Was ist das Vorsteuer-Vergütungsverfahren?

Alles auf einen Blick

• Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist ein besonderes Erstattungsverfahren außerhalb der regulären Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Für in Deutschland angefallene Vorsteuer ausländischer Unternehmer gelten vor allem § 18 Abs. 9 UStG sowie §§ 59 bis 61a UStDV.
• Der Vergütungszeitraum beträgt grundsätzlich mindestens drei Monate und höchstens ein Kalenderjahr; nur der Rest eines Kalenderjahres darf kürzer sein.
• Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet beantragen die Vergütung elektronisch über das Portal ihres Ansässigkeitsstaates; die Frist endet neun Monate nach Jahresende, die Mindestbeträge liegen bei 400 Euro oder 50 Euro.
• Unternehmer außerhalb des Gemeinschaftsgebiets beantragen grundsätzlich elektronisch beim BZSt; die Frist endet sechs Monate nach Jahresende, die Mindestbeträge liegen bei 1.000 Euro oder 500 Euro.

Vorsteuer-Vergütungsverfahren Definition

Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist ein besonderes Erstattungsverfahren für Vorsteuer außerhalb der regulären Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für in Deutschland angefallene Vorsteuer ausländischer Unternehmer beruht es auf § 18 Abs. 9 UStG in Verbindung mit §§ 59 bis 61a UStDV; für Anträge inländischer Unternehmer auf Vergütung in anderen EU-Mitgliedstaaten ist § 18g UStG maßgeblich.

Wie wird das Vorsteuer-Vergütungsverfahren berücksichtigt

Für Anträge auf deutsche Vorsteuer

Zunächst wird geprüft, ob der Unternehmer im Ausland ansässig ist und die Voraussetzungen des § 59 UStDV erfüllt. Das Verfahren kommt nur für Unternehmer in Betracht, die im Ausland ansässig sind. Im Vergütungszeitraum dürfen im Inland nur die in § 59 UStDV ausdrücklich genannten unschädlichen Umsätze vorliegen; sind die Voraussetzungen erfüllt, können die abziehbaren Vorsteuerbeträge nur im Vorsteuer-Vergütungsverfahren geltend gemacht werden.

Vergütet werden nur abziehbare Vorsteuerbeträge. Der Vergütungszeitraum ist nach Wahl des Unternehmers ein Zeitraum von mindestens drei Monaten bis zu höchstens einem Kalenderjahr. Ist nur der restliche Zeitraum des Kalenderjahres betroffen, darf der Antrag kürzer sein. Vorsteuerbeträge aus früheren Zeiträumen desselben Kalenderjahres können in einen späteren Antrag einbezogen werden.

Für Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet läuft der Antrag über das elektronische Portal des Mitgliedstaats, in dem der Unternehmer ansässig ist. Die Frist endet neun Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist. Bei Anträgen für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten muss die beantragte Vergütung mindestens 400 Euro betragen; für den Jahresantrag oder den letzten Zeitraum des Kalenderjahres genügen 50 Euro. Rechnungen und Einfuhrbelege sind elektronisch beizufügen, wenn das Entgelt für den Umsatz oder die Einfuhr mindestens 1.000 Euro beträgt; bei Kraftstoffrechnungen gilt die Grenze von 250 Euro.

Für Unternehmer außerhalb des Gemeinschaftsgebiets ist der Antrag grundsätzlich elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. Auf Antrag kann das BZSt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten. Die Frist endet sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist. Bei unterjährigen Anträgen gilt ein Mindestbetrag von 1.000 Euro; beim Jahresantrag oder beim letzten Zeitraum des Kalenderjahres reichen 500 Euro. Zusätzlich ist eine behördliche Unternehmerbescheinigung erforderlich.

Für Anträge inländischer Unternehmer im EU-Ausland

Inländische Unternehmer beantragen die Vergütung von Vorsteuer aus anderen EU-Mitgliedstaaten elektronisch über das BZStOnline-Portal. Papieranträge sind nicht zulässig. Auch hier ist der Antrag binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres zu stellen. Wurde Vorsteuer in einem Nicht-EU-Staat gezahlt, muss die Vergütung direkt in diesem Staat beantragt werden.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: EU-Unternehmer mit deutschem Jahresantrag

Ein Unternehmer aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet erhält in Deutschland zwei Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer. Formel: 190,00 € + 95,00 € = 285,00 €.

Ergebnis: 285,00 € reichen für einen Jahresantrag aus, weil beim Jahresantrag der Mindestbetrag von 50 Euro gilt.

Beispiel 2: EU-Unternehmer mit unterjährigem Antrag

Ein Unternehmer aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet möchte bereits nach dem ersten Quartal einen Antrag stellen. Formel: 210,00 € + 110,00 € = 320,00 €.

