Was ist die Betriebsprüfung?

Alles auf einen Blick

• Die Betriebsprüfung (Außenprüfung) ist ein Verfahren zur Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen gemäß §§ 193-207 AO.
• Im Jahr 2024 wurden bundesweit 140.764 Betriebe von 12.359 Prüfern geprüft, mit einem steuerlichen Mehrergebnis von rund 10,9 Milliarden Euro.
• Die Prüfungshäufigkeit richtet sich nach der Größenklasse: Großbetriebe werden lückenlos geprüft, Mittelbetriebe durchschnittlich alle zwölf Jahre, Klein- und Kleinstbetriebe anlassbezogen.
• Die Prüfungsanordnung muss gemäß § 196 AO schriftlich oder elektronisch erteilt werden und den sachlichen, persönlichen und zeitlichen Prüfungsumfang festlegen.
• Seit 2025 endet die Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist bei Außenprüfungen spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde (§ 171 Abs. 4 Satz 3 AO).

Betriebsprüfung Definition

Die Betriebsprüfung, im Gesetz als Außenprüfung bezeichnet, ist ein Verfahren der Finanzverwaltung zur umfassenden Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse eines Steuerpflichtigen. Gemäß § 193 Abs. 1 AO ist sie bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind.

Wie wird die Betriebsprüfung durchgeführt?

Die Betriebsprüfung beginnt mit einer Prüfungsanordnung und endet mit dem Prüfungsbericht. Der gesamte Ablauf ist in den §§ 193-207 AO geregelt.

Prüfungsanordnung

Die Finanzbehörde muss gemäß § 196 AO vor Beginn der Prüfung eine schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung erlassen. Diese legt den sachlichen Umfang (welche Steuerarten), den zeitlichen Umfang (welche Veranlagungszeiträume) und den persönlichen Umfang (wer geprüft wird) fest.

Ergebnis: Die Prüfungsanordnung muss dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn bekanntgegeben werden, sofern der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird.

Prüfungsgrundsätze

Nach § 199 Abs. 1 AO soll die Außenprüfung dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden. Der Prüfer ist daher verpflichtet, auch zugunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen.

Mitwirkungspflichten

Gemäß § 200 AO hat der Steuerpflichtige bei der Außenprüfung mitzuwirken:

• Auskünfte zu erteilen
• Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere zur Einsicht vorzulegen
• Erläuterungen zu den Aufzeichnungen zu geben
• einen geeigneten Raum und Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen

Schlussbesprechung und Prüfungsbericht

Über das Ergebnis der Außenprüfung ist gemäß § 201 Abs. 1 AO eine Schlussbesprechung abzuhalten, es sei denn, die Prüfung ergibt keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen oder der Steuerpflichtige verzichtet auf die Besprechung. Anschließend ergeht gemäß § 202 Abs. 1 AO ein schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Einordnung in Größenklassen (Handelsbetrieb)

Ein Handelsbetrieb erzielt im Durchschnitt der letzten drei Jahre einen Umsatz von 9.500.000 Euro und einen steuerlichen Gewinn von 380.000 Euro. Die Einordnung erfolgt nach den Abgrenzungsmerkmalen des BMF-Schreibens vom 15. Dezember 2022 (BStBl 2022 I S. 1669), die seit dem 1. Januar 2024 gelten.

Ergebnis: Der Handelsbetrieb ist als Mittelbetrieb einzustufen, da sowohl der Umsatz (9.500.000 Euro) als auch der Gewinn (380.000 Euro) die Schwellenwerte für Mittelbetriebe überschreiten. Es genügt, wenn eine der beiden Grenzen überschritten wird.

Beispiel 2: Ablauf einer Betriebsprüfung

Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen erhält eine Prüfungsanordnung für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2023.

Ergebnis: Nach Bekanntgabe des Prüfungsberichts hat der Steuerpflichtige Gelegenheit zur Stellungnahme. Anschließend erlässt das Finanzamt geänderte Steuerbescheide.

Beispiel 3: Berechnung des Mehrergebnisses

Bei einer Betriebsprüfung stellt der Prüfer fest, dass private Kfz-Nutzung nicht korrekt erfasst wurde und Betriebsausgaben zu Unrecht abgezogen wurden.

Ergebnis: Das Mehrergebnis von 13.200 Euro führt zu einer Erhöhung der Einkommensteuer, des Solidaritätszuschlags und gegebenenfalls der Gewerbesteuer.

Ausnahmen und Besonderheiten

Abgekürzte Außenprüfung

Bei Steuerpflichtigen, bei denen eine regelmäßige Außenprüfung nicht erforderlich erscheint, kann das Finanzamt gemäß § 203 AO eine abgekürzte Außenprüfung durchführen. Diese beschränkt sich auf wesentliche Besteuerungsgrundlagen und löst dieselben Rechtsfolgen wie eine vollständige Prüfung aus, insbesondere die Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO.

