Gehaltsabrechnungen auf dem Postweg versenden war gestern!

Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein setzen sich auch im Büroalltag zunehmend durch. Immer mehr Firmen verzichten auf die Papierflut und reduzieren die Umweltbelastung durch digitale Alternativen zum herkömmlichen Papierverbrauch. Papier ist zwar ein natürlicher Rohstoff, doch verbraucht es bei der Produktion übermäßig viel Energie und Wasser. Bei der Umstellung auf digitale Prozesse lässt sich daher nicht nur viel Papier sparen, sondern zugleich der ökologische Fußabdruck verringern. Doch dies ist nicht der einzige Vorteil der digitalen Workflows: Während papierhafte Vorgänge zeitintensiv und aufwändig sind, können digitalisierte Abrechnungen und Dokumente einfach bearbeitet und schnell weitergeleitet werden. Unternehmen sparen damit Zeit und Kosten.

Warum lohnt es sich, den Papierverbrauch zu reduzieren?

Ein vollkommen papierloses Büro ist in Deutschland kaum vorstellbar. Und doch wäre es ein großer Fortschritt in Sachen Klimaschutz. Was den mengenmäßigen Verbrauch an Papier betrifft, stand Deutschland im Jahr 2021 noch weltweit auf Platz Vier mit etwa 250 Kilogramm Papier Jahresverbrauch pro Kopf. Den größten Anteil daran hat die Verpackungsindustrie. Paketkartons, Versandumschläge, Briefumschläge, Etiketten sowie verschiedene Füllstoffe zählen zu den Verpackungsmaterialien, für deren Produktion etliche Bäume abgeholzt werden müssen – wertvolle Lebensräume gehen dabei verloren. Etwa 75 Prozent von dem für die Papierherstellung notwendigen Zellstoff stammen aus Importen. Im Gegensatz zu Verpackungen aus Kunststoff oder Aluminium hat Papier ein gutes Image in der Öffentlichkeit. Kartons, die zudem noch recycelt sind, gelten bei vielen Verbrauchern als ökologisch unbedenklich. Doch die Herstellung von Papier sowie die Weiterverarbeitung belasten die Umwelt enorm. Zahlreiche Chemikalien wie Chlor oder Säuren werden eingesetzt, um aus Fasern Papier und Pappe herzustellen und zu Verpackungs- oder anderen Papierprodukten umzuformen. Papier hat im Alltag nur eine sehr kurze Lebensdauer. Der weitaus größte Teil wird lediglich einmal genutzt und dann entsorgt.

Umweltbewusste Firmen bringen die Digitalisierung nach vorn

In den meisten Büros spielt Papier eine große Rolle. Verträge, Rechnungen, Bestellungen – viele Unterlagen müssen archiviert und für mehrere Jahre aufbewahrt werden. Da der Mensch überwiegend ein Gewohnheitstier ist, landen diese Dokumente meist in Aktenordnern im Regal. Auch für Meetings werden gern noch zahlreiche Kopien vorbereitet, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, die Tagesordnung auf dem Papier mit handschriftlichen Notizen zu versehen. Doch Papier ist teuer und moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Alternativen zu der Papierflut. Nachhaltigkeit gehört zu den wichtigsten Unternehmenswerten und Firmen tun heute einiges, um ihren Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. Dazu gehört es auch, durch weniger Papierverbrauch im Büro unnötigen Papierabfall zu vermeiden. Durch die Digitalisierung wichtiger Dokumente steigt zudem die Flexibilität der Mitarbeiter und die Möglichkeit für neue Arbeitskonzepte. Sind die Arbeitsunterlagen in einer Cloud verfügbar, können sie von überall aus bearbeitet werden – ein Pluspunkt für den Arbeitgeber, der dadurch für Fachkräfte noch attraktiver wird. Auch Personalabteilungen nutzen vermehrt die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnungen.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen?

In den letzten Jahren hat sich das Homeoffice bei vielen Unternehmen durchgesetzt. Verständlich, denn es hat eine Vielzahl von Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Firmen sparen durch Homeoffice-Modelle Kosten für Arbeitsplätze, Infrastruktur und weitere Kosten, während Arbeitnehmer das Arbeiten von zu Hause schätzen, da es ihnen Fahrtzeit spart und eine bessere Work-Life-Balance bietet. Doch virtuelle Meetings und standortunabhängige Zusammenarbeit funktionieren nur, wenn digitale Tools und Plattformen zuverlässig funktionieren. Für die meisten Firmen und auch für die Mitarbeiter lohnt es sich, das Thema der Online Gehaltsabrechnung genauer zu betrachten.

