Was ist die Bilanz?

Alles auf einen Blick

• Die Bilanz ist gemäß § 242 Abs. 1 HGB ein Abschluss, der das Verhältnis von Vermögen und Schulden eines Kaufmanns darstellt.
• Einzelkaufleute mit Umsatzerlösen bis 800.000 Euro und Jahresüberschuss bis 80.000 Euro sind nach § 241a HGB von der Bilanzierungspflicht befreit.
• Die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen beträgt gemäß § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre.
• Ab dem Wirtschaftsjahr 2025 müssen Steuerbilanz und Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch mit unverdichteten Kontennachweisen übermittelt werden (§ 5b Abs. 1 Satz 1 EStG).
• Das Maßgeblichkeitsprinzip nach § 5 Abs. 1 EStG verknüpft die Steuerbilanz grundsätzlich mit der Handelsbilanz.

Bilanz Definition

Die Bilanz ist nach § 242 Abs. 1 HGB ein Abschluss, der das Verhältnis des Vermögens und der Schulden eines Kaufmanns zu einem bestimmten Stichtag darstellt. Sie bildet zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss gemäß § 242 Abs. 3 HGB.

Wie wird die Bilanz erstellt?

Grundlagen der Bilanzaufstellung

Jeder Kaufmann ist nach § 238 Abs. 1 HGB zur Buchführung verpflichtet und muss seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich machen. Der Jahresabschluss ist gemäß § 243 Abs. 1 HGB nach diesen Grundsätzen aufzustellen und muss nach § 244 HGB in deutscher Sprache und in Euro erstellt werden.

Aufbau der Bilanz

Die Bilanz gliedert sich nach § 247 Abs. 1 HGB in folgende Hauptbestandteile:

Ergebnis: Die Summe der Aktiva muss stets der Summe der Passiva entsprechen (Bilanzgleichung).

Aktivseite der Bilanz

Nach § 266 HGB umfasst die Aktivseite:

Anlagevermögen (§ 247 Abs. 2 HGB): Gegenstände, die dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen:

• Immaterielle Vermögensgegenstände
• Sachanlagen (Grundstücke, Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung)
• Finanzanlagen (Beteiligungen, Wertpapiere des Anlagevermögens)

Umlaufvermögen: Kurzfristig gebundene Vermögenswerte:

• Vorräte (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, fertige Erzeugnisse)
• Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
• Wertpapiere des Umlaufvermögens
• Kassenbestand und Bankguthaben

Passivseite der Bilanz

Eigenkapital: Gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen, Gewinn- oder Verlustvortrag, Jahresüberschuss oder -fehlbetrag

Rückstellungen (§ 249 HGB): Für ungewisse Verbindlichkeiten, drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und bestimmte Aufwendungen

Verbindlichkeiten: Anleihen, Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, erhaltene Anzahlungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Handelsbilanz und Steuerbilanz

Die Handelsbilanz wird nach handelsrechtlichen Vorschriften (§§ 238 ff. HGB) erstellt und dient der Information von Gesellschaftern, Gläubigern und der Öffentlichkeit. Die Steuerbilanz hingegen bildet die Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung.

Nach dem Maßgeblichkeitsprinzip des § 5 Abs. 1 EStG ist bei Gewerbetreibenden, die zur Buchführung verpflichtet sind, das Betriebsvermögen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen. Steuerliche Wahlrechte können jedoch unabhängig von der Handelsbilanz ausgeübt werden, sofern die Wirtschaftsgüter mit abweichenden Werten in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufgenommen werden.

Wesentliche Unterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz ergeben sich insbesondere bei:

• Bewertung von Rückstellungen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG: Abzinsung mit 5,5 Prozent)
• Aktivierungsverboten für selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (§ 5 Abs. 2 EStG)
• Bewertung von Pensionsrückstellungen

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Einfache Bilanz eines Einzelkaufmanns

Ein Einzelhändler erstellt zum 31. Dezember 2025 folgende Bilanz:

Ergebnis: Die Bilanzsumme beträgt 100.000 Euro. Das Eigenkapital von 60.000 Euro entspricht dem Reinvermögen des Unternehmens.

Beispiel 2: Bilanzielle Auswirkung einer Investition

Ein Unternehmen kauft eine Maschine für 50.000 Euro, finanziert durch ein Bankdarlehen:

Ergebnis: Die Bilanzsumme erhöht sich durch die Aktivierung der Maschine und die gleichzeitige Passivierung des Darlehens um 50.000 Euro. Das Eigenkapital bleibt unverändert (Bilanzverlängerung).

