Was ist die Rückzahlung von Arbeitslohn?

Alles auf einen Blick:

• Eine Arbeitslohnrückzahlung setzt die Rückgabe zuvor als Arbeitslohn qualifizierter Leistungen an den Arbeitgeber voraus.
• Maßgeblich ist grundsätzlich der tatsächliche Abfluss, nicht allein die Rückforderung.
• Auch irrtümlich überwiesene Vergütungen können zunächst Arbeitslohn sein.
• Eine fällige Forderung gegen einen beherrschenden Gesellschafter ersetzt keine tatsächliche Rückzahlung.
• Der Rückzahlungsbetrag ist nicht automatisch die Höhe einer Einkommensteuererstattung.

Rückzahlung von Arbeitslohn Definition

Eine Rückzahlung von Arbeitslohn liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer zuvor als Lohn erhaltene Leistungen an seinen Arbeitgeber zurückgibt. Arbeitslohn gehört nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Einkommensteuergesetz (EStG) zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit ^[1]. Der Bundesfinanzhof (BFH) verlangt einen Rückfluss im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ^[2]. Eine solche Rückzahlung kann als negative Einnahme berücksichtigt werden und damit die lohnbezogenen Einnahmen mindern. Sie ist kein eigener Steuerfreibetrag. Nicht jede Zahlung an den Arbeitgeber und nicht jeder spätere Vermögensverlust erfüllt die Voraussetzungen einer Arbeitslohnrückzahlung.

Wie wird die Rückzahlung von Arbeitslohn berücksichtigt?

Lohnzahlung und Rückgabe zuordnen

Zunächst muss feststehen, welche Leistung Sie zurückgeben. Bei einer Gehaltsüberzahlung sollten die ursprüngliche Abrechnung und die spätere Rückzahlung eindeutig zusammenpassen. Auch irrtümliche Überweisungen können Arbeitslohn sein, wenn sie durch das Dienstverhältnis veranlasst sind. Das bestätigt der BFH im Urteil VI R 13/14 ^[3]. Eine fehlerhafte Berechnung macht den erhaltenen Betrag daher nicht schon zu einer anderen Einnahmeart. Davon zu unterscheiden sind etwa Zahlungen zur Tilgung eines Arbeitgeberdarlehens. Halten Sie im Rückzahlungsgrund fest, welche Lohnleistung und welcher Abrechnungszeitraum betroffen sind. Das erleichtert die Zuordnung der Zahlung.

Das Jahr des tatsächlichen Abflusses bestimmen

Zurückgezahlter Arbeitslohn wird grundsätzlich in dem Jahr berücksichtigt, in dem der Arbeitnehmer ihn tatsächlich zurückgibt. Das folgt aus dem Abflussprinzip des § 11 Absatz 2 Satz 1 EStG ^[4]. Die Lohnsteuer-Hinweise 2026 bestätigen diese zeitliche Zuordnung ^[5]. Eine bloße Rückforderung des Arbeitgebers genügt noch nicht. Wurde der Lohn etwa 2025 ausgezahlt und erst 2026 zurückgegeben, ist grundsätzlich die Rückzahlung im Jahr 2026 maßgeblich. Das ursprüngliche Abrechnungsjahr entscheidet darüber nicht. Gesetzliche Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. Zahlungsdatum und Bezug zur früheren Vergütung sollten deshalb nachvollziehbar dokumentiert sein.

Einnahmenbetrag und Steuerwirkung unterscheiden

Der zurückgezahlte Lohn mindert zunächst die Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit. Die Einkünfte ergeben sich anschließend aus den verbleibenden Einnahmen abzüglich der abziehbaren Werbungskosten (§ 2 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG) ^[6]. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen, etwa beruflich veranlasste Ausgaben (§ 9 Absatz 1 Satz 1 EStG) ^[7]. Erst die weitere Einkommensteuerberechnung zeigt, wie sich die Rückzahlung finanziell auswirkt. Eine Einnahmenminderung von 3.000 Euro bedeutet deshalb nicht zugleich eine Steuererstattung von 3.000 Euro. Die Beispiele zeigen nur den ersten Berechnungsschritt.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Überzahlung wird noch 2026 zurückgegeben

Eine Arbeitnehmerin erhält 2026 insgesamt 52.000 Euro Arbeitslohn. Im angenommenen Fall hat der Arbeitgeber davon 3.000 Euro irrtümlich zu viel überwiesen. Die Überzahlung ist vollständig als Arbeitslohn erfasst worden. Im Oktober zahlt die Arbeitnehmerin den Betrag an ihren Arbeitgeber zurück. Damit liegen sowohl der Lohnzufluss als auch die Rückzahlung im selben Kalenderjahr. Andere Vergütungen und Rückzahlungen sind nicht enthalten. Die Berechnung zeigt die Einnahmen nach Abzug der zurückgegebenen 3.000 Euro. Werbungskosten, Lohnsteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge und die persönliche Einkommensteuer werden hier nicht berechnet.

