Alles auf einen Blick:
- Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG).
- Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro können im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Sammelposten für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro werden über 5 Jahre zu 20 Prozent pro Jahr abgeschrieben (§ 6 Abs. 2a EStG).
- Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent abzugsfähig und erfordern ordnungsgemäße Dokumentation.
- Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag mit einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr.
- Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 Euro pro Person und Jahr absetzbar (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG).
Betriebsausgaben Definition
Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie werden von den Betriebseinnahmen abgezogen, um den steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermöglicht es Unternehmern, ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben zu berechnen.
Wie werden Betriebsausgaben berücksichtigt?
Betriebsausgaben mindern direkt die Betriebseinnahmen und reduzieren damit das zu versteuernde Einkommen. Die Gewinnermittlung erfolgt durch Subtraktion aller Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen. Durchlaufende Posten, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, bleiben außer Ansatz (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG).
Sofortabschreibung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern
Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten bis 250 Euro können im Jahr der Anschaffung sofort und vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG). Für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 800 Euro können Unternehmer alternativ ein Sammelposten bilden. Sammelposten für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro werden gleichmäßig über 5 Kalenderjahre (20 Prozent pro Jahr) aufgelöst (§ 6 Abs. 2a EStG).
Abschreibung von Wirtschaftsgütern
Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten über 800 Euro müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten erhöhen die Abschreibungsgrundlage und werden ab ihrem Entstehen über die Restnutzungsdauer verteilt (§ 7 Abs. 1 EStG). Bei Betriebsaufgabe können verbleibende Restbuchwerte als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Homeoffice und Arbeitszimmer
Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Kalendertag, an dem die Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG). Der Höchstbetrag liegt bei 1.260 Euro pro Jahr, entsprechend maximal 210 Tagen. Die Jahrespauschale für ein häusliches Arbeitszimmer, das Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit ist, beträgt 1.260 Euro pro Jahr oder 105 Euro pro Monat (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Dieser Betrag wird um 1/12 (105 Euro) für jeden vollen Kalendermonat reduziert, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Wichtig: Die Homeoffice-Pauschale und die Arbeitszimmer-Pauschale können nicht gleichzeitig in Anspruch genommen werden; es ist nur eine der beiden möglich.
Fahrtkosten und Entfernungspauschale
Selbstständige können für betriebliche Fahrten zwischen tatsächlichen Fahrtkosten und einer vereinfachten Fahrtkostenpauschale wählen. Nach Verwaltungspraxis wird eine Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer anerkannt. Für Arbeitnehmer gilt die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG mit 0,30 Euro pro Kilometer bis 20 Kilometer Entfernung und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer, mit einem jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro; ein höherer Betrag ist anzusetzen, soweit ein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen benutzt wird.
Bewirtungskosten
Bewirtungsaufwendungen aus betrieblichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Dokumentation muss Angaben zu Anlass, Teilnehmern, Ort und Tag enthalten. Aufwendungen für die eigene Verpflegung des Unternehmers sind nicht abzugsfähig, ausgenommen bei Dienstreisen.
Geschenke an Geschäftspartner
Geschenke an Geschäftspartner sind bis zu einem Wert von 50 Euro pro Person und Jahr absetzbar (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Über 50 Euro liegende Geschenke sind nicht abzugsfähig. Geschenke müssen einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Sofortabschreibung eines Laptops
Ein Freiberufler kauft einen Laptop für 450 Euro netto. Da die Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro liegen, kann er den Betrag im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe absetzen.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Anschaffungskosten Laptop | 450 Euro |
| − Sofortabschreibung (zulässig) | 450 Euro |
| = Abzugsrest | 0 Euro |
| = Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung | 450 Euro |
Ergebnis: Der vollständige Kaufpreis wird im Anschaffungsjahr als Betriebsausgabe berücksichtigt, ohne dass eine Abschreibung über mehrere Jahre erfolgt.
Beispiel 2: Homeoffice-Pauschale für 180 Tage
Ein Unternehmer arbeitet 180 Tage im Jahr überwiegend von zu Hause aus. Die Homeoffice-Pauschale wird berechnet.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Anzahl Homeoffice-Tage | 180 Tage |
| × Tagespauschale | 6 Euro |
| = Gesamtbetrag | 1.080 Euro |
| = Abzugsfähige Homeoffice-Pauschale | 1.080 Euro |
Ergebnis: Der Unternehmer kann 1.080 Euro als Betriebsausgabe abziehen, da der Höchstbetrag von 1.260 Euro nicht erreicht wird.
Beispiel 3: Bewirtungskosten bei Geschäftsessen
Ein Unternehmer lädt einen Geschäftspartner zum Essen ein. Die Rechnung beträgt 140 Euro. Es werden 70 Prozent als Betriebsausgabe abgezogen.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Bewirtungskosten brutto | 140 Euro |
| × Abzugsquote | 70 % |
| = Abzugsfähige Betriebsausgabe | 98 Euro |
| − Nicht abzugsfähiger Anteil | 42 Euro |
| = Betriebsausgabe | 98 Euro |
Ergebnis: Nur 98 Euro können als Betriebsausgabe abgezogen werden. Der Anteil von 42 Euro ist nicht abzugsfähig.
