Alles auf einen Blick
- Eine Reisekostenerstattung setzt voraus, dass eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt und nicht nur der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes können Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit die Aufwendungen nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbar wären.
- Für Dienstreisen mit dem eigenen Kraftwagen können 2026 pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden; bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen sind es 0,20 Euro.
- Für Verpflegung im Inland gelten 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden sowie jeweils 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung und für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden.
- Bei Übernachtungen im Inland kommen die tatsächlichen Kosten in Betracht; nach aktueller Verwaltungsauffassung darf der Arbeitgeber alternativ ohne Einzelnachweis 20 Euro je Übernachtung steuerfrei erstatten. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland greift nach 48 Monaten eine Grenze von 1.000 Euro pro Monat.
Reisekostenerstattung Definition
Reisekostenerstattung ist der Ersatz von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die wegen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Außerhalb des öffentlichen Dienstes bleibt die Reisekostenerstattung steuerfrei, soweit sie die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigt, § 3 Nr. 16 EStG.
Wie wird die Reisekostenerstattung berücksichtigt?
Die Reisekostenerstattung wird in vier Schritten geprüft:
Zuerst ist festzustellen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, § 9 Abs. 4 EStG.
Liegt eine Tätigkeit außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vor, handelt es sich grundsätzlich um eine Auswärtstätigkeit. Dann kommen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten als Reisekosten in Betracht.
Die einzelnen Kostenarten werden unterschiedlich berücksichtigt:
- Fahrtkosten mit den tatsächlichen Kosten oder mit den pauschalen Kilometersätzen,
- Verpflegung nur mit den gesetzlichen Pauschalen,
- Übernachtung grundsätzlich mit den tatsächlichen Kosten, im Inland für die Arbeitgebererstattung nach Verwaltungsauffassung auch mit 20 Euro je Übernachtung ohne Einzelnachweis,
- Reisenebenkosten mit den tatsächlichen Aufwendungen, etwa für Parkgebühren, Gepäck oder beruflich veranlasste Telefonate.
Die Steuerfreiheit richtet sich nach der Rechtsgrundlage:
- bei Zahlungen aus öffentlichen Kassen nach § 3 Nr. 13 EStG,
- bei Arbeitgebern außerhalb des öffentlichen Dienstes nach § 3 Nr. 16 EStG.
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten dagegen nicht die Regeln der Auswärtstätigkeit. Hier greift im Jahr 2026 die Entfernungspauschale von 0,38 Euro je vollen Kilometer, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Eintägige Dienstreise im Inland
Ein Arbeitnehmer fährt mit dem eigenen Auto zu einem Kunden und wieder zurück. Die Strecke beträgt insgesamt 120 Kilometer. Er ist mehr als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend und zahlt zusätzlich 8,00 Euro Parkgebühren.
| Position | Formel | Betrag |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | 120 km × 0,30 € | 36,00 € |
| Verpflegung | mehr als 8 Stunden | 14,00 € |
| Parkgebühren | tatsächlich | 8,00 € |
| Gesamt | 36,00 € + 14,00 € + 8,00 € | 58,00 € |
Ergebnis: Der Arbeitgeber kann 58,00 € steuerfrei als Reisekostenerstattung leisten.
Beispiel 2: Zweitägige Dienstreise mit Frühstück
Ein Arbeitnehmer fährt mit der Bahn zu einer zweitägigen Besprechung. Das Bahnticket kostet 84,00 Euro. Die Hotelübernachtung kostet 96,00 Euro. Am Abreisetag stellt der Arbeitgeber zusätzlich ein Frühstück zur Verfügung. Die Verpflegungspauschale für An- und Abreisetag beträgt zusammen 28,00 Euro; wegen des Frühstücks ist sie um 5,60 Euro zu kürzen.
| Position | Formel | Betrag |
|---|---|---|
| Bahnfahrt | tatsächlich | 84,00 € |
| Hotel | tatsächlich | 96,00 € |
| Verpflegung | 14,00 € + 14,00 € − 5,60 € | 22,40 € |
| Gesamt | 84,00 € + 96,00 € + 22,40 € | 202,40 € |
Ergebnis: Der Arbeitgeber kann 202,40 € steuerfrei als Reisekostenerstattung erstatten.
Beispiel 3: Langfristige Auswärtstätigkeit im Inland
Ein Arbeitnehmer ist seit mehr als 48 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte im Inland eingesetzt. Seine Unterkunft kostet monatlich 1.250,00 Euro.
| Position | Formel | Betrag |
|---|---|---|
| Unterkunftskosten | tatsächlich pro Monat | 1.250,00 € |
| Maximal steuerfrei | gesetzliche Grenze | 1.000,00 € |
| Nicht steuerfrei | 1.250,00 € − 1.000,00 € | 250,00 € |
Ergebnis: Steuerfrei erstattbar sind monatlich nur 1.000,00 €. Ein darüber hinaus gezahlter Betrag von 250,00 € ist nicht mehr nach den Reisekostenregeln steuerfrei.
Ausnahmen und Besonderheiten
- Öffentliche Kassen: Werden Reisekosten aus öffentlichen Kassen gezahlt, richtet sich die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 13 EStG. Für Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes gilt § 3 Nr. 16 EStG.
