStAE 22d.1, abgerufen am 25.03.2026. (Bundesministerium der Finanzen)