Berechnung: 52.000 Euro − 3.000 Euro = 49.000 Euro Einnahmen nach Rückzahlung.

Ergebnis: Die Einnahmen werden um 3.000 Euro auf 49.000 Euro gemindert. Eine Einkommensteuererstattung von 3.000 Euro wird damit nicht berechnet.

Beispiel 2: Nur ein Teil der Rückforderung wird bezahlt

Ein Geschäftsführer, der seine GmbH als Gesellschafter beherrscht, erhält 2026 im angenommenen Fall 36.000 Euro Arbeitslohn. Gleichzeitig fordert die GmbH 8.000 Euro aus einer früheren Lohnüberzahlung zurück. Im November überweist er davon 2.000 Euro an die Gesellschaft. Die restlichen 6.000 Euro sind bereits fällig, bleiben 2026 aber offen. Auch hier unterscheidet der BFH zwischen einer fälligen Forderung und dem tatsächlichen Abfluss. Beide Vorgänge sind im Beispiel als Arbeitslohn beziehungsweise Arbeitslohnrückzahlung eingeordnet, nicht als verdeckte Gewinnausschüttung. Werbungskosten und persönliche Einkommensteuer werden nicht berechnet.

Berechnung: 36.000 Euro − 2.000 Euro = 34.000 Euro Einnahmen nach Rückzahlung.

Ergebnis: Die 2.000 Euro mindern die Einnahmen 2026. Die noch offenen 6.000 Euro bewirken allein durch ihre Fälligkeit keinen zusätzlichen Abfluss.

Ausnahmen und Besonderheiten

Gesellschaft und Geschäftsführer nicht gleich behandeln

Für den Abzug einer Arbeitslohnrückzahlung kommt es auch beim beherrschenden Gesellschafter auf die tatsächliche Leistung an. Nach dem BFH-Urteil vom 14. April 2016, VI R 13/14, genügt es nicht, dass die Rückforderung der GmbH fällig geworden ist. Eine nachträgliche Buchung für frühere Jahre bewirkt ebenfalls keinen damaligen Geldabfluss beim Geschäftsführer. Gesellschaft und Arbeitnehmer werden insoweit getrennt betrachtet. Eine Korrektur in der Buchführung der GmbH legt daher nicht zugleich das Rückzahlungsjahr ihres Geschäftsführers fest. Die Entscheidung betrifft Arbeitslohnrückzahlungen und nicht sämtliche Forderungen zwischen einer Gesellschaft und ihren Gesellschaftern.

Vorteile

• berücksichtigter Rückfluss: Tatsächlich zurückgegebener Arbeitslohn kann den Einnahmenbetrag des Abflussjahrs mindern.
• konkrete Zeitzuordnung: Der tatsächliche Rückzahlungsvorgang bietet einen überprüfbaren Anknüpfungspunkt für das Kalenderjahr.
• getrennte Berechnung: Rückzahlungsbetrag, verbleibende Einnahmen und persönliche Steuerwirkung werden als unterschiedliche Größen behandelt.

Nachteile

• erforderlicher Abfluss: Eine fällige Rückforderung allein bewirkt noch keine Einnahmenminderung durch Rückzahlung.
• fehlender Gleichlauf: Das Jahr der ursprünglichen Lohnzahlung und das Rückzahlungsjahr können auseinanderfallen.
• begrenzte Entlastung: Die Rückzahlung führt nicht automatisch zu einer Steuererstattung in derselben Höhe.

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Fazit

Eine Arbeitslohnrückzahlung kann die Einnahmen des Jahres mindern, in dem der Arbeitnehmer das Geld tatsächlich zurückgibt. Eine offene Forderung oder eine korrigierte Abrechnung reicht dafür nicht aus. Die beiden Beispiele zeigen, wie sich eine vollständige Rückzahlung und eine Teilzahlung auf den Einnahmenbetrag auswirken. Bewahren Sie die ursprüngliche Lohnabrechnung, die Rückforderung und den Zahlungsnachweis gemeinsam auf. Daraus sollte hervorgehen, welche Vergütung zurückgezahlt wurde und wann das geschehen ist. Wie hoch die steuerliche Entlastung ausfällt, hängt anschließend von den persönlichen Verhältnissen im Rückzahlungsjahr ab.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie unterscheiden sich fällige Lohnansprüche und Rückforderungen?

