Was ist die Buchführungspflicht?

Alles auf einen Blick

• Die derivative Buchführungspflicht nach § 140 AO verpflichtet alle Kaufleute, die bereits nach Handelsrecht (§ 238 HGB) buchführungspflichtig sind, diese Pflicht auch für steuerliche Zwecke zu erfüllen.
• Die originäre Buchführungspflicht nach § 141 Abs. 1 AO gilt für Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder einem Gewinn von mehr als 80.000 Euro im Kalenderjahr 2025.
• Einzelkaufleute sind gemäß § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.
• Die Buchführungspflicht beginnt gemäß § 141 Abs. 2 Satz 1 AO erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts über das Überschreiten der Grenzen folgt.
• Aufbewahrungsfristen betragen gemäß § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse sowie acht Jahre für Buchungsbelege.

Buchführungspflicht Definition

Die Buchführungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung zur Führung von Büchern und zur Erstellung eines Jahresabschlusses. Sie ergibt sich entweder derivativ aus § 140 AO in Verbindung mit § 238 HGB für Kaufleute oder originär aus § 141 AO für Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten.

Wann besteht Buchführungspflicht?

Die Buchführungspflicht entsteht aus zwei unterschiedlichen Rechtsgrundlagen, die jeweils eigenständige Voraussetzungen haben:

Derivative Buchführungspflicht (§ 140 AO)

Wer bereits nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen buchführungspflichtig ist, muss diese Verpflichtung gemäß § 140 AO auch für die Besteuerung erfüllen. Dies betrifft insbesondere:

Kaufleute nach Handelsrecht: Gemäß § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Als Kaufmann gilt nach § 1 Abs. 1 HGB, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

Kapitalgesellschaften: GmbH, AG und KGaA sind kraft Rechtsform Kaufleute und somit unabhängig von Umsatz oder Gewinn buchführungspflichtig.

Personenhandelsgesellschaften: OHG und KG sind ebenfalls als Handelsgesellschaften buchführungspflichtig.

Originäre Buchführungspflicht (§ 141 AO)

Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die nicht bereits nach § 140 AO buchführungspflichtig sind, unterliegen gemäß § 141 Abs. 1 AO der steuerlichen Buchführungspflicht, wenn sie eine der folgenden Grenzen überschreiten:

Ergebnis: Es genügt das Überschreiten einer der beiden Grenzen, um die Buchführungspflicht auszulösen.

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Beginn: Die Buchführungspflicht beginnt gemäß § 141 Abs. 2 Satz 1 AO mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt, dass die Grenzen überschritten wurden. Das Finanzamt teilt dem Steuerpflichtigen schriftlich mit, dass und ab wann er buchführungspflichtig ist.

Ende: Die Buchführungspflicht endet gemäß § 141 Abs. 2 Satz 2 AO mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, dass die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Eintritt der Buchführungspflicht bei Gewerbetreibenden

Ein selbstständiger Handwerker (Einzelunternehmer ohne Kaufmannseigenschaft) ermittelt seinen Gewinn bisher durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Im Kalenderjahr 2024 erzielt er folgende Werte:

Ergebnis: Der Gewinn überschreitet die Grenze von 80.000 Euro. Das Finanzamt teilt im Jahr 2025 mit, dass die Buchführungspflicht besteht. Die Buchführungspflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr 2026.

Beispiel 2: Befreiung für Einzelkaufleute nach § 241a HGB

Ein Einzelkaufmann betreibt ein Handelsgeschäft und ist nach § 1 HGB Kaufmann. Er prüft, ob er von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit ist:

Ergebnis: Da der Einzelkaufmann in beiden aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren unter den Grenzwerten von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss bleibt, ist er gemäß § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht nach §§ 238 bis 241 HGB befreit.

Beispiel 3: Land- und Forstwirt mit Anbauverzeichnis

Ein Land- und Forstwirt überschreitet im Jahr 2024 erstmals die Gewinngrenze von 80.000 Euro:

Ergebnis: Der Land- und Forstwirt muss ab dem Wirtschaftsjahr 2025/2026 Bücher führen. Zusätzlich muss er gemäß § 142 AO ein Anbauverzeichnis erstellen, das dokumentiert, mit welchen Fruchtarten die selbst bewirtschafteten Flächen im abgelaufenen Wirtschaftsjahr bestellt waren.

Ausnahmen und Besonderheiten

Befreiung für Einzelkaufleute

Gemäß § 241a HGB sind Einzelkaufleute von der Anwendung der §§ 238 bis 241 HGB befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Bei Neugründungen gilt diese Befreiung bereits, wenn die Grenzen am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden.

Freiberufler

Freiberufler im Sinne des § 18 EStG wie Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater oder Architekten sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig. Sie können ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, unabhängig von der Höhe ihrer Einkünfte.

Wareneingangs- und Warenausgangsaufzeichnungen

Gewerbliche Unternehmer müssen gemäß § 143 AO zusätzlich den Wareneingang gesondert aufzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen Tag des Wareneingangs oder Rechnungsdatum, Name und Anschrift des Lieferanten, handelsübliche Bezeichnung der Ware, Preis der Ware und einen Hinweis auf den Beleg enthalten.

Betriebsübergang

Bei Übernahme eines Betriebs im Ganzen geht gemäß § 141 Abs. 3 AO die Buchführungspflicht auf den Erwerber über. Die Mitteilung des Finanzamts an den bisherigen Betriebsinhaber gilt für den Erwerber fort.