- Keine erste Tätigkeitsstätte: Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, können Fahrten grundsätzlich als Auswärtstätigkeit behandelt werden. Muss er jedoch dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufsuchen, gelten für diese Wege die Regeln der Entfernungspauschale, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG.
- Dreimonatsfrist bei Verpflegung: Verpflegungspauschalen sind an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate abziehbar oder steuerfrei erstattbar. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn, § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG.
- Kürzung bei Mahlzeitengestellung: Stellt der Arbeitgeber Frühstück, Mittag- oder Abendessen, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen, und zwar um 20 Prozent für Frühstück sowie um jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden Tagespauschale, § 9 Abs. 4a Satz 8 bis 10 EStG.
- Übernachtungskosten: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte im Inland können Übernachtungskosten nach 48 Monaten nur noch bis 1.000 Euro pro Monat berücksichtigt werden, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 4 EStG. Für die reine Arbeitgebererstattung lässt die Verwaltung im Inland außerdem 20 Euro je Übernachtung ohne Einzelnachweis zu.
- Ausland: Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. Diese werden jährlich durch das Bundesministerium der Finanzen bekannt gemacht, § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG.
Vorteile
steuerfreie Entlastung: Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, bleibt die Reisekostenerstattung lohnsteuerfrei.
klare Pauschalen: Für Fahrtkosten und Verpflegung bestehen feste Beträge, die die Abrechnung vereinfachen.
schnelle Liquidität: Arbeitnehmer erhalten beruflich veranlasste Aufwendungen häufig bereits mit der Reisekostenabrechnung zurück.
breite Kostenabdeckung: Neben Fahrt- und Hotelkosten können auch typische Reisenebenkosten berücksichtigt werden.
Nachteile
strenge Abgrenzung: Ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, entscheidet oft darüber, ob überhaupt eine steuerfreie Reisekostenerstattung möglich ist.
begrenzte Verpflegung: Verpflegungspauschalen enden an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach drei Monaten.
gekürzte Pauschalen: Gestellte Mahlzeiten mindern die Verpflegungspauschalen spürbar.
nachweispflichtige Kosten: Übernachtungskosten und Reisenebenkosten müssen häufig belegt oder zumindest glaubhaft gemacht werden.
begrenzter Arbeitsweg: Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Auto greift grundsätzlich nicht die steuerfreie Reisekostenerstattung, sondern die Entfernungspauschale.
Fazit
Die Reisekostenerstattung ist ein wichtiges Instrument, um beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten lohnsteuerlich sauber abzurechnen. Entscheidend ist stets die Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte. Nur wenn tatsächlich eine Auswärtstätigkeit vorliegt, kommen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten als steuerfreie Reisekostenerstattung in Betracht. Wer die gesetzlichen Pauschalen, Kürzungsregeln und Zeitgrenzen beachtet, kann Erstattungen rechtssicher gestalten und unnötige Lohnsteuerbelastungen vermeiden.
Häufige Fragen (FAQ)
Wann ist eine Reisekostenerstattung steuerfrei?
Steuerfreiheit kommt in Betracht, wenn die Aufwendungen beruflich veranlasst sind, eine Auswärtstätigkeit vorliegt und die Erstattung die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigt.
Was gehört zur Reisekostenerstattung?
Zur Reisekostenerstattung gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie etwa Parkgebühren, Gepäckkosten oder beruflich veranlasste Telefonate.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei einer Dienstreise mit dem eigenen Auto?
Bei einem eigenen Kraftwagen können 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Für andere motorbetriebene Fahrzeuge gilt ein pauschaler Satz von 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer.
Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026 im Inland?
Im Inland gelten 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden sowie jeweils 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung und für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden.
Warum ist die erste Tätigkeitsstätte so wichtig?
Die erste Tätigkeitsstätte entscheidet darüber, ob Wege als normale Fahrten zur Arbeit oder als Auswärtstätigkeit behandelt werden. Davon hängt ab, ob nur die Entfernungspauschale oder eine steuerfreie Reisekostenerstattung möglich ist.
Was gilt bei Hotelkosten und Frühstück?
Hotelkosten können grundsätzlich in tatsächlicher Höhe berücksichtigt werden. Wird zusätzlich ein Frühstück vom Arbeitgeber gestellt oder bezahlt, ist die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der maßgebenden Tagespauschale zu kürzen.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber nicht alles erstattet?
Nicht erstattete, aber abziehbare Reisekosten können als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Bei Verpflegungspauschalen ist ein zusätzlicher Abzug allerdings ausgeschlossen, soweit bereits eine steuerfreie Erstattung erfolgt ist.
Quellen
- Einkommensteuergesetz, insbesondere § 3 Nr. 13 und 16 sowie § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4, 4a und 5a, § 9 Abs. 4 und 4a, Stand März 2026, abgerufen am 11. März 2026. (Gesetze im Internet)
- Bundesministerium der Finanzen, Glossar-Eintrag „Verpflegungsmehraufwendungen“, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Lohnsteuer-Hinweise 2025, tabellarische Übersicht „Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten“, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Lohnsteuer-Hinweise 2025, Anhang 25 III „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“, insbesondere zu erster Tätigkeitsstätte, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026“, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundesministerium der Finanzen, „Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2026“, Abschnitt zur Entfernungspauschale, abgerufen am 11. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)