Ausnahmen und Besonderheiten
Bestimmte Aufwendungen sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder können nicht abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG). Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Yachten und ähnliche Zwecke sind ebenfalls nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG). Hinterziehungszinsen sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 8a EStG nicht abzugsfähig. Aufwendungen für Gästehäuser außerhalb des Unternehmens können nicht abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 3 EStG). Aufwendungen, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind, sind nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG).
Vorteile
unmittelbare Gewinnminderung: Betriebsausgaben reduzieren direkt das zu versteuernde Einkommen und führen zu einer niedrigeren Steuerlast für den Unternehmer.
vereinfachte Gewinnermittlung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermöglicht eine unkomplizierte Berechnung des Gewinns ohne aufwendige Buchführung.
sofortabschreibung von Geringwertigen: Wirtschaftsgüter bis 800 Euro können im Anschaffungsjahr vollständig abgezogen werden, was die Liquidität verbessert.
pauschale Regelungen: Homeoffice-Pauschale, Fahrtkosten-Pauschale und Verpflegungspauschale ermöglichen einen vereinfachten Abzug ohne Einzelnachweis.
flexible Dokumentation: Viele Betriebsausgaben erfordern keine aufwendige Nachweisführung, insbesondere bei Pauschalregelungen.
Nachteile
komplexe Abgrenzung: Die Unterscheidung zwischen abzugsfähigen Betriebsausgaben und nicht abzugsfähigen Aufwendungen erfordert genaue Kenntnisse der Steuergesetze.
dokumentationspflicht: Bewirtungskosten und Geschenke müssen einzeln dokumentiert werden, was administrativen Aufwand bedeutet.
beschränkte Absetzbarkeit: Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent abzugsfähig, und Geschenke sind auf 50 Euro pro Person begrenzt.
nicht abzugsfähige Aufwendungen: Viele persönliche oder unangemessene Aufwendungen können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
abschreibungspflicht: Wirtschaftsgüter über 800 Euro müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden, was die Gewinnminderung verzögert.
Fazit
Betriebsausgaben sind zentral für die Gewinnermittlung von Unternehmern und Freiberuflern, da sie das zu versteuernde Einkommen direkt mindern. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermöglicht eine vereinfachte Berechnung, während Pauschalregelungen wie die Homeoffice-Pauschale (6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr) oder die Fahrtkosten-Pausschale (0,30 Euro pro Kilometer) den administrativen Aufwand reduzieren. Wichtig ist, die Grenzen zu kennen: Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro können sofort abgesetzt werden, während Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent abzugsfähig sind. Dokumentieren Sie Ihre Aufwendungen sorgfältig und nutzen Sie alle verfügbaren Pauschalregelungen, um Ihre Steuerlast optimal zu senken.
Häufige Fragen (FAQ)
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und von den Betriebseinnahmen abgezogen werden (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie reduzieren direkt das zu versteuernde Einkommen und führen zu einer niedrigeren Steuerlast.
Welche Betriebsausgaben können sofort abgezogen werden?
Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 250 Euro können sofort und vollständig abgezogen werden. Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 800 Euro können ebenfalls im Anschaffungsjahr vollständig abgesetzt werden, alternativ kann ein Sammelposten gebildet werden.
Wie hoch ist die Homeoffice-Pauschale?
Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Kalendertag für die überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübte Tätigkeit. Der Höchstbetrag liegt bei 1.260 Euro pro Jahr, entsprechend maximal 210 Tagen.
Sind Bewirtungskosten vollständig absetzbar?
Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Der nicht abzugsfähige Anteil von 30 Prozent bleibt beim Unternehmer. Eine ordnungsgemäße Dokumentation mit Anlass, Teilnehmern und Datum ist erforderlich.
Wie viel darf ein Geschenk an einen Geschäftspartner kosten?
Geschenke an Geschäftspartner sind bis zu einem Wert von 50 Euro pro Person und Jahr absetzbar (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Geschenke darüber hinaus sind nicht abzugsfähig und müssen einzeln aufgezeichnet werden.
Welche Aufwendungen sind nicht als Betriebsausgaben absetzbar?
Geldbußen, Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder, Hinterziehungszinsen, Aufwendungen für Jagd und Fischerei sowie unangemessene Aufwendungen sind nicht abzugsfähig. Auch Aufwendungen für Gästehäuser außerhalb des Unternehmens können nicht abgezogen werden.
Muss ich ein Arbeitszimmer in meiner Wohnung separate nachweisen?
Das häusliche Arbeitszimmer kann mit einer Jahrespauschale von 1.260 Euro pro Jahr abgezogen werden, wenn es Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit ist (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Dieser Betrag wird um 105 Euro für jeden vollen Kalendermonat reduziert, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Quellen & weiterführende Informationen
Bundesfinanzministerium. "Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Betriebsausgaben." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesfinanzministerium. "Einkommensteuergesetz (EStG) § 6 Absetzung für Abnutzung." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundesfinanzministerium. "Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten." https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html Zugriff am 15. Januar 2025.
Bundeszentralamt für Steuern. "Lohnsteuer-Hilfe-Programm 2025." https://esth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2025/B-Anhaenge/Anhang-19/I/inhalt.html Zugriff am 15. Januar 2025.