Ergebnis: 320,00 € reichen für einen unterjährigen Antrag noch nicht aus, weil für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten ein Mindestbetrag von 400 Euro gilt.

Beispiel 3: Drittstaaten-Unternehmer mit Jahresantrag

Ein Unternehmer aus einem Drittstaat, für den die Gegenseitigkeit vorliegt, stellt einen Jahresantrag. Kraftstoffkosten sind im Beispiel nicht enthalten. Formel: 380,00 € + 190,00 € = 570,00 €.

Ergebnis: 570,00 € reichen für einen Jahresantrag aus, weil beim Jahresantrag der Mindestbetrag von 500 Euro gilt.

Ausnahmen und Besonderheiten

Führt ein ausländischer Unternehmer im Vergütungszeitraum in Deutschland steuerpflichtige Umsätze aus, die nicht unter die in § 59 UStDV genannten Ausnahmefälle fallen, scheidet das Vorsteuer-Vergütungsverfahren aus. Dann ist das allgemeine Besteuerungsverfahren nach § 16 und § 18 Abs. 1 bis 4 UStG durchzuführen.

Bei Unternehmern im übrigen Gemeinschaftsgebiet, die Umsätze ausführen, die den Vorsteuerabzug teilweise ausschließen, wird die Vorsteuer höchstens in der Höhe vergütet, in der sie im Ansässigkeitsstaat bei Anwendung eines Pro-rata-Satzes zum Vorsteuerabzug berechtigt wären, § 18 Abs. 9 Satz 3 UStG.

Bei Unternehmern außerhalb des Gemeinschaftsgebiets setzt die Vergütung nach § 18 Abs. 9 Satz 5 UStG Gegenseitigkeit voraus. Außerdem sind Vorsteuerbeträge auf Kraftstoffe ausgeschlossen, soweit diese nicht weitergeliefert werden, § 18 Abs. 9 Satz 7 UStG. Diese Beschränkungen gelten nach § 18 Abs. 9 Sätze 8 und 9 UStG nicht für bestimmte Unternehmer, die ihre Umsätze über die besonderen Besteuerungsverfahren nach §§ 18i, 18j oder 18k UStG erklären.

Ab dem 1. Januar 2026 hat sich für Anträge aus Drittstaaten die Regelung zum Nachweis der Vorsteuerbeträge durch Rechnungen und Einfuhrbelege geändert. Elektronisch übermittelte Rechnungen können nun elektronisch eingereicht werden. Auch die Unternehmerbescheinigung nach § 61a Abs. 4 UStDV kann nach dem Muster USt 1 TN oder als inhaltlich entsprechende digital ausgestellte Bescheinigung vorgelegt werden. Die Belege müssen spätestens bis zum Ende der Antragsfrist vorliegen.

Ein unterjähriger Wechsel vom allgemeinen Besteuerungsverfahren zurück in das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist nicht möglich. Sobald für das Kalenderjahr das allgemeine Besteuerungsverfahren durchzuführen ist, bleibt es für dieses Jahr grundsätzlich bei der Zuständigkeit des Finanzamts.

Vorteile

• digitale Antragstellung: EU-Anträge und viele Drittstaatenanträge lassen sich elektronisch übermitteln.
• zentrale Zuständigkeit: Für die Vergütung deutscher Vorsteuer ist in Deutschland das BZSt zuständig.
• grenzüberschreitende Erstattung: Unternehmer können im Ausland gezahlte oder in Deutschland belastete Vorsteuer zurückholen, ohne zwingend in das normale Veranlagungsverfahren zu wechseln.
• planbare Friststruktur: Die Fristen und Mindestbeträge sind gesetzlich klar vorgegeben.
• jahresbezogene Bündelung: Vorsteuerbeträge aus früheren Zeiträumen desselben Kalenderjahres können in einen späteren Antrag aufgenommen werden.

Nachteile

• strenge Ausschlussfrist: Verspätete Anträge gefährden den Vergütungsanspruch erheblich.
• enge Tatbestandsvoraussetzungen: Bestimmte Inlandsumsätze schließen das Verfahren aus und verlagern den Fall in das allgemeine Besteuerungsverfahren.
• hohe Nachweislast: Rechnungen, Einfuhrbelege und bei Drittstaaten zusätzlich Unternehmerbescheinigungen müssen vollständig vorliegen.
• mindestbetragsabhängige Antragstellung: Kleine unterjährige Beträge reichen oft noch nicht für einen Antrag aus.
• eingeschränkte Drittstaatenvergütung: Gegenseitigkeit und der Ausschluss bestimmter Kraftstoffvorsteuer können den Anspruch begrenzen.

