Alles auf einen Blick
- Die Verpflegungspauschale beträgt im Inland 2026 je nach Reisetag 14 Euro oder 28 Euro.
- 14 Euro gelten für den An- und Abreisetag mit Übernachtung sowie für eintägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.
- 28 Euro gelten für jeden Kalendertag, an dem eine Abwesenheit von 24 Stunden vorliegt.
- Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale um 20 % für Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen, bezogen auf den vollen Tagesbetrag.
- Der Ansatz ist an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt; nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu.
Verpflegungspauschale Definition
Die Verpflegungspauschale ist der pauschale steuerliche Ansatz für Mehraufwendungen bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Für Arbeitnehmer ergibt sich der Werbungskostenabzug aus § 9 Abs. 4a Satz 2 und 3 EStG; für betriebliche Tätigkeiten verweist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG auf diese Regeln.
Wie wird die Verpflegungspauschale berücksichtigt?
Ohne steuerfreie Arbeitgebererstattung kann die Verpflegungspauschale bei Arbeitnehmern als Werbungskosten berücksichtigt werden. Erstattet der Arbeitgeber die nach § 9 abziehbaren Beträge, bleibt die Zahlung in entsprechender Höhe steuerfrei; soweit steuerfreie Erstattungen für Verpflegung erfolgen, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen. Für Unternehmer und Selbständige gelten dieselben Betragsregeln bei vorübergehender Tätigkeit außerhalb von Wohnung und Mittelpunkt der dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit.
| Fall im Inland | Ansatz |
|---|---|
| Eintägige Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung, mehr als 8 Stunden | 14,00 € |
| An- oder Abreisetag mit Übernachtung | 14,00 € |
| 24 Stunden Abwesenheit | 28,00 € |
| Höchster Tagesbetrag | 28,00 € |
Ergebnis: Im Inland kommen 2026 zwei Grundbeträge in Betracht: 14,00 € und 28,00 €.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die steuerfreie Pauschale, kann er Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen, soweit sie die zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen, mit 25 % pauschal versteuern. Höhere tatsächliche Verpflegungskosten lassen sich nicht zusätzlich per Beleg ansetzen.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Eintägige Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung
Eine Arbeitnehmerin fährt morgens zu einem auswärtigen Kundentermin und ist insgesamt 10 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend.
Formel: 14,00 € × 1 = 14,00 €.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Verpflegungspauschale | 14,00 € |
| Summe | 14,00 € |
Ergebnis: Für diesen Reisetag sind 14,00 € als Werbungskosten oder als steuerfreie Arbeitgebererstattung möglich.
Beispiel 2: Zweitägige Reise mit Übernachtung
Ein Arbeitnehmer reist am Montag zu einer Schulung, übernachtet dort und kehrt am Dienstag zurück. Für den Anreisetag und den Abreisetag gilt jeweils die gleiche Pauschale.
Formel: 14,00 € + 14,00 € = 28,00 €.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Anreisetag | 14,00 € |
| Abreisetag | 14,00 € |
| Summe | 28,00 € |
Ergebnis: Für die zweitägige Reise können insgesamt 28,00 € berücksichtigt werden.
Beispiel 3: Voller Abwesenheitstag mit gestellten Mahlzeiten
Ein Arbeitnehmer ist an einem Zwischentag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit 24 Stunden abwesend. Der Arbeitgeber bucht das Hotel mit Frühstück und bezahlt zusätzlich ein Mittagessen.
Frühstückskürzung: 28,00 € × 20 % = 5,60 €.Mittagessenkürzung: 28,00 € × 40 % = 11,20 €.Formel: 28,00 € − 5,60 € − 11,20 € = 11,20 €.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Verpflegungspauschale für 24 Stunden | 28,00 € |
| Kürzung für Frühstück | − 5,60 € |
| Kürzung für Mittagessen | − 11,20 € |
| Summe | 11,20 € |
Ergebnis: Nach den gesetzlichen Kürzungen bleiben für diesen Tag 11,20 € abziehbar oder steuerfrei erstattungsfähig.
Ausnahmen und Besonderheiten
- Ausländischer Ansatz: Bei Tätigkeiten im Ausland gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. Maßgeblich ist der Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser Ort im Inland, zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
- zeitliche Begrenzung: Der Abzug ist an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit beschränkt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn.
- gekürzte Mahlzeit: Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf dessen Veranlassung Mahlzeiten zur Verfügung, kürzt das die Pauschale um 20 % für Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen. Die Kürzung darf die ermittelte Tagespauschale nicht übersteigen.
