Was sind Bewirtungsaufwendungen?

Alles auf einen Blick

• Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar.
• Der Vorsteuerabzug bleibt gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG zu 100 % erhalten, sofern die Aufwendungen angemessen sind.
• Betriebliche Bewirtungen eigener Arbeitnehmer sind zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar.
• Ein schriftlicher Nachweis mit Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung ist zwingend erforderlich.
• Ab 2025 gelten neue Anforderungen an elektronische Bewirtungsbelege durch die E-Rechnungspflicht (BMF-Schreiben vom 19. November 2025).

Bewirtungsaufwendungen Definition

Bewirtungsaufwendungen sind Ausgaben für die Beköstigung von Personen aus geschäftlichem oder betrieblichem Anlass. Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass den Gewinn nur mindern, soweit sie 70 Prozent der als angemessen anzusehenden und ordnungsgemäß nachgewiesenen Kosten nicht übersteigen.

Wie werden Bewirtungsaufwendungen steuerlich behandelt?

Unterscheidung: Geschäftliche und betriebliche Bewirtung

Die steuerliche Behandlung von Bewirtungsaufwendungen hängt maßgeblich davon ab, ob es sich um eine geschäftliche oder eine betriebliche Bewirtung handelt.

Geschäftliche Bewirtung (70 % abziehbar):Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn Personen bewirtet werden, die nicht zum eigenen Betrieb gehören. Hierzu zählen insbesondere Kunden, Lieferanten, freie Mitarbeiter, Handelsvertreter und sonstige Geschäftspartner. Bei geschäftlichen Bewirtungen sind nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Die nicht abziehbaren 30 % stellen eine steuerliche Hinzurechnung dar.

Betriebliche Bewirtung (100 % abziehbar):Eine betriebliche Bewirtung erfolgt, wenn ausschließlich eigene Arbeitnehmer des Unternehmens bewirtet werden. Dies umfasst beispielsweise Bewirtungen bei Betriebsversammlungen, Weihnachtsfeiern, Fortbildungsveranstaltungen oder Arbeitsbesprechungen. Diese Aufwendungen sind zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar, da hier keine Abzugsbeschränkung greift.

Die 70-Prozent-Regelung im Detail

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG können Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass nur insoweit den Gewinn mindern, als sie 70 % der Aufwendungen nicht übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind. Im Umkehrschluss bedeutet dies: 30 % der angemessenen Bewirtungskosten sind steuerlich nicht abzugsfähig.

Voraussetzungen für den 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug:

• Die Bewirtung muss aus geschäftlichem Anlass erfolgen.
• Die Aufwendungen müssen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sein.
• Höhe und betriebliche Veranlassung müssen ordnungsgemäß nachgewiesen werden.

Vorsteuerabzug bei Bewirtungsaufwendungen

Abweichend von der ertragsteuerlichen Beschränkung auf 70 % bleibt der Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG zu 100 % erhalten. Diese Sonderregelung gilt ausdrücklich für Bewirtungsaufwendungen: Der Vorsteuerausschluss nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG findet auf den nicht abzugsfähigen 30-prozentigen Anteil keine Anwendung. Voraussetzung ist, dass die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind und eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 14 UStG vorliegt.

Nachweis- und Dokumentationspflichten

Der Betriebsausgabenabzug erfordert nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG einen schriftlichen Nachweis mit folgenden Pflichtangaben:

Ergebnis: Bei Restaurantbewirtungen genügt die Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung zusammen mit Angaben zu Teilnehmern und Anlass.

Wichtig zur Anlassangabe: Allgemeine Bezeichnungen wie „Kundenpflege", „Geschäftsessen" oder „Arbeitsessen" reichen nicht aus. Konkrete Formulierungen sind erforderlich, beispielsweise „Besprechung Lieferbedingungen Projekt XY" oder „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag 2025".

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg ab 2025

Mit BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (Az. IV C 6 – S 2145/00026/005/033) wurden die Nachweisanforderungen an die E-Rechnungspflicht angepasst:

• Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem gemäß § 146a Abs. 1 AO, werden nur maschinell erstellte und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt.
• Der Eigenbeleg kann elektronisch erstellt und mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung verbunden werden.
• Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) sind einzuhalten.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Dennoch müssen Bewirtungsleistungen im Einzelnen bezeichnet werden. Die bloße Angabe „Speisen und Getränke" reicht nicht aus. Zulässig sind jedoch Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht" oder „Lunchbuffet".

