Alles auf einen Blick
- Die zentralen Rechtsgrundlagen stehen in §§ 40, 40a und 40b EStG.
- Je nach Tatbestand kommen ein besonders ermittelter Pauschsteuersatz oder feste Sätze von 2 Prozent, 5 Prozent, 15 Prozent, 20 Prozent, 25 Prozent oder 30 Prozent in Betracht.
- Bei den Fällen des § 40a EStG erfolgt die Pauschalierung unter Verzicht auf den Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder auf die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug.
- Der Arbeitgeber übernimmt die pauschale Lohnsteuer; wälzt er sie auf den Arbeitnehmer ab, gilt sie als zusätzlicher Arbeitslohn.
- Pauschal besteuerter Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer bleiben bei der Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz.
Pauschalierung der Lohnsteuer: Definition
Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist eine besondere Form des Lohnsteuerabzugs, bei der der Arbeitgeber die Steuer in gesetzlich bestimmten Fällen mit festen oder besonders ermittelten Pauschsteuersätzen erhebt. Je nach Norm handelt es sich um ein Wahlrecht oder um eine gesetzlich angeordnete Erhebung nach §§ 40, 40a und 40b EStG.
Wie wird die Pauschalierung der Lohnsteuer berücksichtigt?
Zuerst muss der Arbeitgeber den passenden gesetzlichen Tatbestand bestimmen. Die Pauschalierung ist nicht einheitlich geregelt, sondern hängt davon ab, welche Leistung gezahlt wird und in welchem Beschäftigungsverhältnis der Arbeitslohn anfällt.
| Vorschrift | Typischer Anwendungsfall | Pauschsteuer |
|---|---|---|
| § 40 Abs. 1 EStG | sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen oder Nacherhebung zu wenig einbehaltener Lohnsteuer auf Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt | besonders ermittelter Satz |
| § 40 Abs. 2 EStG | insbesondere Mahlzeiten, Betriebsveranstaltungen, Erholungsbeihilfen, bestimmte Mobilitätsleistungen sowie einzelne zusätzliche Sach- und Zuschussleistungen | 15 % oder 25 % |
| § 40a EStG | kurzfristige Beschäftigung, geringfügige Beschäftigung, Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft sowie bestimmte kurzfristige Inlandstätigkeiten beschränkt Steuerpflichtiger | 2 %, 5 %, 20 %, 25 % oder 30 % |
| § 40b EStG | bestimmte Zukunftssicherungsleistungen | 15 % oder 20 % |
In den Fällen des § 40 Abs. 1 EStG braucht der Arbeitgeber eine Zulassung des Betriebsstättenfinanzamts. Bei § 40a EStG eröffnet das Gesetz die Pauschalierung ausdrücklich unter Verzicht auf ELStAM oder auf eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug. Bei der einheitlichen Pauschsteuer für geringfügige Beschäftigungen ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See für Erhebung, Anmeldung und Einzug zuständig.
Wichtig ist außerdem die Rechtsfolge: Der Arbeitgeber ist Schuldner der pauschalen Lohnsteuer und hat sie zu übernehmen. Wird die Steuer auf den Arbeitnehmer abgewälzt, gilt sie als zusätzlicher Arbeitslohn und mindert nicht die Bemessungsgrundlage.
Für Arbeitnehmer ist besonders relevant, dass pauschal besteuerter Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer bei der Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz bleiben. Eine Anrechnung auf die Einkommensteuer oder auf die Jahreslohnsteuer findet nicht statt.
Der Arbeitgeber muss die übernommene oder einbehaltene Lohnsteuer im Lohnkonto aufzeichnen und die Steuer regelmäßig spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums anmelden und abführen. Bei niedrigen Vorjahresbeträgen kann der Anmeldungszeitraum statt des Kalendermonats auch das Kalendervierteljahr oder das Kalenderjahr sein.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Geringfügige Beschäftigung mit 2-Prozent-Pauschsteuer
Ein Arbeitgeber beschäftigt eine Arbeitnehmerin geringfügig und entrichtet die in § 40a Abs. 2 EStG genannten Beiträge. Das monatliche Arbeitsentgelt beträgt 300,00 Euro.
| Rechenschritt | Betrag |
|---|---|
| Arbeitsentgelt | 300,00 € |
| Einheitsliche Pauschsteuer 2 % × 300,00 € | 6,00 € |
| Pauschsteuer gesamt | 6,00 € |
Ergebnis: Bei 300,00 Euro Arbeitsentgelt beträgt die einheitliche Pauschsteuer 6,00 Euro. In den 2 Prozent sind Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern enthalten.
