Alles auf einen Blick
- Reisekosten setzen eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit voraus.
- Zu den Reisekosten gehören insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwendungen.
- Für Verpflegung gelten im Inland 2026 Pauschalen von 14 Euro und 28 Euro; höhere tatsächliche Essenskosten sind nicht als Werbungskosten abziehbar.
- Arbeitgeber können Reisekosten im öffentlichen Dienst nach § 3 Nr. 13 EStG und außerhalb des öffentlichen Dienstes nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten, soweit die abziehbaren Beträge nicht überschritten werden.
- Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind 2026 keine Reisekosten, sondern mit der Entfernungspauschale von 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer zu berücksichtigen; grundsätzlich gilt ein Höchstbetrag von 4.500 Euro im Kalenderjahr, sofern kein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen genutzt wird.
Reisekosten Definition
Reisekosten sind Aufwendungen, die bei einer beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Für Arbeitnehmer betreffen sie vor allem Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, Nr. 5a und § 9 Abs. 4a EStG; für Verpflegungsmehraufwendungen bei betrieblichen Reisen gilt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG.
Wie werden Reisekosten berücksichtigt?
Arbeitnehmer: Reisekosten sind Werbungskosten. Abziehbar sind insbesondere beruflich veranlasste Fahrtkosten außerhalb der Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, notwendige Übernachtungskosten an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte sowie Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlichen Pauschalen. Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug können statt der tatsächlichen Kosten die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden, die nach dem Bundesreisekostengesetz als höchste Wegstreckenentschädigung festgesetzt sind.
Verpflegung: Maßgeblich sind nicht die tatsächlichen Restaurant- oder Imbisskosten, sondern nur die gesetzlichen Pauschalen. Im Inland gelten 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung sowie für Kalendertage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. 28 Euro gelten bei 24 Stunden Abwesenheit. Bei Auslandsreisen treten an die Stelle dieser Inlandspauschalen länderweise unterschiedliche Beträge, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich bekannt macht.
Arbeitgebererstattung: Im öffentlichen Dienst sind Reisekostenvergütungen nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Außerhalb des öffentlichen Dienstes gilt § 3 Nr. 16 EStG, soweit die Erstattung die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigt. Für Verpflegung ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen, soweit bereits eine steuerfreie Erstattung erfolgt.
Betriebliche Reisen: Bei betrieblich veranlassten Reisen sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, Betriebsausgaben. Für Verpflegungsmehraufwendungen verweist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG auf die Regeln des § 9 Abs. 4a EStG.
Wichtig für die Praxis: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte fallen nicht unter das Reisekostenrecht. Sie werden separat über die Entfernungspauschale behandelt. Im Jahr 2026 sind grundsätzlich 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer anzusetzen; regelmäßig gilt dabei ein Höchstbetrag von 4.500 Euro im Kalenderjahr, sofern kein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen verwendet wird. In der Einkommensteuererklärung wirken sich selbst getragene Reisekosten bei Arbeitnehmern nur aus, soweit die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen.
Praktische Beispiele
Die folgenden Beispiele unterstellen, dass der Arbeitgeber keine steuerfreie Erstattung leistet.
Beispiel 1: eintägige Auswärtstätigkeit im Inland
Eine Arbeitnehmerin ist für einen Kundentermin mehr als 8 Stunden von ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Sie zahlt 48,00 Euro für die Bahnfahrt und 16,00 Euro für lokale Fahrten am Zielort. Zusätzlich kann sie eine Verpflegungspauschale von 14,00 Euro ansetzen.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bahnfahrt | 48,00 € |
| Lokale Fahrten am Zielort | 16,00 € |
| Verpflegungspauschale | 14,00 € |
| abziehbare Reisekosten gesamt | 78,00 € |
Ergebnis: 48,00 € + 16,00 € + 14,00 € = 78,00 €.
Beispiel 2: zweitägige Auswärtstätigkeit mit gestelltem Frühstück
Ein Arbeitnehmer reist an einem Tag an und am Folgetag zurück. Die Bahnfahrt kostet 92,00 Euro, das Hotel 118,00 Euro. Für An- und Abreisetag sind zunächst 28,00 Euro Verpflegungspauschale anzusetzen. Das vom Arbeitgeber veranlasste Frühstück kürzt die Pauschale um 28,00 Euro × 20 % = 5,60 Euro.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bahnfahrt | 92,00 € |
| Hotel | 118,00 € |
| Verpflegungspauschalen | 28,00 € |
| Kürzung für Frühstück | −5,60 € |
| abziehbare Reisekosten gesamt | 232,40 € |
Ergebnis: 92,00 € + 118,00 € + 28,00 € − 5,60 € = 232,40 €.