Beispiel 3: Unterschied Handels- und Steuerbilanz bei Rückstellungen

Ein Unternehmen bildet eine Rückstellung für eine Garantieverpflichtung mit einer Laufzeit von fünf Jahren:

Ergebnis: In der Steuerbilanz ist die Rückstellung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG mit einem Zinssatz von 5,5 Prozent abzuzinsen. Dies führt zu einem niedrigeren Ansatz und damit zu einem höheren steuerlichen Gewinn im Jahr der Rückstellungsbildung.

Ausnahmen und Besonderheiten

Befreiung von der Bilanzierungspflicht

Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB von der Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren folgende Schwellenwerte nicht überschreiten:

• Umsatzerlöse: 800.000 Euro
• Jahresüberschuss: 80.000 Euro

Bei Neugründungen gilt die Befreiung bereits ab dem ersten Abschlussstichtag, sofern die Schwellenwerte nicht überschritten werden.

E-Bilanz: Elektronische Übermittlung

Gemäß § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG sind bilanzierungspflichtige Steuerpflichtige verpflichtet, die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Ab dem Wirtschaftsjahr 2025 (Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen) müssen zusätzlich unverdichtete Kontennachweise mit folgenden Angaben übermittelt werden:

• Positionsbezeichnung
• Kontonummer
• Kontobezeichnung
• Kontensaldo

Die Übermittlung erfolgt im XBRL-Format über das ELSTER-Portal. Für das Wirtschaftsjahr 2025 gilt die Taxonomie 6.8, ab dem Wirtschaftsjahr 2026 die Taxonomie 6.9.

Bei unbilliger Härte kann das Finanzamt auf Antrag gemäß § 5b Abs. 2 EStG auf die elektronische Übermittlung verzichten.

Bilanzierungswahlrechte und -verbote

Aktivierungswahlrechte nach § 248 Abs. 2 HGB:

• Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dürfen aktiviert werden
• Ausnahme: Marken, Drucktitel, Verlagsrechte, Kundenlisten und vergleichbare Rechte dürfen nicht aktiviert werden

Aktivierungsverbote nach § 248 Abs. 1 HGB:

• Aufwendungen für die Gründung eines Unternehmens
• Aufwendungen für die Beschaffung des Eigenkapitals
• Aufwendungen für den Abschluss von Versicherungsverträgen

Steuerliche Besonderheit (§ 5 Abs. 2 EStG):Für immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gilt steuerlich ein Aktivierungsverbot, sofern sie nicht entgeltlich erworben wurden.

Aufbewahrungsfristen

Nach § 147 Abs. 3 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt gemäß § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Vorteile

• umfassende Vermögensübersicht: Die Bilanz stellt das gesamte Vermögen und alle Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag systematisch dar.
• verbindliche Gewinnermittlung: Für bilanzierungspflichtige Unternehmen bildet die Bilanz die rechtlich vorgeschriebene Grundlage der Gewinnermittlung.
• transparente Kreditwürdigkeit: Banken und Geschäftspartner nutzen die Bilanz zur Beurteilung der finanziellen Stabilität und Bonität.
• periodengerechte Erfolgsermittlung: Durch Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen werden Aufwendungen und Erträge der wirtschaftlich zugehörigen Periode zugeordnet.
• fundierte Unternehmenssteuerung: Die Bilanzanalyse ermöglicht die Berechnung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen wie Eigenkapitalquote oder Liquiditätsgrade.

Nachteile

• erheblicher Erstellungsaufwand: Die ordnungsgemäße Bilanzierung erfordert umfangreiche Buchhaltung, Inventur und Bewertungsvorgänge.
• komplexe Bewertungsfragen: Die Anwendung handels- und steuerrechtlicher Bewertungsvorschriften erfordert Fachkenntnisse und birgt Fehlerrisiken.
• doppelte Bilanzierungspflicht: Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz führen zu parallelen Rechenwerken und erhöhtem Verwaltungsaufwand.
• stichtagsbezogene Momentaufnahme: Die Bilanz zeigt nur die Verhältnisse zum Bilanzstichtag und bildet unterjährige Schwankungen nicht ab.
• eingeschränkte Aussagekraft: Stille Reserven, selbst geschaffene Markenwerte und Humankapital erscheinen nicht in der Bilanz.