Beispiel 2: Kurzfristige Beschäftigung mit 25 Prozent
Eine Aushilfe arbeitet gelegentlich an 4 zusammenhängenden Arbeitstagen jeweils 8 Stunden und erhält insgesamt 600,00 Euro Arbeitslohn. Der Arbeitslohn beträgt damit durchschnittlich 150,00 Euro je Arbeitstag und 18,75 Euro je Arbeitsstunde.
| Rechenschritt | Betrag |
|---|---|
| Durchschnitt je Arbeitstag: 600,00 € ÷ 4 | 150,00 € |
| Durchschnitt je Arbeitsstunde: 600,00 € ÷ 32 | 18,75 € |
| Pauschsteuer 25 % × 600,00 € | 150,00 € |
| Pauschsteuer gesamt | 150,00 € |
Ergebnis: Liegen auch die übrigen Voraussetzungen der kurzfristigen Beschäftigung vor, kann der Arbeitgeber 150,00 Euro pauschale Lohnsteuer erheben.
Beispiel 3: Pensionskassenzuwendung mit 20 Prozent
Ein Arbeitgeber leistet im ersten Dienstverhältnis 1.200,00 Euro an eine nicht kapitalgedeckte betriebliche Altersversorgung an eine Pensionskasse. Die Grenze von 1.752 Euro im Kalenderjahr wird nicht überschritten.
| Rechenschritt | Betrag |
|---|---|
| Zuwendung an die Pensionskasse | 1.200,00 € |
| Pauschsteuer 20 % × 1.200,00 € | 240,00 € |
| Pauschsteuer gesamt | 240,00 € |
Ergebnis: Bei 1.200,00 Euro Zuwendung beträgt die pauschale Lohnsteuer 240,00 Euro, soweit die Zuwendung aus dem ersten Dienstverhältnis bezogen wird und die Jahresgrenze eingehalten ist.
Ausnahmen und Besonderheiten
- § 40 Abs. 1 EStG: Die Pauschalierung auf Antrag ist in den Fällen sonstiger Bezüge ausgeschlossen, soweit der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer sonstige Bezüge von mehr als 1.000 Euro im Kalenderjahr gewährt.
- § 40 Abs. 2 EStG: Bei einzelnen Tatbeständen verlangt das Gesetz zusätzliche Voraussetzungen, etwa dass Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind, Erholungsbeihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden oder Zuschüsse und Übereignungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen.
- § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG: Bei pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüssen mit 15 Prozent mindern die Bezüge die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen; bei der 25-Prozent-Pauschalierung anstelle der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG unterbleibt diese Minderung.
- § 40a Abs. 4 EStG: Die Pauschalierungen nach § 40a Abs. 1 und 3 EStG sind unzulässig, wenn der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer durchschnittlich je Arbeitsstunde 19 Euro übersteigt oder der Arbeitnehmer beim selben Arbeitgeber noch eine andere individuell zu versteuernde Beschäftigung hat.
- § 40a Abs. 2a EStG: Hat der Arbeitgeber bei einer geringfügigen Beschäftigung die in § 40a Abs. 2 EStG genannten Beiträge nicht zu entrichten, kommt statt der 2-Prozent-Pauschsteuer nur die Pauschalierung mit 20 Prozent in Betracht.
- § 40a Abs. 7 EStG: Für kurzfristige, im Inland ausgeübte Tätigkeiten beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer, die einer ausländischen Betriebsstätte des Arbeitgebers zugeordnet sind, kann ein Pauschsteuersatz von 30 Prozent angewendet werden.
- § 40b Abs. 2 EStG: Die Pauschalierung für Zuwendungen an eine Pensionskasse gilt nicht, soweit die zu besteuernden Zuwendungen 1.752 Euro im Kalenderjahr übersteigen oder nicht aus dem ersten Dienstverhältnis bezogen werden.
- § 40b Abs. 4 EStG: In den dort geregelten Sonderzahlungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 Satz 2 EStG hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit 15 Prozent pauschal zu erheben.
Vorteile
- planbare Steuerlast: Feste Pauschsteuersätze erleichtern die Kalkulation der Lohnnebenkosten.
- vereinfachter Abrufverzicht: In den Fällen des § 40a EStG kann die Pauschalierung ohne ELStAM-Abruf oder Bescheinigung erfolgen.
- abgeschirmte Veranlagung: Pauschal besteuerter Arbeitslohn bleibt bei der Einkommensteuer-Veranlagung und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz.