Ausnahmen und Besonderheiten
- Erste Tätigkeitsstätte: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. Dasselbe gilt entsprechend, wenn zwar keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, der Arbeitnehmer aber dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss.
- Dreimonatsfrist: Verpflegungspauschalen sind an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate abziehbar. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Frist.
- Mahlzeitengestellung: Stellt der Arbeitgeber oder ein von ihm veranlasster Dritter eine Mahlzeit, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen: um 20 % für Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf die volle Tagespauschale. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
- Längerfristige Übernachtung: Nach Ablauf von 48 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe der Grenze für die doppelte Haushaltsführung anzusetzen.
Vorteile
steuerliche Entlastung: Reisekosten mindern als Werbungskosten oder Betriebsausgaben die steuerliche Bemessungsgrundlage.
klare Pauschalen: Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten feste Inlandspauschalen von 14 Euro und 28 Euro.
steuerfreie Erstattung: Arbeitgeber können zulässige Reisekosten ohne zusätzliche Lohnsteuer erstatten.
flexible Fahrkosten: Für auswärtige Fahrten kommen tatsächliche Kosten oder pauschale Kilometersätze in Betracht.
Nachteile
enge Abgrenzung: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte fallen nicht unter das Reisekostenrecht.
begrenzte Verpflegung: Tatsächliche Essenskosten sind nicht abziehbar, sondern nur die gesetzlichen Pauschalen.
zeitliche Begrenzung: Verpflegungspauschalen enden an derselben Tätigkeitsstätte nach drei Monaten.
gekürzte Pauschalen: Gestellte Mahlzeiten mindern die abziehbare Verpflegungspauschale.
Fazit
Reisekosten sind ein wichtiger steuerlicher Entlastungstatbestand, aber nur dann, wenn tatsächlich eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt. Besonders wichtig sind die saubere Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte, die festen Verpflegungspauschalen von 14 Euro und 28 Euro sowie die Kürzungs- und Fristenregeln. Wer seine Aufwendungen vollständig dokumentiert und steuerfreie Arbeitgebererstattungen richtig einordnet, kann Reisekosten 2026 rechtssicher berücksichtigen. Gerade bei längeren Einsätzen oder Auslandsreisen lohnt sich eine genaue Prüfung.
Häufige Fragen (FAQ)
Was zählt zu den Reisekosten?
Zu den Reisekosten zählen bei einer Auswärtstätigkeit insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwendungen.
Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Warum sind Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte keine Reisekosten?
Das Einkommensteuergesetz behandelt diese Wege gesondert über die Entfernungspauschale. Im Jahr 2026 sind grundsätzlich 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer anzusetzen; der Ansatz ist regelmäßig auf 4.500 Euro im Kalenderjahr begrenzt, sofern kein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen verwendet wird.
Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026 im Inland?
Im Inland gelten 14 Euro für An- und Abreisetage mit Übernachtung sowie für Kalendertage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. 28 Euro gelten für Kalendertage mit 24 Stunden Abwesenheit.
Wie wirken sich gestellte Mahlzeiten auf die Reisekosten aus?
Gestellte Mahlzeiten kürzen die Verpflegungspauschale. Die Kürzung beträgt 20 % für Frühstück und jeweils 40 % für Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf die volle Tagespauschale.
Wie lange können Verpflegungspauschalen an derselben Tätigkeitsstätte angesetzt werden?
Verpflegungspauschalen können dort nur für die ersten drei Monate abgezogen werden. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist erneut.
Welche Besonderheit gilt bei Auslandsreisen?
Bei Auslandsreisen gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich bekannt macht. Maßgeblich ist grundsätzlich der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wurde; liegt dieser Ort im Inland, zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
Quellen
- Einkommensteuergesetz (EStG), aktuelle Fassung mit Stand März 2026, insbesondere § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4, Nr. 4a, Nr. 5a, § 9 Abs. 4 und Abs. 4a. Zugriff am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
- Einkommensteuergesetz (EStG), § 3 Nr. 13 und Nr. 16 zu steuerfreien Reisekostenvergütungen. Zugriff am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
- Einkommensteuergesetz (EStG), § 4 Abs. 4 und Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 zu Betriebsausgaben und Verpflegungsmehraufwendungen bei betrieblich veranlassten Reisen. Zugriff am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
- Einkommensteuergesetz (EStG), § 9a Satz 1 Nr. 1 Buchst. a zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Zugriff am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
- Bundesministerium der Finanzen, Glossar „Verpflegungsmehraufwendungen“ mit Einordnung von Reisekosten und Auswärtstätigkeit. Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 5. Dezember 2025 zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen für 2026. Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)