Gesonderte Aufzeichnungspflicht

Gemäß § 4 Abs. 7 EStG sind Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Dies kann durch ein gesondertes Konto in der Buchführung oder durch eine separate Spalte in der Belegablage erfolgen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Geschäftliche Bewirtung eines Kunden

Ein Unternehmer lädt einen Geschäftskunden zum Abendessen ein, um Vertragskonditionen zu besprechen. Die Rechnung beläuft sich auf 200 Euro netto zuzüglich 38 Euro Umsatzsteuer (19 %).

Ergebnis: Der Unternehmer kann 140 Euro als Betriebsausgaben geltend machen. Die Vorsteuer von 38 Euro ist vollständig abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 60 Euro mindern den Gewinn nicht.

Beispiel 2: Betriebliche Bewirtung bei einer Weihnachtsfeier

Ein Unternehmen veranstaltet eine Weihnachtsfeier ausschließlich für die eigenen Mitarbeiter. Die Bewirtungskosten betragen 3.000 Euro netto.

Ergebnis: Da ausschließlich eigene Arbeitnehmer bewirtet werden, handelt es sich um eine betriebliche Bewirtung. Die gesamten 3.000 Euro sind als Betriebsausgaben absetzbar. Die Vorsteuer ist ebenfalls vollständig abziehbar.

Beispiel 3: Gemischte Bewirtung

Ein Unternehmer bewirtet bei einem Geschäftsessen zwei eigene Mitarbeiter und einen externen Kunden. Die Gesamtrechnung beträgt 300 Euro netto.

Ergebnis: Bei gemischten Bewirtungen erfolgt eine Aufteilung nach Köpfen. Der Anteil der eigenen Mitarbeiter ist zu 100 % abziehbar, der Anteil der Geschäftspartner nur zu 70 %. Die Vorsteuer bleibt vollständig abziehbar.

Ausnahmen und Besonderheiten

Arbeitnehmer verbundener Unternehmen

Der 100-prozentige Betriebsausgabenabzug gilt nur für eigene Arbeitnehmer. Bewirtet ein Unternehmer Arbeitnehmer verbundener Unternehmen oder anderer Konzerngesellschaften, liegt eine geschäftliche Bewirtung vor. Die Aufwendungen sind dann nur zu 70 % abziehbar.

Freie Mitarbeiter

Freie Mitarbeiter zählen nicht zu den Arbeitnehmern des Unternehmens. Deren Bewirtung ist daher stets als geschäftlich veranlasst einzustufen und unterliegt der 70-Prozent-Beschränkung.

Angemessenheitsprüfung

Eine feste betragsmäßige Obergrenze für Bewirtungsaufwendungen existiert nicht. Die Angemessenheit wird im Einzelfall geprüft. Maßgebliche Kriterien sind:

• Üblichkeit im branchentypischen Geschäftsverkehr
• Verhältnis zum Umsatz und Ertrag des Unternehmens
• Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg

Unangemessene Aufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug und vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Bewirtungen im Ausland

Die Regelungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gelten auch für Bewirtungen im Ausland. Die Nachweispflichten sind identisch. Bei fehlender ausländischer Mehrwertsteuer auf der Rechnung entfällt entsprechend der Vorsteuerabzug.

Aufbewahrungsfrist

Bewirtungsbelege unterliegen ab 2025 gemäß § 147 AO einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (zuvor zehn Jahre). Diese Verkürzung wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eingeführt.

Trinkgeld

Trinkgelder können als Bewirtungsaufwendungen berücksichtigt werden, wenn sie auf der Rechnung ausgewiesen oder durch einen gesonderten Eigenbeleg dokumentiert werden. Auch hier gilt die 70-Prozent-Beschränkung.

Vorteile

• steuerliche Abzugsfähigkeit: 70 % der geschäftlichen Bewirtungsaufwendungen mindern den steuerlichen Gewinn und damit die Steuerlast.
• vollständiger Vorsteuerabzug: Trotz der ertragsteuerlichen Beschränkung bleibt der Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG zu 100 % erhalten.
• flexible Gestaltung: Keine feste Obergrenze ermöglicht angemessene Repräsentation entsprechend der Unternehmensgröße.
• Geschäftsbeziehungspflege: Bewirtungen fördern Geschäftsbeziehungen und können steuerlich geltend gemacht werden.
• volle Abzugsfähigkeit: Betriebliche Bewirtungen eigener Arbeitnehmer sind zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar.