- praxisnahe Gestaltung: Für mehrere typische Arbeitgeberleistungen stellt das Gesetz eigene Pauschalierungsregeln bereit.
Nachteile
- enge Tatbestände: Die Pauschalierung ist nur in den gesetzlich genau geregelten Fällen zulässig.
- arbeitgeberseitige Steuerlast: Der Arbeitgeber ist Schuldner der pauschalen Lohnsteuer und trägt die Belastung grundsätzlich selbst.
- grenzenabhängige Prüfung: Tages-, Stunden- und Jahresgrenzen müssen vor jeder Pauschalierung sorgfältig geprüft werden.
- fehlende Anrechnung: Die pauschale Lohnsteuer wird weder auf die Einkommensteuer noch auf die Jahreslohnsteuer des Arbeitnehmers angerechnet.
Fazit
Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist kein einheitliches Institut, sondern ein Bündel gesetzlich genau geregelter Sondertatbestände. Für Arbeitgeber kann sie die Lohnabrechnung deutlich vereinfachen, wenn die Voraussetzungen sauber geprüft werden und der richtige Pauschsteuersatz gewählt wird. Besonders wichtig sind die Unterschiede zwischen § 40, § 40a und § 40b EStG, weil sich daraus sowohl das Verfahren als auch die Rechtsfolgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben. Wer pauschalieren will, sollte deshalb immer zuerst den konkreten gesetzlichen Tatbestand prüfen.
Häufige Fragen (FAQ)
Wann darf der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschalieren?
Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuer nur dann pauschalieren, wenn ein gesetzlicher Tatbestand erfüllt ist. Die wichtigsten Fälle stehen in §§ 40, 40a und 40b EStG. Teilweise besteht ein Wahlrecht, teilweise ordnet das Gesetz die pauschale Erhebung selbst an.
Wofür gilt die 2-Prozent-Pauschsteuer?
Die 2-Prozent-Pauschsteuer gilt für Arbeitsentgelt aus geringfügigen Beschäftigungen im Sinne des § 40a Abs. 2 EStG. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber die dort genannten Beiträge zur Rentenversicherung entrichten muss. Die 2 Prozent umfassen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern.
Welche Folgen hat die Pauschalierung für die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers?
Pauschal besteuerter Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer bleiben bei der Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz. Dadurch wird die pauschale Lohnsteuer nicht auf die persönliche Einkommensteuer des Arbeitnehmers angerechnet.
Warum ist bei § 40a EStG oft kein ELStAM-Abruf nötig?
§ 40a EStG erlaubt die Pauschalierung ausdrücklich unter Verzicht auf den Abruf elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale oder auf die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug. Das ist einer der wichtigsten Vereinfachungseffekte dieser Vorschrift.
Welche Grenzen sind bei kurzfristiger Beschäftigung wichtig?
Bei der kurzfristigen Beschäftigung sind vor allem die Dauer von höchstens 18 zusammenhängenden Arbeitstagen, der durchschnittliche Arbeitslohn je Arbeitstag von höchstens 150 Euro oder ein unvorhersehbarer sofortiger Beschäftigungsbedarf sowie die Stundenlohngrenze von 19 Euro zu beachten. Zusätzlich darf keine weitere individuell versteuerte Beschäftigung beim selben Arbeitgeber bestehen.
Wie meldet der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer an?
Die pauschale Lohnsteuer wird regelmäßig über die Lohnsteuer-Anmeldung erklärt und abgeführt. Die Anmeldung und Zahlung müssen grundsätzlich spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums erfolgen. Bei der einheitlichen Pauschsteuer nach § 40a Abs. 2 EStG läuft das Verfahren über die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
Quellen
- Einkommensteuergesetz (EStG), §§ 40, 40a, 40b, 41 und 41a, amtliches EStG-PDF, Zugriff am 10. März 2026. (Gesetze im Internet)
- Lohnsteuer-Hinweise 2025 des Bundesministeriums der Finanzen zu § 40 EStG und H 40.2, Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Lohnsteuer-Hinweise 2025 des Bundesministeriums der Finanzen zu § 40a EStG einschließlich tabellarischer Übersicht, Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Lohnsteuer-Hinweise 2025 des Bundesministeriums der Finanzen zu § 40b EStG, Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundesministerium der Finanzen, Muster der Lohnsteuer-Anmeldung 2026, Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)
- Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 11. November 2025 zur Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 46 EStG und zur Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG, Zugriff am 10. März 2026. (Bundesministerium der Finanzen)