Elektronische Buchführung im Ausland

Gemäß § 146 Abs. 2a AO können elektronische Bücher und Aufzeichnungen ohne Genehmigung in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union geführt werden. Für die Führung in Drittstaaten ist gemäß § 146 Abs. 2b AO eine Bewilligung der Finanzbehörde erforderlich.

Vorteile

• umfassender Überblick: Die doppelte Buchführung ermöglicht eine vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle und gibt jederzeit Auskunft über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.
• verbessertes Controlling: Durch die systematische Erfassung lassen sich Kennzahlen ermitteln und betriebswirtschaftliche Entscheidungen fundiert treffen.
• erhöhte Kreditwürdigkeit: Banken und Kreditgeber bewerten eine ordnungsgemäße Buchführung positiv bei der Kreditvergabe.
• Nachweis der Geschäftsvorfälle: Bei Rechtsstreitigkeiten oder Betriebsprüfungen dient die Buchführung als lückenloser Nachweis.
• Grundlage für Jahresabschluss: Nur durch ordnungsgemäße Buchführung kann ein korrekter Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.

Nachteile

• erheblicher Zeitaufwand: Die laufende Erfassung aller Geschäftsvorfälle und die Erstellung des Jahresabschlusses erfordern kontinuierlichen Aufwand.
• hohe Kosten: Die Beauftragung eines Steuerberaters oder die Anschaffung geeigneter Buchhaltungssoftware verursacht zusätzliche Kosten.
• strenge Formvorschriften: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Ordnungsvorschriften nach § 146 AO müssen eingehalten werden.
• lange Aufbewahrungsfristen: Bücher und Aufzeichnungen sind gemäß § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren.
• Sanktionen bei Mängeln: Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung kann das Finanzamt gemäß § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was regelmäßig zu Nachteilen führt.

Fazit

Die Buchführungspflicht trifft Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte entweder derivativ über das Handelsrecht nach § 140 AO oder originär nach § 141 AO bei Überschreiten der Grenzwerte von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn. Freiberufler bleiben von der Buchführungspflicht ausgenommen und können stets die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen. Trotz des erheblichen Aufwands bietet eine ordnungsgemäße Buchführung wesentliche Vorteile für die Unternehmenssteuerung und erfüllt zugleich die steuerlichen Anforderungen an die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann beginnt die Buchführungspflicht nach § 141 AO?

Die Buchführungspflicht beginnt gemäß § 141 Abs. 2 Satz 1 AO mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt. Das Finanzamt informiert den Steuerpflichtigen schriftlich, dass die Grenzen überschritten wurden und ab welchem Zeitpunkt die Buchführungspflicht besteht.

Welche Umsatz- und Gewinngrenzen gelten für die Buchführungspflicht 2025?

Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte sind gemäß § 141 Abs. 1 AO buchführungspflichtig, wenn sie im Kalenderjahr einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder einen Gewinn von mehr als 80.000 Euro erzielen. Das Überschreiten einer Grenze genügt.

Welche Unterschiede bestehen zwischen derivativer und originärer Buchführungspflicht?

Die derivative Buchführungspflicht nach § 140 AO knüpft an eine bereits bestehende Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen an, insbesondere nach dem Handelsgesetzbuch für Kaufleute. Die originäre Buchführungspflicht nach § 141 AO entsteht unabhängig davon bei Überschreiten der Umsatz- oder Gewinngrenzen und erfordert eine Mitteilung des Finanzamts.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Buchführungsunterlagen?

Gemäß § 147 Abs. 3 AO sind Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

Wie können Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht befreit werden?

Einzelkaufleute sind gemäß § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Diese Befreiung gilt jedoch nur für die handelsrechtliche Pflicht; bei Überschreiten kann weiterhin eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO entstehen.

Welche Folgen hat eine nicht ordnungsgemäße Buchführung?

Bei formellen oder materiellen Mängeln der Buchführung kann das Finanzamt gemäß § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Schätzungen orientieren sich häufig am oberen Rand der Wahrscheinlichkeit und führen zu höheren Steuerfestsetzungen. Zusätzlich können bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Buchführungspflichten Bußgelder verhängt werden.

Welche Aufzeichnungspflichten bestehen neben der Buchführung?

Gewerbetreibende müssen gemäß § 143 AO den Wareneingang gesondert aufzeichnen. Land- und Forstwirte sind nach § 142 AO verpflichtet, ein Anbauverzeichnis zu führen. Alle Buchführungspflichtigen müssen gemäß § 146 Abs. 1 AO die Eintragungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vornehmen sowie Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufzeichnen.

Quellen

• § 140 AO Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__140.html (abgerufen am 5. Januar 2025)
• § 141 AO Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__141.html (abgerufen am 5. Januar 2025)
• § 238 HGB Buchführungspflicht, https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__238.html (abgerufen am 5. Januar 2025)
• § 241a HGB Befreiung von der Pflicht zur Buchführung, https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241a.html (abgerufen am 5. Januar 2025)
• § 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html (abgerufen am 5. Januar 2025)
• § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html (abgerufen am 5. Januar 2025)
• § 4 Abs. 3 EStG Einnahmen-Überschuss-Rechnung, https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html (abgerufen am 5. Januar 2025)