Fazit

Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist für grenzüberschreitend tätige Unternehmer ein wichtiges Spezialverfahren, weil Vorsteuer nicht immer über die normale Umsatzsteuer-Voranmeldung zurückgeholt werden kann. Entscheidend sind die richtige Verfahrensart, der Ansässigkeitsstaat, die Fristen, die Mindestbeträge und die Beleglage. Gerade bei Drittstaatenfällen kommen zusätzlich Gegenseitigkeit, Unternehmerbescheinigung und besondere Ausschlüsse hinzu. Wer die Voraussetzungen früh prüft und die Unterlagen vollständig vorbereitet, vermeidet Fristverluste und unnötige Verfahrensfehler.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer darf das Vorsteuer-Vergütungsverfahren nutzen

Nutzbar ist das Verfahren für ausländische Unternehmer, die in Deutschland angefallene abziehbare Vorsteuer erstattet bekommen möchten und die Voraussetzungen des § 59 UStDV erfüllen. Inländische Unternehmer nutzen für Vorsteuer aus anderen EU-Mitgliedstaaten das Verfahren nach § 18g UStG über das BZSt.

Welche Fristen gelten

Für Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet endet die Antragsfrist neun Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist. Für Unternehmer außerhalb des Gemeinschaftsgebiets endet sie bereits sechs Monate nach Ablauf dieses Kalenderjahres.

Welche Mindestbeträge gelten

Bei Unternehmern im übrigen Gemeinschaftsgebiet müssen unterjährige Anträge mindestens 400 Euro erreichen; beim Jahresantrag oder beim letzten Zeitraum des Kalenderjahres genügen 50 Euro. Bei Unternehmern außerhalb des Gemeinschaftsgebiets gelten 1.000 Euro beziehungsweise 500 Euro.

Wohin muss der Antrag gesendet werden

Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet reichen den Antrag über das elektronische Portal ihres Ansässigkeitsstaates ein. Unternehmer außerhalb des Gemeinschaftsgebiets übermitteln den Antrag grundsätzlich an das BZSt. Inländische Unternehmer stellen Anträge für andere EU-Mitgliedstaaten über das BZStOnline-Portal.

Wann ist statt des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens das allgemeine Besteuerungsverfahren nötig

Erforderlich wird das allgemeine Besteuerungsverfahren, wenn die Voraussetzungen des § 59 UStDV nicht vorliegen, etwa weil im Vergütungszeitraum schädliche steuerpflichtige Inlandsumsätze ausgeführt wurden. Dann dürfen die Vorsteuerbeträge nicht mehr über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren vergütet werden.

Welche Besonderheiten gelten für Drittstaaten

Erforderlich sind regelmäßig Gegenseitigkeit und eine behördliche Unternehmerbescheinigung. Außerdem sind Vorsteuerbeträge auf Kraftstoffe ausgeschlossen, soweit diese nicht weitergeliefert werden. Seit dem 1. Januar 2026 gelten erleichterte Nachweisregeln für elektronisch übermittelte Rechnungen und digital ausgestellte Unternehmerbescheinigungen.

Wie beantragen inländische Unternehmer Vorsteuer aus anderen EU-Staaten

Der Antrag ist elektronisch über das BZStOnline-Portal zu übermitteln. Papieranträge sind nicht zulässig. Wurde Vorsteuer in einem Nicht-EU-Staat gezahlt, läuft der Antrag nicht über das BZSt, sondern direkt nach den Regeln dieses Staates.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, Umsatzsteuergesetz, insbesondere § 18 Abs. 9 und § 18g UStG, abgerufen am 25. März 2026. (Gesetze im Internet)
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, insbesondere §§ 59 bis 61a UStDV, abgerufen am 25. März 2026. (Gesetze im Internet)
• Bundeszentralamt für Steuern, Vorsteuervergütung an Inländische Unternehmer, abgerufen am 25. März 2026. (BZST)
• Bundeszentralamt für Steuern, Bevollmächtigte / Vorsteuervergütung, abgerufen am 25. März 2026. (BZST)
• Bundeszentralamt für Steuern, Unternehmer Drittstaaten sowie Elektronische Datenübermittlung, abgerufen am 25. März 2026. (BZST)
• Bundesministerium der Finanzen, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 3. März 2026, abgerufen am 25. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
• Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 27. März 2025 „Vorsteuer-Vergütungsverfahren; Vorsteuer-Vergütungsverfahren für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer“, abgerufen am 25. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
• Bundesministerium der Finanzen, amtliche Hinweise zu Gegenseitigkeit, Kraftstoffausschluss und Drittstaatenfällen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren, abgerufen am 25. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)