Fazit

Die Bilanz ist das zentrale Instrument der kaufmännischen Rechnungslegung und stellt das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag gegenüber. Für bilanzierungspflichtige Kaufleute bildet sie zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss nach § 242 HGB. Das Maßgeblichkeitsprinzip verknüpft Handels- und Steuerbilanz, wobei steuerliche Sondervorschriften zu Abweichungen führen können. Die elektronische Übermittlung als E-Bilanz ist seit 2025 um unverdichtete Kontennachweise erweitert worden.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer ist zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet?

Zur Bilanzierung verpflichtet sind grundsätzlich alle Kaufleute gemäß § 242 Abs. 1 HGB. Einzelkaufleute können nach § 241a HGB befreit sein, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von höchstens 800.000 Euro und einen Jahresüberschuss von höchstens 80.000 Euro nicht überschreiten. Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die diese Grenzen nach § 141 AO überschreiten, werden durch das Finanzamt zur Buchführung aufgefordert.

Welche Fristen gelten für die Bilanzaufstellung?

Der Jahresabschluss muss nach § 243 Abs. 3 HGB innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufgestellt werden. Für Kapitalgesellschaften konkretisiert § 264 Abs. 1 HGB die Frist auf drei Monate nach dem Geschäftsjahresende, für kleine Kapitalgesellschaften auf sechs Monate. Die Bilanz ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen gemäß § 245 HGB.

Worin unterscheiden sich Handelsbilanz und Steuerbilanz?

Die Handelsbilanz wird nach den Vorschriften des HGB erstellt und dient der Information externer Adressaten. Die Steuerbilanz bildet die Grundlage für die Besteuerung und folgt dem Maßgeblichkeitsprinzip nach § 5 Abs. 1 EStG. Abweichungen entstehen insbesondere durch steuerliche Bewertungsvorschriften wie die Abzinsung von Rückstellungen mit 5,5 Prozent gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG oder das Aktivierungsverbot für nicht entgeltlich erworbene immaterielle Wirtschaftsgüter nach § 5 Abs. 2 EStG.

Was muss bei der E-Bilanz beachtet werden?

Die E-Bilanz muss nach § 5b EStG elektronisch im XBRL-Format über das ELSTER-Portal übermittelt werden. Ab dem Wirtschaftsjahr 2025 sind zusätzlich unverdichtete Kontennachweise mit Kontonummer, Kontobezeichnung und Kontensaldo zu übermitteln. Die Übermittlung folgt der amtlichen Taxonomie, aktuell Version 6.8 für das Wirtschaftsjahr 2025. Bei unbilliger Härte kann das Finanzamt auf Antrag eine Ausnahme gewähren.

Wie lange müssen Bilanzen aufbewahrt werden?

Bilanzen, Jahresabschlüsse und Inventare müssen nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Bilanzen für das Geschäftsjahr 2014, die im Jahr 2015 aufgestellt wurden, können ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden, sofern alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Welche Bewertungsgrundsätze gelten für die Bilanz?

Die Bewertung richtet sich nach § 252 HGB. Zu beachten sind insbesondere die Bilanzidentität (Eröffnungsbilanz gleich Schlussbilanz des Vorjahres), das Going-Concern-Prinzip (Fortführung der Unternehmenstätigkeit), die Einzelbewertung von Vermögensgegenständen und Schulden, das Vorsichtsprinzip mit Berücksichtigung aller vorhersehbaren Risiken sowie das Realisationsprinzip. Vermögensgegenstände sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen gemäß § 253 Abs. 1 HGB.

Was bedeutet das Verrechnungsverbot in der Bilanz?

Nach § 246 Abs. 2 HGB dürfen Posten der Aktivseite grundsätzlich nicht mit Posten der Passivseite verrechnet werden. Ebenso dürfen Aufwendungen nicht mit Erträgen verrechnet werden. Eine Ausnahme gilt für Vermögensgegenstände, die ausschließlich der Erfüllung von Altersversorgungsverpflichtungen dienen und dem Zugriff aller anderen Gläubiger entzogen sind: Diese sind mit den entsprechenden Schulden zu verrechnen.

Quellen

• § 238 HGB Buchführungspflicht, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 241a HGB Befreiung von der Pflicht zur Buchführung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 242 HGB Pflicht zur Aufstellung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• §§ 243-253 HGB Ansatz- und Bewertungsvorschriften, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 266 HGB Gliederung der Bilanz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 5 EStG Gewinnermittlung bei Kaufleuten, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 5b EStG Elektronische Übermittlung von Bilanzen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 141 AO Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025
• § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2025