Was ändert sich bei der Online-Gehaltsabrechnung?

Auch wenn es heute üblich ist, die Lohnabrechnungen über unterschiedliche Computerprogramme zu erstellen, werden sie in vielen Fällen noch physisch ausgedruckt, gefaltet, in Umschläge gesteckt und per Post aufgegeben. Diese Tätigkeiten kosten Toner, Papier, Porto und vor allem Zeit. Einfacher und effizienter geht es digital. Hierzu stehen mehrere Methoden zur Verfügung:

Versand der Gehaltsabrechnung per E-Mail

Bei dieser Versandmethode wird die verschlüsselte Lohnabrechnung als Anhang an die persönliche Mail an den Arbeitnehmer angehängt. Für eine erhöhte Sicherheit kann der Anhang noch mit einer Authentifizierungsaufforderung oder einem Passwort versehen werden.

Bereitstellung über ein sicheres Portal

Viele Unternehmen verfügen über ein Mitarbeiterportal, um die Gehaltsabrechnung online für jeden Beschäftigten zugänglich zu machen. Mitarbeiter können sich dort einloggen und ihre Abrechnungen einsehen und herunterladen. Üblicherweise ist hier der Zugang durch Passwörter geschützt und der Datenschutz sichergestellt.

Zugang über das Smartphone

Auch über mobile Apps besteht die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen einzusehen. Als Sicherheitsmaßnahme sind diese Apps durch Passwort, Fingerabdruck oder andere Sicherheitsmaßnahmen geschützt.

Einfache digitale Verwaltung spart Platz und Zeit

Vielen Menschen graut vor dem jährlichen Ritual der Steuererklärung. Stapel von Rechnungen, Dokumenten und Gehaltsnachweisen liegen verstaut in Ordnern oder Schreibtischschubladen und müssen mühsam zusammengestellt werden. Wie viel einfacher ist doch ein digitales Archiv. Mit einem Klick auf die Filterfunktion oder durch Eingabe eines Suchworts stehen alle wichtigen Unterlagen zur Verfügung und können nach Bedarf elektronisch weitergeleitet werden. Auch Personalabteilungen sparen Zeit und Kosten, denn alle mitarbeiterbezogenen Daten können unkompliziert in das Mitarbeiterportal übertragen werden. Eine digitale Verarbeitung der Gehaltsdaten ist zudem eine wichtige Basis für eine Analyse der Gehaltsentwicklungen und Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland, die einen wichtigen Einblick in die Gesundheit des Landes liefert. Das große Plus der digitalen Dokumentenverwaltung: Aktenordner, Regale und Archive gehören der Vergangenheit an. Die digitale Führung der Personal- und Gehaltsakten spart Platz. Statt meterlanger Regalfläche für die Ordner benötigen Unternehmen wie Privatpersonen nur noch kleinste USB-Sticks oder Festplatten. Wem selbst das noch zu viel ist, entscheidet sich für die Cloud und profitiert von dem umfassenden Sicherheits- und Datenschutz des Serveranbieters.

Digitale Gehaltsabrechnung: Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Durch automatisierte und digitale Abrechnungen lassen sich die Arbeitsprozesse für alle erheblich beschleunigen und Zahlungen schneller abwickeln. Gleichzeitig reduzieren die zuverlässigen Systeme das Fehlerrisiko, denn durch den digitalen Workflow liegen zwischen Erstellung der Gehaltsabrechnung und dem Eingang des Dokuments beim Mitarbeiter kaum Zwischenschritte, die das Risiko von Pannen bieten. Endloses Warten auf die Abrechnung oder Gehaltsnachweise, die auf dem Postweg verloren gehen oder in anderen Postkästen landen und versehentlich vom Nachbarn geöffnet werden, braucht man nicht mehr zu befürchten. Sind die Daten erst einmal korrekt erfasst, ist die Gefahr für menschliches Fehlverhalten minimiert und der reibungslose Versand gewährleistet. Trotz der ganzen Vorteile gilt es, mögliche Sicherheitsbedenken ernst zu nehmen – immerhin werden alle sensiblen persönlichen Arbeitnehmerdaten wie Höhe des Gehalts, Geburtsdatum oder Steuerklasse elektronisch gespeichert und übertragen. Vertrauenswürdige Plattformen sorgen dafür, dass sämtliche Informationen auf den Portalen durch Verschlüsselungstechnologien oder Zwei-Faktor-Authentifizierung in Kombination mit Passwörtern oder Sicherheitsabfragen geschützt und sicher gespeichert sind.