Außenprüfung bei Nichtunternehmern

Nach § 193 Abs. 2 AO ist eine Außenprüfung auch bei Steuerpflichtigen zulässig, die keinen Betrieb unterhalten, soweit:

• sie verpflichtet sind, für Rechnung eines anderen Steuern zu entrichten oder einzubehalten (z. B. Arbeitgeber bei Lohnsteuer),
• die steuerlichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist, oder
• der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nach § 12 des Steueroasen-Abwehrgesetzes nicht nachkommt.

Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist

Gemäß § 171 Abs. 4 Satz 1 AO läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, solange eine Außenprüfung andauert. Seit der Neuregelung durch das DAC 7-Umsetzungsgesetz endet diese Ablaufhemmung jedoch spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde (§ 171 Abs. 4 Satz 3 AO). Diese Regelung gilt für Steuern und Steuervergütungen, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen.

Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen

Mit dem neu geschaffenen § 200a AO wurde ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen eingeführt. Dieses richtet sich an Steuerpflichtige, die ihren Mitwirkungspflichten nach § 200 AO nicht oder nicht hinreichend nachkommen. Bei Nichterfüllung kann ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro für jeden vollen Kalendertag der Verzögerung festgesetzt werden (maximal für 150 Tage). Bei Wiederholungsfällen oder Großunternehmen kann ein Zuschlag von bis zu 25.000 Euro pro Tag hinzukommen.

Verbindliche Zusage

Nach §§ 204-207 AO kann der Steuerpflichtige beantragen, dass ihm das Finanzamt auf Grundlage des Prüfungsergebnisses eine verbindliche Zusage für die künftige steuerliche Behandlung bestimmter Sachverhalte erteilt. Die Zusage bindet die Finanzbehörde, solange sich die zugrunde liegenden Verhältnisse nicht ändern.

Prüfung nach Betriebsaufgabe oder Tod

Die Zulässigkeit einer Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO besteht auch nach Veräußerung oder Aufgabe des Betriebs fort. Nach dem Tod des Unternehmers können die Erben als Gesamtrechtsnachfolger geprüft werden. Die Mitwirkungspflichten nach § 200 AO gehen auf sie über, soweit sie im Rahmen ihres Wissens- und Einflussbereichs erfüllbar sind (Hessisches FG, Urteil vom 10. Mai 2023, Az. 8 K 816/20).

Vorteile

• rechtssichere Klärung: Die Betriebsprüfung schafft Klarheit über die steuerlichen Verhältnisse und führt zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung.

• faire Prüfung: Der Prüfer ist gemäß § 199 Abs. 1 AO verpflichtet, auch zugunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen.

• verbindliche Zusage: Nach der Prüfung kann eine verbindliche Zusage gemäß §§ 204-207 AO für die künftige Behandlung von Sachverhalten beantragt werden.

• zeitliche Begrenzung: Die neue Fünfjahresfrist des § 171 Abs. 4 Satz 3 AO begrenzt die Dauer der Ablaufhemmung.

• Mitwirkungsrechte: Der Steuerpflichtige hat Anspruch auf eine Schlussbesprechung und Gelegenheit zur Stellungnahme zum Prüfungsbericht.

Nachteile

• zeitlicher Aufwand: Die Prüfung bindet betriebliche Ressourcen für die Bereitstellung von Unterlagen und Erläuterungen.

• Steuernachzahlungen: Prüfungsfeststellungen führen häufig zu Mehrergebnissen mit entsprechenden Nachzahlungen zuzüglich Zinsen.

• Verböserungsrisiko: Bei der Prüfung können auch bisher unentdeckte Fehler zuungunsten des Steuerpflichtigen aufgedeckt werden.

• strafrechtliche Risiken: Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung wird der Steuerpflichtige gemäß § 201 Abs. 2 AO darauf hingewiesen, dass die strafrechtliche Würdigung einem besonderen Verfahren vorbehalten bleibt.

• lange Prüfungszeiträume: Großbetriebe werden nahezu lückenlos geprüft, was eine dauerhafte Bindung von Kapazitäten bedeutet.

Fazit

Die Betriebsprüfung ist ein zentrales Instrument der Finanzverwaltung zur Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse von Unternehmen und Freiberuflern. Sie ist in den §§ 193-207 AO geregelt und umfasst den gesamten Prozess von der Prüfungsanordnung bis zum Prüfungsbericht. Die Prüfungshäufigkeit richtet sich nach der Größenklasse des Betriebs, wobei Großbetriebe lückenlos und Kleinbetriebe anlassbezogen geprüft werden. Im Jahr 2024 erzielten die Betriebsprüfer der Länder ein Mehrergebnis von rund 10,9 Milliarden Euro. Mit der Neuregelung des § 171 Abs. 4 AO wird die Ablaufhemmung bei Außenprüfungen seit 2025 zeitlich begrenzt, was zu einer Beschleunigung der Verfahren beitragen soll.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann ist eine Betriebsprüfung zulässig?

