Was ist die Betriebsausgabenpauschale?

Alles auf einen Blick:

• Pauschalen gelten nur für bestimmte selbständige Tätigkeiten, nicht für sämtliche Unternehmen.
• Hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten können 30 Prozent, jährlich höchstens 3.600 Euro, ansetzen.
• Qualifizierende Nebentätigkeiten ermöglichen 25 Prozent, jährlich höchstens 900 Euro, zusammen nur einmal.
• Höhere tatsächliche Betriebsausgaben können statt der Pauschale berücksichtigt werden.

Betriebsausgabenpauschale Definition

Die Betriebsausgabenpauschale ist ein von der Finanzverwaltung zugelassener pauschaler Abzug bestimmter Betriebsausgaben bei einzelnen selbständigen Tätigkeiten von Freiberuflern ^[1]. Sie ersetzt für erfasste Aufwendungen den Ansatz nachgewiesener Einzelkosten, ist aber keine allgemeine Pauschale für alle Unternehmen. Betriebsausgaben sind nach § 4 Absatz 4 Einkommensteuergesetz (EStG) betrieblich veranlasste Aufwendungen ^[2]. Der Abzug mindert daher den Gewinn beziehungsweise die Einkünfte und nicht unmittelbar die festzusetzende Steuer. Steuerpflichtige können stattdessen höhere tatsächliche Betriebsausgaben nachweisen, sofern diese steuerlich abziehbar sind. Allgemeine Abzugsverbote bleiben weiterhin zu beachten.

Wie wird die Betriebsausgabenpauschale berücksichtigt?

Für welche Tätigkeiten gilt die Pauschale?

Die Hinweise H 18.2 im Einkommensteuer-Handbuch (EStH) betreffen bestimmte Tätigkeitsgruppen. Für hauptberufliche selbständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit sind 30 Prozent der entsprechenden Betriebseinnahmen vorgesehen, höchstens 3.600 Euro jährlich. Für wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeit sowie nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeit gelten 25 Prozent, höchstens 900 Euro jährlich. Dieser Höchstbetrag steht für sämtliche erfassten Nebentätigkeiten zusammen nur einmal zur Verfügung. § 18 EStG ordnet zahlreiche selbständige Tätigkeiten den Einkünften aus selbständiger Arbeit zu. Die Nebentätigkeiten dürfen keine Tätigkeit im Sinne des § 3 Nummer 26 EStG sein ^[3].

Wie wirken Satz, Höchstbetrag und Alternativnachweis?

Berechnet wird der Prozentsatz aus den Betriebseinnahmen der jeweiligen begünstigten Tätigkeit. Der Jahreshöchstbetrag begrenzt den so errechneten Abzug, wenn dieser darüber liegt. Wer höhere tatsächliche Betriebsausgaben geltend machen möchte, kann sie nach H 18.2 nachweisen und anstelle der Pauschale ansetzen. Eine pauschale Kürzung des Steuerbetrags entsteht dadurch nicht: Der Abzug fließt in die Gewinnermittlung ein und verringert deren Ergebnis. Die Tätigkeitsgruppe und der jeweilige Kostenansatz sind zuzuordnen. Ob tatsächliche Kosten nicht abziehbare Betriebsausgaben sind, bleibt gesondert zu prüfen ^[4].

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Hauptberuflicher Journalist

Im fiktiven Fall arbeitet ein Journalist 2026 selbständig und hauptberuflich journalistisch. Für diese Tätigkeit erzielt er 10.000 Euro Betriebseinnahmen. Die Tätigkeit erfüllt nach den Annahmen alle Voraussetzungen der in H 18.2 EStH beschriebenen Gruppe hauptberuflicher selbständiger Journalisten. Für die Beispielrechnung wird die 30-Prozent-Pauschale verwendet und mit dem Jahreshöchstbetrag verglichen. Der Journalist setzt nicht zusätzlich tatsächliche Betriebsausgaben an. Weitere Einkünfte, steuerliche Abzüge und persönliche Steuersätze bleiben außer Betracht. Das Ergebnis zeigt ausschließlich den pauschalen Betriebsausgabenabzug, keine Steuerersparnis oder die gesamte Einkommensteuer.

Berechnung: 10.000 Euro × 30 / 100 = 3.000 Euro. Der kleinere Betrag aus 3.000 Euro und 3.600 Euro ist 3.000 Euro.

Ergebnis: Der Abzug beträgt 3.000 Euro und bleibt unter dem Jahreshöchstbetrag.