Nachteile

• partielle Nichtabzugsfähigkeit: 30 % der geschäftlichen Bewirtungskosten sind steuerlich nicht abziehbar und belasten das Unternehmensergebnis.
• umfangreiche Dokumentationspflichten: Die detaillierten Nachweisanforderungen verursachen erheblichen administrativen Aufwand.
• strenge Formvorschriften: Fehlende oder unzureichende Angaben führen zur vollständigen Versagung des Betriebsausgabenabzugs.
• Abgrenzungsschwierigkeiten: Die Unterscheidung zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung kann im Einzelfall komplex sein.
• elektronische Anforderungen: Ab 2025 gelten verschärfte Anforderungen an elektronische Belege (TSE-Pflicht).

Fazit

Bewirtungsaufwendungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Kosten für geschäftliche Essen steuerlich geltend zu machen, wenngleich die Abzugsfähigkeit auf 70 % beschränkt ist. Der vollständige Vorsteuerabzug von 100 % gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG mindert die effektive Belastung jedoch spürbar. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung sind die lückenlose Dokumentation mit konkreten Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass sowie die Einhaltung der seit 2025 geltenden elektronischen Nachweisanforderungen. Betriebliche Bewirtungen eigener Mitarbeiter sind demgegenüber vollständig abzugsfähig.

Häufige Fragen (FAQ)

Welcher Prozentsatz der Bewirtungskosten ist steuerlich absetzbar?

Bei geschäftlichen Bewirtungen sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Die verbleibenden 30 % mindern den steuerlichen Gewinn nicht. Bei betrieblichen Bewirtungen ausschließlich eigener Arbeitnehmer besteht hingegen ein vollständiger Betriebsausgabenabzug von 100 %.

Wie hoch ist der Vorsteuerabzug bei Bewirtungsaufwendungen?

Der Vorsteuerabzug beträgt gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG 100 % der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer, sofern die Bewirtungsaufwendungen angemessen sind und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die ertragsteuerliche Beschränkung auf 70 % wirkt sich nicht auf den Vorsteuerabzug aus.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg erfordert Angaben zu Ort und Tag der Bewirtung, Namen aller Teilnehmer, konkretem geschäftlichen Anlass sowie der Höhe der Aufwendungen. Bei Restaurantbewirtungen muss zusätzlich eine maschinell erstellte Rechnung des Bewirtungsbetriebs vorliegen.

Worin unterscheiden sich geschäftliche und betriebliche Bewirtung?

Geschäftliche Bewirtungen umfassen die Beköstigung betriebsfremder Personen wie Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner und sind nur zu 70 % abziehbar. Betriebliche Bewirtungen beziehen sich ausschließlich auf eigene Arbeitnehmer des Unternehmens und sind zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar.

Welche Formulierungen sind für den Bewirtungsanlass ausreichend?

Der Anlass muss konkret angegeben werden. Allgemeine Bezeichnungen wie „Geschäftsessen", „Kundenpflege" oder „Arbeitsessen" genügen nicht. Akzeptiert werden konkrete Formulierungen wie „Besprechung Lieferbedingungen Projekt XY", „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag 2025" oder „Abstimmung Marketingkonzept Produkteinführung".

Wie werden Bewirtungen bei gemischten Personengruppen behandelt?

Bei Bewirtungen, an denen sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Geschäftspartner teilnehmen, erfolgt eine Aufteilung der Kosten nach Köpfen. Der auf eigene Mitarbeiter entfallende Anteil ist zu 100 % abziehbar, der Anteil für Geschäftspartner zu 70 %. Die Vorsteuer bleibt in beiden Fällen vollständig abziehbar.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Bewirtungsbelege?

Bewirtungsbelege unterliegen ab dem Veranlagungszeitraum 2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren gemäß § 147 AO. Diese verkürzte Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eingeführt und ersetzt die zuvor geltende zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2026
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 19. November 2025, Az. IV C 6 – S 2145/00026/005/033 – Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen, bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 5. Januar 2026
• Bundesministerium der Justiz: § 15 UStG – Vorsteuerabzug, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2026
• Bundesministerium der Justiz: § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. Januar 2026
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021, Az. IV C 6 – S 2145/19/10003:003 – Nachweisanforderungen bei Bewirtungsaufwendungen, bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 5. Januar 2026