Eine Betriebsprüfung ist gemäß § 193 Abs. 1 AO bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind. Bei anderen Steuerpflichtigen ist sie nach § 193 Abs. 2 AO zulässig, soweit sie der Prüfung von Lohnsteuer-Abzugsverpflichtungen dient oder die steuerlichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist.

Wie oft wird ein Betrieb geprüft?

Die Prüfungshäufigkeit richtet sich nach der Größenklasse gemäß § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO). Großbetriebe werden nahezu lückenlos geprüft (Prüfungsquote 2024: 29,6 Prozent), Mittelbetriebe durchschnittlich alle zwölf Jahre. Klein- und Kleinstbetriebe werden überwiegend anlassbezogen geprüft, was statistisch einer Prüfung alle 30 bis 100 Jahre entspricht. Die durchschnittliche Prüfungsquote aller Betriebe lag 2024 bei 1,6 Prozent.

Welche Unterlagen müssen bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden?

Der Steuerpflichtige muss gemäß § 200 Abs. 1 AO Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen. Dazu gehören insbesondere die Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Verträge, Rechnungen und Belege. Die Unterlagen sind grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen vorzulegen. Zudem muss der Steuerpflichtige Auskünfte erteilen und die erforderlichen Erläuterungen geben.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

Die Dauer einer Betriebsprüfung hängt von der Größe des Betriebs und der Komplexität der Sachverhalte ab. Bei Kleinbetrieben dauert sie oft nur wenige Tage bis Wochen, bei Großbetrieben kann sie sich über Monate oder Jahre erstrecken. Die Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist ist seit 2025 gemäß § 171 Abs. 4 Satz 3 AO auf fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde, begrenzt.

Welche Rechte hat der Steuerpflichtige bei einer Betriebsprüfung?

Der Steuerpflichtige hat das Recht auf angemessene Vorlaufzeit zwischen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung und Prüfungsbeginn, auf Information über wesentliche Prüfungsfeststellungen während der Prüfung gemäß § 199 Abs. 2 AO, auf eine Schlussbesprechung gemäß § 201 AO sowie auf Stellungnahme zum Prüfungsbericht vor dessen Auswertung. Gegen die Prüfungsanordnung und die geänderten Steuerbescheide kann Einspruch eingelegt werden.

Welche Folgen hat eine Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung führt zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung gemäß § 164 Abs. 3 Satz 3 AO. Bei Feststellungen erlässt das Finanzamt geänderte Steuerbescheide, die zu Nachzahlungen mit Nachzahlungszinsen führen können. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung wird gemäß § 201 Abs. 2 AO auf ein mögliches Strafverfahren hingewiesen. Die Prüfungsergebnisse können auch Grundlage für eine verbindliche Zusage nach §§ 204-207 AO sein.

Welche Größenklassen gibt es bei der Betriebsprüfung?

Betriebe werden gemäß § 3 BpO in die Größenklassen Großbetrieb, Mittelbetrieb, Kleinbetrieb und Kleinstbetrieb eingeteilt. Die Abgrenzung erfolgt nach Umsatz und steuerlichem Gewinn, differenziert nach Betriebsarten (Handelsbetriebe, Fertigungsbetriebe, Freie Berufe). Die aktuell geltenden Schwellenwerte wurden mit BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2022 für den Prüfungsturnus ab dem 1. Januar 2024 festgelegt. Für Handelsbetriebe gilt beispielsweise: Großbetrieb ab 14.000.000 Euro Umsatz oder 800.000 Euro Gewinn.

Quellen

Bundesministerium der Justiz. "§ 193 AO – Zulässigkeit einer Außenprüfung." https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__193.html Zugriff am 2. Dezember 2025.

Bundesministerium der Justiz. "§ 196 AO – Prüfungsanordnung." https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__196.html Zugriff am 2. Dezember 2025.

Bundesministerium der Justiz. "§ 200 AO – Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen." https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__200.html Zugriff am 2. Dezember 2025.

Bundesministerium der Justiz. "§ 171 AO – Ablaufhemmung." https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__171.html Zugriff am 2. Dezember 2025.

Bundesfinanzministerium. "Einordnung in Größenklassen gem. § 3 BpO 2000; Festlegung neuer Abgrenzungsmerkmale zum 1. Januar 2024." BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2022, BStBl 2022 I S. 1669. https://www.bundesfinanzministerium.de Zugriff am 2. Dezember 2025.

Bundesfinanzministerium. "Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder 2024." BMF-Monatsbericht November 2025. https://www.bundesfinanzministerium.de/Monatsberichte/Ausgabe/2025/11/Inhalte/Kapitel-2-Analysen/2-4-steuerliche-betriebspruefung-der-laender-2024.html Zugriff am 2. Dezember 2025.

Hessisches Finanzgericht. "Urteil vom 10. Mai 2023, Az. 8 K 816/20 (Außenprüfung bei Erben)." https://dejure.org Zugriff am 2. Dezember 2025.