Beispiel 2: Mehrere qualifizierende Nebentätigkeiten

Im zweiten fiktiven Fall erzielt eine Autorin 2026 aus nebenberuflicher schriftstellerischer Tätigkeit 2.000 Euro Betriebseinnahmen und aus nebenberuflicher Lehrtätigkeit weitere 2.000 Euro. Beide Tätigkeiten erfüllen sämtliche Voraussetzungen der H-18.2-Vereinfachungsregelung. Es liegt keine Tätigkeit im Sinne des § 3 Nummer 26 EStG vor. Die Betriebseinnahmen werden zusammengerechnet und mit 25 Prozent angesetzt. Der Höchstbetrag von 900 Euro gilt für beide Tätigkeiten zusammen nur einmal. Tatsächliche Betriebsausgaben werden nicht zusätzlich abgezogen. Die Rechnung zeigt den pauschalen Abzug. Andere Einkünfte und persönliche Steuern bleiben außer Betracht.

Berechnung: 2.000 Euro + 2.000 Euro = 4.000 Euro. 4.000 Euro × 25 / 100 = 1.000 Euro. Der kleinere Betrag aus 1.000 Euro und 900 Euro ist 900 Euro.

Ergebnis: Der errechnete Betrag übersteigt den Höchstbetrag. Angesetzt werden zusammen 900 Euro.

Ausnahmen und Besonderheiten

Kein allgemeiner Pauschalabzug für Freiberufler

Die Bezeichnung Freiberufler genügt nicht, um eine Betriebsausgabenpauschale zu beanspruchen. H 18.2 EStH nennt konkrete Tätigkeitsgruppen und Voraussetzungen, statt allen selbständig Tätigen einen allgemeinen Prozentsatz einzuräumen. Auch die Einordnung nach § 18 EStG allein begründet daher nicht automatisch einen Anspruch auf die spezielle Pauschalierung. Ermitteln Sie zunächst, ob die konkrete Tätigkeit schriftstellerisch, journalistisch, wissenschaftlich, künstlerisch oder eine erfasste nebenberufliche Lehr- beziehungsweise Prüfungstätigkeit ist. Außerhalb dieser Gruppen gilt der normale Abzug betrieblich veranlasster Aufwendungen nach den allgemeinen Regeln.

Hauptberuflichkeit und Abgrenzung

Für die 30-Prozent-Regel ist die hauptberufliche selbständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit maßgeblich. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat am 4. Juli 2023 entschieden, dass die Verwaltung bei einer hauptberuflichen selbständigen schriftstellerischen Tätigkeit verlangen darf, dass die Person im Veranlagungszeitraum zeitlich mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs schriftstellerisch tätig ist. Das Urteil betrifft die Auslegung dieses Verwaltungsmerkmals und ersetzt nicht die Prüfung der übrigen Voraussetzungen. Für die abweichende Tätigkeitsgruppe der Nebentätigkeit gelten deren eigene Voraussetzungen und der einmalige Höchstbetrag ^[5].

Vorteile

• bestimmter Abzugsrahmen: Die Verwaltung nennt für erfasste Tätigkeiten konkrete Prozentsätze und Jahreshöchstbeträge.
• belegärmere Ermittlung: Die Verwaltungshinweise gestatten den pauschalen Ansatz ohne Einzelnachweis der angesetzten Pauschale.
• nachweisbare Alternative: Höhere tatsächliche Betriebsausgaben können nachgewiesen und statt der Pauschale angesetzt werden.

Nachteile

• begrenzter Anwendungsbereich: Die Pauschale steht nicht allen Selbständigen oder sämtlichen Freiberuflern offen.
• gedeckelter Abzug: Der Jahreshöchstbetrag begrenzt den Abzug, selbst wenn der Prozentbetrag höher ausfällt.
• ausgeschlossene Kombination: Für Kindertagespflege dürfen Pauschale und zusätzliche tatsächliche Betriebsausgaben nicht nebeneinander abgezogen werden.

Jetzt unverbindlich anfragen & Steuerberater finden!

Fazit

Für die Steuererklärung empfiehlt die Redaktion, zuerst die konkrete Tätigkeit und die Voraussetzungen der jeweiligen Verwaltungsregel zu bestimmen. Unterscheiden Sie Hauptberuf und qualifizierende Nebentätigkeiten, bevor Sie Prozentsatz und Jahreshöchstbetrag anwenden. Fassen Sie die erfassten Nebentätigkeiten für den einmaligen 900-Euro-Höchstbetrag zusammen. Vergleichen Sie anschließend den zulässigen Pauschalabzug mit höheren nachgewiesenen, steuerlich abziehbaren Betriebsausgaben. Der Abzug verändert den Gewinn beziehungsweise die Einkünfte, keine unmittelbar feststehende Steuerersparnis. Prüfen Sie Kindertagespflege anhand ihrer eigenen Beträge, Raum- und Zeitvoraussetzungen. Für die erfassten Kosten bleiben Pauschale und tatsächlicher Nachweis alternative Ansätze.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Pauschale gilt für Kindertagespflege?