- besondere Haushaltsführung: Die Verpflegungspauschalen gelten entsprechend auch bei beruflich veranlasster doppelter Haushaltsführung, soweit der Arbeitnehmer vom eigenen Hausstand abwesend ist. Treffen an einem Kalendertag mehrere Tatbestände zusammen, ist nur der höchste Pauschbetrag abziehbar.
- pauschaler Abzug: Höhere tatsächliche Kosten für Essen und Getränke erhöhen den steuerlichen Ansatz nicht; maßgeblich bleibt die gesetzliche Pauschale.
Vorteile
- einfacher Nachweis: Feste Tagesbeträge erleichtern die Abrechnung und vermeiden aufwendige Einzelbelege für Mahlzeiten.
- planbarer Kostenersatz: Arbeitnehmer und Arbeitgeber können Reisetage im Voraus klar kalkulieren.
- steuerfreier Arbeitgeberersatz: Zulässige Erstattungen können ohne Lohnsteuerbelastung ausgezahlt werden.
- einheitlicher Grundmechanismus: Für betriebliche und berufliche Auswärtstätigkeiten gelten im Kern dieselben Pauschalregeln.
Nachteile
- begrenzter Abzug: Höhere tatsächliche Essenskosten führen nicht zu einem höheren steuerlichen Ansatz.
- zeitliche Beschränkung: An derselben Tätigkeitsstätte endet der Ansatz nach drei Monaten.
- gekürzter Tagesbetrag: Gestellte Mahlzeiten mindern die Pauschale spürbar.
- enger Anwendungsbereich: Normale Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte lösen keine Verpflegungspauschale aus.
Fazit
Die Verpflegungspauschale ist 2026 ein klar geregelter Bestandteil des Reisekostenrechts. Im Inland sind je nach Reisetag 14 Euro oder 28 Euro abziehbar; bei Auslandsreisen gelten vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichte Länderpauschalen. Entscheidend sind die Abwesenheitsdauer, eine Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beziehungsweise des betrieblichen Mittelpunkts, die Dreimonatsfrist und mögliche Kürzungen wegen gestellter Mahlzeiten. Wer diese Punkte sauber prüft, kann die Pauschale steuerlich korrekt als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder steuerfreie Arbeitgebererstattung nutzen.
Häufige Fragen (FAQ)
Wann bekomme ich 14 Euro?
14 Euro kommen im Inland für den An- und Abreisetag mit Übernachtung sowie für eintägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung in Betracht, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt.
Wann gilt der Betrag von 28 Euro?
28 Euro gelten im Inland für jeden Kalendertag, an dem die Abwesenheit 24 Stunden umfasst.
Was passiert bei Hotel-Frühstück oder anderen gestellten Mahlzeiten?
Gestellte Mahlzeiten mindern die Pauschale: Frühstück um 20 %, Mittag- und Abendessen jeweils um 40 % des vollen Tagesbetrags. Eine Kürzung darf die für den Reisetag ermittelte Pauschale nicht übersteigen.
Kann ich höhere tatsächliche Restaurantkosten absetzen?
Höhere tatsächliche Essenskosten führen nicht zu einem höheren Abzug, weil die Verpflegung nur mit den gesetzlichen Pauschalen berücksichtigt wird.
Wie werden Auslandsreisen behandelt?
Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. Maßgeblich ist der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird; liegt dieser Ort im Inland, zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
Wie lange gilt die Verpflegungspauschale an derselben Tätigkeitsstätte?
An derselben Tätigkeitsstätte ist der Ansatz auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit beschränkt. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist erneut.
Wie wirkt sich eine Arbeitgebererstattung aus?
Erstattet der Arbeitgeber die nach § 9 abziehbaren Beträge, bleibt die Zahlung in dieser Höhe steuerfrei. Soweit steuerfreie Erstattungen für Verpflegung erfolgen, ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen.
Quellen
- Einkommensteuergesetz, aktuelle Fassung, insbesondere § 9 Abs. 4a EStG und § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, abgerufen am 11.03.2026. (Gesetze im Internet)
- Einkommensteuergesetz, aktuelle Fassung, insbesondere § 3 Nr. 16 EStG, abgerufen am 11.03.2026. (Gesetze im Internet)
- Einkommensteuergesetz, aktuelle Fassung, insbesondere § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG, abgerufen am 11.03.2026. (Gesetze im Internet)
- Bundesministerium der Finanzen, Glossareintrag „Verpflegungsmehraufwendungen“, abgerufen am 11.03.2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 05.12.2025 zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026, abgerufen am 11.03.2026. (Bundesministerium der Finanzen)