Eine Lohnforderung des beherrschenden Gesellschafters und eine Rückforderung seiner GmbH haben unterschiedliche steuerliche Folgen. Ein eindeutiger, unbestrittener und fälliger Lohnanspruch gegen eine zahlungsfähige Gesellschaft kann nach der BFH-Rechtsprechung bereits vor der Auszahlung als zugeflossen gelten. Der Gesellschafter kann die Auszahlung aufgrund seiner Stellung veranlassen. Bei einer Rückforderung der Gesellschaft lässt sich dieser Gedanke nicht einfach umkehren: Die Fälligkeit bedeutet noch nicht, dass er den Lohn tatsächlich zurückgegeben hat. Deshalb sind die Einnahme von Lohn und dessen spätere Rückzahlung jeweils nach ihren eigenen Voraussetzungen zu beurteilen.

Welche Bedeutung hat ein Verlust im privaten Vermögensbereich?

Ein Verlust im privaten Vermögen ist von der Rückzahlung früheren Arbeitslohns zu unterscheiden. Im Beschluss vom 10. August 2010, VI R 1/08, ging es um eine Eigentumswohnung, die zwangsversteigert worden war. Der BFH sah darin keinen Rückfluss von Lohn an den Arbeitgeber. Der Verlust beruhte auf einem eigenständigen Kaufvertrag. Ein Zusammenhang mit einer früheren Vergütung genügt deshalb nicht, um jeden späteren Vermögensverlust als negative Lohneinnahme zu behandeln. Maßgeblich bleibt, welche Leistung zurückgegeben wurde, an wen sie floss und ob die Rückgabe durch das Arbeitsverhältnis veranlasst war.

Warum entspricht die Entlastung nicht zwingend der früheren Steuerbelastung?

Die Einkommensteuer wird nach § 2 Absatz 7 Satz 1 und 2 EStG für jedes Kalenderjahr ermittelt. Eine spätere Rückzahlung trifft daher auf die steuerlichen Verhältnisse ihres Abflussjahrs. Die Lohnsteuer-Hinweise weisen ausdrücklich darauf hin, dass es bei der Abflusszuordnung bleibt, selbst wenn sich die Rückzahlung im Folgejahr steuerlich nicht mehr auswirkt. Die damalige Steuerbelastung wird nicht durch eine feste Erstattungsquote gespiegelt. Für die Prüfung benötigen Sie die jeweiligen Jahresverhältnisse. Der Einnahmenbetrag in den Beispielen beantwortet deshalb noch nicht, welche konkrete Entlastung im Steuerbescheid entsteht.

Welche Rolle spielen Werbungskosten neben der Rückzahlung?

Die Lohnrückzahlung mindert im hier behandelten Fall die Einnahmen, während Werbungskosten auf einer weiteren Stufe der Einkünfteermittlung abgezogen werden. Derselbe Betrag darf dabei nicht doppelt berücksichtigt werden: einmal als negative Einnahme und nochmals als eigener Aufwand. Die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit ergeben sich erst nach Abzug der übrigen abzugsfähigen Werbungskosten von den verbleibenden Einnahmen. Welche beruflichen Aufwendungen zusätzlich abziehbar sind, richtet sich nach deren Voraussetzungen. Die beiden Beispiele enden bewusst beim Einnahmenbetrag. Sie enthalten daher weder den endgültigen Einkünftebetrag noch die persönliche Einkommensteuer.

Welche Nachweise helfen bei einer Teilrückzahlung?

Hilfreich sind die ursprüngliche Lohnabrechnung, die bezifferte Rückforderung und Belege über jede tatsächlich geleistete Teilzahlung. Notieren Sie jeweils den Zahlungstag, den Empfänger und die zugehörige Lohnleistung. Aus den Unterlagen sollte hervorgehen, welcher Betrag bereits zurückgezahlt wurde und welcher noch offen ist. Eine Vereinbarung über künftige Raten ergänzt diese Angaben, ersetzt aber keinen Nachweis der ausgeführten Zahlung. Ordnen Sie die Belege deshalb der jeweiligen Forderung zu und gleichen Sie den offenen Rest ab. Diese Zusammenstellung ist eine praktische Empfehlung, keine abschließende gesetzliche Unterlagenliste.

Quellen

• [1] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 19 EStG: Arbeitslohn und Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [2] Bundesfinanzhof, Beschluss vom 10. August 2010, VI R 1/08: Rückfluss an den Arbeitgeber und Vermögensverlust. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [3] Bundesfinanzhof, Urteil vom 14. April 2016, VI R 13/14: Tatsächlicher Abfluss und beherrschender Gesellschafter. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [4] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 11 EStG: Zu- und Abfluss sowie gesetzliche Ausnahmen. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [5] Bundesministerium der Finanzen, Lohnsteuer-Hinweise 2026, H 11: Rückzahlung von Arbeitslohn. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [6] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 2 EStG: Einkunftsarten, Überschussermittlung und Jahressteuer. Zugegriffen 15. Oktober 2026.
• [7] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 9 EStG: Werbungskosten und Zuordnung. Zugegriffen 15. Oktober 2026.