Für selbständige Kindertagespflegepersonen lässt das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 6. April 2023 besondere Betriebsausgabenpauschalen zu. Für betreute Kinder sind grundsätzlich 400 Euro je Kind und Monat bei einer vereinbarten Betreuungszeit von 40 Wochenstunden vorgesehen. Bei geringerer vereinbarter Wochenzeit wird zeitanteilig gekürzt, wobei höchstens 40 Stunden zählen. Die Pauschalen sind auf die Betriebseinnahmen begrenzt. Tatsächliche Kosten dürfen nicht zusätzlich abgezogen werden. Diese Sonderregel ist von der allgemeinen 25-Prozent-Regel für bestimmte Nebentätigkeiten zu unterscheiden. Für Arbeitnehmer gilt sie nicht als Betriebsausgabenpauschale.

Was gilt bei Betreuung im Haushalt der Eltern?

Bei selbständiger Kindertagespflege im Haushalt der Personensorgeberechtigten ist der pauschale Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Dasselbe gilt, wenn geeignete Räumlichkeiten unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. In diesen Fällen können nur tatsächliche Betriebsausgaben abgezogen werden. Diese Einschränkung betrifft die besonderen Kindertagespflege-Pauschalen und ist nicht als allgemeine Voraussetzung für die Pauschalen nach H 18.2 zu behandeln. Wer Räume nutzt, sollte deshalb zuerst klären, ob die spezielle Kindertagespflege-Regel oder eine andere Tätigkeitsgruppe einschlägig ist. Pauschalen und Kosten lassen sich nicht nebeneinander abziehen, außerdem sind Pauschalen auf Betriebseinnahmen begrenzt.

Wie werden Freihalteplätze berücksichtigt?

Für nach § 23 des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII) laufend vergütete Freihalteplätze kann bei selbständiger Kindertagespflege eine Pauschale von 50 Euro je Platz und Monat angesetzt werden. Diese Plätze ermöglichen kurzfristige Vertretungen bei Krankheit, Urlaub oder Fortbildung. Bei Belegung wird die Freihaltepauschale um den Anteil der Belegungstage an pauschal 20 Arbeitstagen gekürzt. Sie betrifft nur die Einnahmen für den Freihalteplatz und ist von der Pauschale für tatsächlich betreute Kinder zu unterscheiden. Entscheidend ist die laufende Geldleistung gerade für einen solchen Vertretungsplatz.

Was gilt bei Urlaub, Krankheit oder Fortbildung?

Bei einer verhinderten Kindertagespflegeperson kann die Pauschale für die vereinbarte Betreuungszeit während Urlaub, Krankheit oder Fortbildung grundsätzlich nur abgezogen werden, wenn das Betreuungsgeld für diesen Zeitraum weitergezahlt wird. Eine ausdrücklich geregelte Ausnahme betrifft eine Schließung der Kindertagespflegestätte aufgrund von Maßnahmen nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG): Dafür kann die Pauschale auch dann abgezogen werden, wenn während der Schließzeit keine Geldleistung eingeht. Prüfen Sie daher sowohl den Grund der Unterbrechung als auch, ob Betreuungsgeld weitergezahlt wurde. Die Weiterzahlung ist bei gewöhnlicher Verhinderung deshalb eigens festzustellen.

Wie wirken steuerfreie Leistungen nach dem Infektionsschutzgesetz?

Hat eine Kindertagespflegeperson Leistungen nach § 56 Absatz 1 bis 4 IfSG erhalten, sind nach dem BMF-Schreiben weder die Kindertagespflege-Pauschale noch die tatsächlichen Betriebsausgaben nach § 3c Absatz 1 EStG zu kürzen. Diese Sonderregel beantwortet eine andere Frage als die Voraussetzungen für den Pauschalabzug bei Räumen oder Betreuungszeiten. Sie betrifft die Kürzung von Betriebsausgaben im Zusammenhang mit den bezeichneten IfSG-Leistungen. Prüfen Sie deshalb, ob solche Leistungen bezogen wurden, bevor Sie eine Kürzung der Betriebsausgaben in die Gewinnermittlung übernehmen.

Quellen

• [1] Bundesministerium der Finanzen, EStH 2025, H 18.2: Betriebsausgabenpauschalen. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [2] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 4 EStG – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [3] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und Bundesamt für Justiz, § 18 EStG – Einzelnorm. Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [4] Bundesministerium der Finanzen, BMF vom 6. April 2023: Ertragsteuerliche Behandlung der Kindertagespflege (EStH 2025, Anhang 19b). Zugegriffen 16. Oktober 2026.
• [5] Bundesfinanzhof, BFH, Urteil vom 4. Juli 2023 – VIII R 29/20: Zur Selbstbindung der Verwaltung und zur Berücksichtigung vorteilsmindernder Aufwendungen im Rahmen der Kraftfahrzeugüberlassung (Leitsatz 1: Betriebsausgabenpauschale). Zugegriffen 16. Oktober 2026.